試析優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效措施

宋家杰（臨江市婦幼保健院，吉林省 134600）

試析優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效措施

宋家杰
（臨江市婦幼保健院，吉林省 134600）

本文主要圍繞當(dāng)前醫(yī)院檔案的現(xiàn)狀以及檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，為了規(guī)范和科學(xué)管理檔案管理，由于當(dāng)前人為的做法還不夠完善，體系也不夠健全，只有采取相應(yīng)對(duì)策，不斷創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，才能改變舊的檔案管理模式，從而更加規(guī)范和科學(xué)的管理檔案，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教研等工作。

醫(yī)院檔案；管理；措施

伴隨我國(guó)新醫(yī)改方案的逐漸落實(shí)，政府日益深化新醫(yī)改，新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)這一信息資源的管理，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。 醫(yī)院檔案是一種特殊的信息資源，是醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)形成的歷史記錄，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)和宣傳教育的主要資料。醫(yī)院檔案管理是整個(gè)醫(yī)院管理的重要組成部分，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，采取先關(guān)措施糾正以往的檔案管理的弊端，才能更好地保證醫(yī)院檔案管理工作的完整性和連續(xù)性。

一、醫(yī)院檔案管理的意義

（一） 醫(yī)院檔案

是醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中從事的各項(xiàng)活動(dòng)最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性和保存價(jià)值的的歷史憑證，尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原貌將無(wú)法復(fù)原再生，其損失無(wú)法估量。

（二）醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的重要的依據(jù)

檔案是一種能夠再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，醫(yī)院檔案資料是一個(gè)值得挖掘的巨大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的開(kāi)展提供豐富、真實(shí)的歷史憑證和參考的依據(jù)，它的好壞直接關(guān)系到其是否能夠充分發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢(shì)。檔案管理得好，那么醫(yī)生在查找病例時(shí)就能夠更高效，領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)就能夠更準(zhǔn)確，這對(duì)于深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮著重要作用。

（三）醫(yī)院檔案管理是進(jìn)行宣傳的生動(dòng)素材，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，是為醫(yī)院實(shí)行現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容

隨著我國(guó)居民生活水平提高，對(duì)人們對(duì)身體健康更為關(guān)注，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療環(huán)境更為重視。而在我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過(guò)程中，醫(yī)院也面臨這巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力。這時(shí)，做好醫(yī)院檔案管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，不僅助于為醫(yī)院宣傳積累整理好素材，還能夠擴(kuò)大醫(yī)院的知名度，吸引更多的患者。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不健全

很多醫(yī)院在管理醫(yī)院的檔案時(shí)沒(méi)有形成統(tǒng)一科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理工作涉及多個(gè)科室，但在實(shí)際工作中，各科室的檔案材料分散管理，有的甚至隨意放置，不能夠有效保證檔案材料的安全。各科室責(zé)任分工不夠明確，工作不協(xié)調(diào)，制度的不健全造成檔案收集效率不高，信息資料的完整性和連續(xù)性難以保證，從而影響到后繼資料的查找及運(yùn)用。這些問(wèn)題的存在大大降低了醫(yī)院檔案信息的有效利用率。

（二）現(xiàn)代化管理水平差

當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也被大規(guī)模引進(jìn)到醫(yī)院的建設(shè)和管理工作中。但由于醫(yī)療建設(shè)耗資巨大，醫(yī)院檔案管理有無(wú)法實(shí)現(xiàn)直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此一般醫(yī)院更愿意在醫(yī)療服務(wù)上投入而削減檔案管理的支出，導(dǎo)致檔案管理的現(xiàn)代化步伐十分緩慢，極大地限制了檔案管理技術(shù)的進(jìn)步，使得管理設(shè)備陳舊。同時(shí)目前很多醫(yī)院還是采用人工管理辦法，沒(méi)有充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，很容易導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集不全甚至丟失，結(jié)果不但檢索困難而且還造成人力和空間的浪費(fèi)。

（三）對(duì)檔案利用率低

病例檔案室對(duì)醫(yī)院工作的全面記錄，對(duì)疾病能客觀地反應(yīng)出其診治、轉(zhuǎn)歸的全過(guò)程，故對(duì)于醫(yī)院有其特殊的意義。目前絕大多數(shù)醫(yī)院忽略檔案管理工作，收集整理保管檔案后就很少再被利用，存在嚴(yán)重的重管輕用現(xiàn)象。檔案管理人員對(duì)于送交來(lái)的資料過(guò)分的保密，導(dǎo)致某些可利用回顧的檔案資料只有有限人員可以查閱，檔案利用率低，造成檔案資源的極大浪費(fèi)。而且大多數(shù)醫(yī)院只重視病例檔案，而對(duì)于其他檔案則相對(duì)忽視，導(dǎo)致難以開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

（四）檔案監(jiān)管機(jī)制不完善

醫(yī)院的資料檔案管理發(fā)展意識(shí)較為落后，部分醫(yī)院的檔案管理仍處于各個(gè)臨床科室分散管理的狀態(tài)，管理內(nèi)容和范圍也有太大的隨意性，也沒(méi)有統(tǒng)一的監(jiān)管機(jī)制。不利于發(fā)揮檔案資源的整體優(yōu)勢(shì)。科技的不斷發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，醫(yī)院的檔案管理范圍擴(kuò)大之后，它不僅僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還包括各種電子數(shù)據(jù)檔案。由于在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有明確的規(guī)章制度，有些醫(yī)院甚至由非是專業(yè)人員兼任檔案管理工作，缺少對(duì)檔案管理工作具體情況檢查考核評(píng)價(jià)措施，造成檔案遺失、破損，喪失了檔案應(yīng)有的價(jià)值。

三、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作新思路

（一）整合資源，實(shí)行集中統(tǒng)一管理

醫(yī)院應(yīng)重視醫(yī)院檔案規(guī)劃，制定完整的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案集中、統(tǒng)一、規(guī)范的管理，促進(jìn)檔案建設(shè)與業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。醫(yī)院在制定中長(zhǎng)期規(guī)劃中，應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計(jì)和建設(shè)，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，充分維護(hù)醫(yī)院檔案的客觀、完整，使其在醫(yī)院相關(guān)工作中發(fā)揮切實(shí)的作用和其自身重要的憑證價(jià)值。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作力度，使檔案管理水平等綜合實(shí)力與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。

（二）建立專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)

現(xiàn)代化檔案管理需要的是既熟悉檔案業(yè)務(wù)又掌握現(xiàn)代知識(shí)的復(fù)合型人才，這就需要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，一方面不斷提高資料檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為他們提高繼續(xù)深造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，另一方面還要深入基層，調(diào)查了解不同管理人員對(duì)資料檔案管理的信息需求和理解，同時(shí)，檔案工作者應(yīng)具備較高的思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德水準(zhǔn)，充分意識(shí)到資料檔案信息管理工作的重要性和必要性，徹底改變檔案可有可無(wú)的錯(cuò)誤思想認(rèn)識(shí)，自覺(jué)參加管理工作的相關(guān)學(xué)習(xí)和實(shí)踐活動(dòng)。此外，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中應(yīng)樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)和法律意識(shí)，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，重視對(duì)專、兼職檔案員隊(duì)伍的培養(yǎng)和培訓(xùn)，加強(qiáng)依法對(duì)醫(yī)院的資料檔案進(jìn)行合理科學(xué)的管理。

（三）借助電子化檔案管理平臺(tái)，提供快速檢索服務(wù)

近年來(lái)，隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化、信息化程度日益提高，人工檢索方式已不能適應(yīng)快速增長(zhǎng)的檔案服務(wù)與利用需求，醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。因此，醫(yī)院的資料檔案管理工作也必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的信息管理。要從實(shí)際出發(fā)，建立的電子化檔案管理平臺(tái)，積極開(kāi)發(fā)新的辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案管理效率，方便進(jìn)行信息查閱和檢索。檔案管理人員也應(yīng)不斷提升自身的科學(xué)技術(shù)能力，積極構(gòu)建平穩(wěn)高效的信息平臺(tái)，充分發(fā)揮電子化檔案管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

（四）加強(qiáng)檔案管理，提升醫(yī)院形象

醫(yī)院的每一份病案都是醫(yī)學(xué)臨床實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)開(kāi)展醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)學(xué)教學(xué)具有重要的作用。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展、人們法律意識(shí)的增強(qiáng)和醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革與建立，病案不僅在醫(yī)學(xué)科研中起著重要的作用，在司法、保險(xiǎn)中的作用也日益突現(xiàn)，病案的利用率越來(lái)越高，不僅本院醫(yī)務(wù)人員使用病案資料增多，司法部門(mén)、保險(xiǎn)公司、計(jì)生辦、公費(fèi)醫(yī)療辦，甚至病人到病案室查找、復(fù)印病案資料的也日益增多。所以醫(yī)院病案管理人員要以事業(yè)為重，熱愛(ài)自己所從事的工作。病案管理人員要不斷地培養(yǎng)自己胸懷博大，勤勤懇懇地做好工作，促進(jìn)醫(yī)學(xué)事業(yè)向前發(fā)展。熱心服務(wù)，樹(shù)好良好的形象。而醫(yī)院是文明服務(wù)的窗口，作為窗口的窗口，病案管理人員要牢固樹(shù)立全心全意為利用者服務(wù)的思想，對(duì)利用者以禮相待，滿腔熱情地為利用者提供服務(wù)，又快又準(zhǔn)地發(fā)揮病歷檔案的科學(xué)作用和原始憑證作用，以實(shí)現(xiàn)病歷檔案的價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案可以說(shuō)是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，在新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理尤為重要。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施，適應(yīng)社會(huì)的要求逐步完善檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案的保管和綜合開(kāi)發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，醫(yī)院各級(jí)部門(mén)要嚴(yán)格把關(guān)，增加對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視度，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，將檔案管理工作與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，抓好歸檔材料的收集、整理，充分利用醫(yī)院檔案信息，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子化檔案管理平臺(tái)通過(guò)智能手機(jī)終端接入也會(huì)成為可能，檔案信息管理在未來(lái)還將大有作為。

［1］高海燕.淺議醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.引文版：社會(huì)科學(xué)，2015：265-265.

［2］陳小莉.探析新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014.

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