關于醫院檔案保管保護的現狀及對策分析

王琳華

河南省永城市人民醫院

關于醫院檔案保管保護的現狀及對策分析

王琳華

河南省永城市人民醫院

當前醫院檔案保管保護工作已成為醫院日常工作的重點關注的問題，醫院要想發揮出檔案資料的利用價值，就必須加強和優化檔案保管工作。本文基于當前我院檔案保管工作的現狀，對改善我院檔案保管保護條件的對策進行分析，也為更多的醫院檔案保管保護工作提供一些參考資料。

醫院；檔案保管保護；改善

檔案保管保護是根據檔案制成材料的成分和狀況所采取的存放和安全防范措施，它包括檔案的庫房管理和檔案在流動過程中的防護管理。其目的是最大限度地延長檔案的壽命，盡力把更多有價值的信息留給未來，基本任務是最大限度地防止并減少檔案的損毀，盡量延長檔案的壽命。加強檔案的保管保護工作，必須有一定的物質條件作保證才能做好這項工作。

2012年，國家檔案局制定了我國檔案事業發展新的戰略目標，并提出了檔案工作的出發點和根本目的，即建設檔案強國的目標和充分開發利用檔案資源、滿足社會需要的根本目的，這對我國檔案事業更好更快的發展具有重要意義。因此，我醫院的檔案保管保護工作顯得尤為重要。筆者根據我醫院檔案保管保護的工作現狀，對我單位的檔案保管保護工作進行了調查研究，對如何保證檔案實體的安全提出了相應的對策。

一、我醫院檔案保管保護工作的現狀分析

我國歷來都十分重視檔案的保管保護工作，在國家和各級檔案部門多年的共同努力下，我國的檔案保管保護條件得到了大幅度的改善，實現了檔案資源的完整性與安全性。但我醫院的檔案保管保護條件令人擔憂，比如，我醫院沒有專門的檔案工作庫房，也沒有專門的檔案保管保護設施，并沒有配備專門的檔案工作人員管理檔案，可以說我醫院的檔案管理十分混亂，存在較多的安全隱患。

二、關于改善我醫院檔案保管保護條件的對策

我醫院的檔案主要分為紙質檔案和電子檔案。檔案的保管保護關鍵在于兩個方面，一是防止和減慢各種外界不利環境因素對檔案材料的破壞；二是對已經破壞的檔案材料進行修復，增強其抵抗外界不利因素的能力。關于如何改善我院的檔案保管保護條件，我主要從六個方面進行分析討論。

1、建立各種檔案管理制度。

在檔案的保管保護方面，我醫院應緊跟國家檔案局的政策，學習地方檔案館的規定，建立健全檔案庫房管理制度、檔案室安全保衛制度等各種檔案管理制度，并嚴格的按照各種規章制度行事。

2、爭取新建檔案館室，加大檔案保管保護工作的物質投入力度。

近幾年來，我國大力加強國家各項基礎設施建設，改善基礎設施條件，更好地滿足公共的需求，所以我醫院應該緊緊抓住這個有利時機，緊跟國家建設的步伐，向政府申請加強我醫院檔案管理的基礎設施建設，改善檔案保管保護的硬件設施，將檔案保管保護經費納入單位的經費預算，為安全有效地保管保護好檔案提供強有力的物質保障，從而更好地滿足我醫院職工和患者對檔案保管與檔案資料公共服務的需要。

3、抓住我市創建文明城市的機遇，改善檔案保管保護的條件。

從2011年開始，永城市委、市政府就從經濟社會發展全局出發，作出了開展“四城聯創”活動的重要決策，它是提高市民整體素質、塑造城市形象的基礎工程，是提升城市整體品位的有力載體。實現這個目標的首要任務就是我市要達到文明城市的要求，凡申報“文明城市”的，其城市檔案館建設必須達到相應的等級標準，所以永城市在爭創全省文明城市中積極開展創建國家級檔案館活動，我醫院應牢牢抓住這一機遇，緊跟我市的建設步伐，大力加強檔案保管保護的硬件設施建設，努力改善檔案保管保護的條件。

4、培養檔案管理人才，提高檔案人員綜合素質。

要盡快提高檔案管理人員的文化素質，就必須加快檔案人員知識結構的調整，采取積極必要的措施，不斷更新知識，使檔案人員適應檔案事業的發展，適應現代社會的需要。

5、改善我醫院檔案室的內外環境。

我醫院在檔案室選址時，應選擇常年主導風向的上風向，以防止各種污染物在庫房積聚不易擴散，損害檔案工作人員的身體健康；做好檔案室周圍的綠化工作，多種植吸收二氧化碳能力強的樹木；在庫房內放置吸附劑，防止檔案灰塵和粉塵的飛揚，保持室內清潔。檔案庫房地址的選擇：“十防”要求（即：防水、防潮、防高溫、防火、防光、防污染、防蟲霉鼠、防震、防盜、防磁。）檔案庫房溫度應在14℃至24℃之間，相對濕度在45%—65%范圍內。

6、對電子檔案要進行特殊保護。

我醫院電子檔案載體的種類有光盤、U盤兩種，要保護電子檔案載體的安全，根據相關電子檔案的保管要求，我醫院庫房選址上應建立在遠離強磁場和有害氣體的地方，庫房溫度應控制在17℃—20℃之間，相對溫度應在35%—45%之間，并滿足避光、防塵、防變形的要求。只有盡量創造一個良好的檔案保存環境，才能延緩電子檔案載體的老化，即便在這種良好的保存環境之下，也難免不發生檔案信息資源丟失的現象，因此，對所保存的電子檔案載體，我醫院檔案管理人員必須進行定期檢測和拷貝，達到保證電子檔案信息可靠性和完整性的要求。

王琳華（1986-），女，河南永城人，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。