高校檔案管理系統的設計與實現

程安琪

摘 ?要 ?本文以面向對象為基本理念，采用統一建模語言這一工具，對高校檔案管理有關業務進行了需求分析，并結合系統及用戶需求，采用多層次功能架構，有效實現了高校檔案管理系統的檔案立卷、審核、移交、管理等多項功能。實踐顯示，該系統有效提高了高校檔案信息管理的效率及質量，具有一定的應用價值。

關鍵詞 ?高校;檔案管理系統;設計;實現

中圖分類號：TP3 ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ?文章編號：1671-7597（2014）22-0010-01

隨著網絡信息技術的迅速發展與廣泛應用，作為重要的信息資源之一，檔案也在各個行業中得到了重要的應用，檔案管理信息化與網絡化已成為大勢所趨。本文結合我國高校檔案管理工作的共性、檔案管理工作的特性及其未來發展需求，構建了高校檔案管理系統，以供參考和借鑒。

1 ?高校檔案管理系統的需求分析

具體在對用戶需求進行分析時，首先，需要對系統結構進行描述，構建相應的圖形，對系統總結構、流程等進行描述，如系統邊界、接口等，在檔案生成過程中需要對流程進行嚴格控制;其次，針對需求進行建模。建模時可采用方法很多，如數據流圖、UML、實體關系圖等方式;再次，通過頁面、原型等方式，為用戶提供可視界面，用戶可針對自身需求進行評價。采用原型分析法有助于開發方準確明晰用戶需求，或使用戶對需求進行確認。開發方通信先為用戶提供相應的可視化界面，作為其原型，在界面上進行各元素的布置，以便對用戶所需功能進行演示。系統利用B/S結構系統開發的優勢，通過制作HTML文件向用戶提供可視界面。

2 ?高校檔案管理系統的功能架構分析

高校檔案管理系統功能架構結合了高校校園信息化這一特點及高校業務特點，對業務進行了抽象，經軟總線技術、中間件、軟構件等對業務進行了模塊化定制，并形成了擁有大批量集成及應用模式的開發框架。開發人員可針對所需解決的不同問題，對不同層次的組件進行利用、定制或擴展。本文系統的功能架構共分為三層，即平臺層、檔案管理層、業務規則層。

1）平臺層。共包括三層，首層包括工作流、用戶界面管理及規則引擎系統。UIMS為界面描述、設計、實現、評估、維護等功能的實現提供支持，并提供與之相應的人機界面，通過友好的方式同用戶展開人機交互，使開發者能夠利用該工具對軟件界面進行開發。工作流可以將工作分解為定義較好的角色、任務、過程與規則，以便監控與執行，實現提升效率及組織水平的目的;規則引擎系統所采用的嵌入式應用程序，有效實現了業務決策的分離，并采用預定義語義模塊對業務決策進行編寫。通過數據輸入，對業務規則進行解釋，并依據業務規則，進行決策;二層為framework層，該層主要負責對基本請求進行處理，并對所有系統的業務進行調用;三層為公共服務層，包括制品、權限、數據字典、群組管理，以及短信、郵件、查詢、統計分析、新聞通知等服務模塊。通過各項功能有效提高了辦事質量及效率，加快了信息間的傳遞。

2）檔案管理層。系統將人員管理通用操作作為通用管理層，并提供了相應的信息管理功能，這一功能便于用戶進行個人信息的查詢及修改等操作。以人員管理為基礎，就學生不同特點，對人員管理功能進行了豐富，對學生信息管理進行了完善。

3）業務規則層。針對各部門及其相應的業務需求，可對各項業務進行細分，如黨群、行政、教學、科研、產品生產、科研開發、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會等檔案管理子系統。

根據需求建模可知，不同階段工作相對明確，不同階段的結果、條件也較為明確，利用功能劃分等方法，將整個系統劃分為多個子系統，各子系統分別代表不同類型的功能模塊，且相對獨立，相互間互有聯系，但和同層模塊間極少聯系。就模塊間的聯系，需要通過參數調用及返回值來進行，不同模塊可獨立進行調試，盡可能不用全局變量，且數據庫文件要求必須職責分明。因此，根據功能劃分這一方法，將最上層的教學檔案管理系統分為學生教育檔案管理、教學檔案管理、成教檔案管理、網絡教育檔案管理四大子系統，各子系統功能各不相同：對于教學檔案管理子系統而言，其作為整個系統中十分重要的組成部分之一，直接對教學過程進行管理，面向教務處、各級學院使用。教學檔案管理是一個完整、全面的檔案管理流程，包括各檔案目錄錄入、立卷、審核、移交、轉檔、庫房管理、銷毀等多項功能;對于學生教育檔案管理子系統而言，其主要面向的是學校各院系不同職能部門，學校二級學院及全體在校學生，主要負責學生檔案學籍卡、成績。學位論文、評審材料、學生教材、教案收集及其管理等各項內容;對于成教、網教檔案管理系統而言，主要針對的是成教學院學生及網教學生。負責成教學籍卡、成績、學位論文、評審材料、教育教材、教案收集及其管理等內容，包括檔案立卷、審核、移交、轉檔、銷毀、庫房管理等環節。

3 ?系統的實現及測試

系統實現部分主要負責以設計結果為依據，采用J2EE技術對程序進行設計，并針對系統實現中的核心問題，如學生信息遷移、實體檔案管理的實現等進行分析。

1）實現學生信息的遷移。學生存檔信息相對復雜，且需要存檔信息，如招生、培養、學籍、學位等信息，在系統中早已存在，為避免重復錄入，減輕工作量。在信息存檔過程中展開了數據信息的遷移，采用多數據庫連接形式，對數據字典的更新進行檢查，依據學生各項信息展開數據遷移，將畢業生及招生信息進行轉庫。

2）實體檔案的收集。為便于查詢及搜索，對畢業生信息進行統計，需要針對實體檔案以案卷級、卷內級等形式分別錄入數據庫中。其中，針對學籍信息，應通過轉庫從信息數據庫中獲得，就學位檔案利用學生填寫或批量導入等方式實現。

3）實體檔案管理。為便于查詢，需要將館藏信息分為兩種形式，即案卷級、卷內級，因檔案需經各階段予以處理，本系統針對檔案設置了相應的狀態，以便處理。

4）系統測試。系統測試分為功能、性能兩大測試部分，并采用面向測試的開發形式，對系統測試結果進行分析，實現了開發、測試及用戶確認三方面并行的方式進行。經測試找到缺陷，開發人員通過分析明確業務，進一步提升系統質量。當前高校檔案管理系統已投入使用，且功能、性能方面均得到了進一步的改善，信心后續使用將進一步完善系統功能。

4 ?結束語

高校檔案管理系統完善與否關乎高校檔案管理水平的高低，因此，高校必須加快檔案管理信息化建設，逐步提升檔案管理水平，以推動高校學術地位逐步提升、學術影響力逐步增強。

參考文獻

[1]Li-pingZhang，Jie-un HU，Construction Practice of Digital Information and Networking of College Archives[J]. Journal of Shiyan Technical Institute， 2009 （09）：92-94.

[2]楊哲.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用[J].長春理工大學學報（社會科學版），2011（12）：134-136.endprint