探析展會項目管理過程的注意事項與對策

中國機床工具工業協會 丁輝

探析展會項目管理過程的注意事項與對策

中國機床工具工業協會 丁輝

摘 要：在展會運營管理當中，項目管理是提高展會質量的重要手段，對展會的成功舉辦具有重要的促進作用。考慮到展會策劃的特點，以及展會涉及的諸多環節和準備內容，展會項目管理的工作難度較大。為了保證展會項目管理能夠得到有效開展，提高展會項目管理的整體效果，應立足展會實際，明確展會項目管理的具體目標，并根據展會項目管理的實際需求，制定具體的項目管理措施，對展會項目管理工作進行統籌安排，提高展會項目管理的合理性和有效性，滿足展會項目管理的各項需要。

關鍵詞：展會策劃 項目管理 實效性

1 前言

在展會準備過程中，項目管理的內容相對較多，要想提高項目管理的整體效果，除了要明確項目管理的重要性之外，還要掌握展會項目管理的主要內容，并制定展會項目管理的具體措施，做到找準展會項目管理的著力點，使展會項目管理工作能夠得到有效的開展，滿足展會策劃需要。因此，我們要對展會項目管理引起足夠的重視，并從展會實際需要入手，深入探討展會項目管理的工作措施，保證展會項目管理工作能夠得到有效開展，提高項目管理的實效性。

2 展會項目管理的主要內容

從目前展會項目管理工作的開展來看，展會項目管理的內容主要表現在以下幾個方面。

2.1 項目的前期調研與啟動

在展會項目管理中，項目的前期調研與啟動是項目管理的第一階段，通過對展會項目的前期調研，明確展會項目管理的目標，并根據展會的實際需要，將項目管理工作有效啟動起來，使展會項目管理工作能夠開始并進入運轉程序。因此，項目的前期調研與啟動，是展會項目管理工作的主要內容，是展會項目管理工作的開端。

2.2 項目組織管理

所謂項目組織管理，主要是根據展會的實際需要，在準備工作中建立健全的組織機構，并配備必要的管理人員，使項目組織機構高效運轉并提高項目管理的實效性，使項目組織機構成為指導項目管理有效進行的核心組織，滿足項目管理的實際需要。為項目組織管理提供有力支持，保證項目管理工作的有效開展。

2.3 項目財務管理

在展會籌備過程中，對展會的整體資金需求進行預算，并合理規劃展會的資金需求及資金利用方案，對展會的準備和召開有著重要影響。為了滿足這一需求，財務管理成為了項目管理工作的重要內容，對項目管理工作的開展起到了有力的支持，保證了項目管理工作的有效開展。因此，項目財務管理工作是其重要的組成部分。

2.4 項目的實施控制

展會項目管理啟動之后，項目管理的多項措施得到了有效開展，其中各項準備工作也得到了有效實施。為了保證展會的準備工作和整體進度滿足實際需要，在項目管理中加強實施控制，是確保展會項目管理取得實效的關鍵，對展會項目管理而言具有重要意義。因此，項目的實施控制，是展會項目管理工作的重要內容。

2.5 項目合同管理

在展會項目管理中，有些準備工作需要與其他專業公司配合，為了規范工作行為，提高合作效果，在項目管理中合同管理是做好項目管理工作的關鍵，對展會項目管理而言具有重要意義。基于這一認識，正確開展合同管理，是提高展會項目管理工作有效性的關鍵，我們應將合同管理作為展會項目管理的主要內容。

2.6 項目危機管理

在展會項目管理工作中，為了保證展會準備工作能夠有序進行，降低意外風險的發生，在項目管理中應包含危機管理內容，其重點應放在項目風險的前期調研和控制上，保證展會項目管理工作得到有效開展，并滿足項目管理工作的實際需要，使展會準備工作能夠做到萬無一失，提高展會的準備工作水平。

3 展會項目管理的具體措施

基于展會項目管理的重要性及實際需要，要想提高項目管理的實效性，除了要對項目管理工作引起足夠的重視之外，還要根據項目管理內容采取具體的管理措施，具體如下。

3.1 做好展會項目的前期調研與啟動工作

萬事開頭難。在展會項目的管理中，前期調研與啟動工作是項目管理的第一階段。只有做好項目的前期調研工作，才能對展會準備工作內容有正確認識，并掌握展會準備工作原則，為展會項目管理工作的啟動提供有力支持。因此，做好項目的前期調研與啟動工作，是保證項目管理工作得到有效開展的關鍵，對展會項目管理工作有著重要意義。

3.2 加強展會項目的組織管理

在展會項目管理中，建立健全的項目管理組織機構，是提高組織管理效果的關鍵。基于這一認識，展會項目管理應根據展會項目管理的實際需要，確立科學的組織機構，并優化組織管理流程，使項目組織機構能夠高效運轉，滿足項目管理的實際需要，達到提高項目管理實效性的目的。因此，加強項目的組織管理十分重要。

3.3 做好展會項目財務管理

在展會準備工作中，展會所需資金及財務活動，需要有專門的財務管理手段作為支持。為了保證展會項目管理能夠取得實效，在展會項目管理中應做好項目財務管理工作，提高財務管理的針對性和高效性，為項目管理提供有力支持。所以，在項目財務管理中，應嚴格執行財務管理規定，強化財務管理行為。

3.4 加強展會項目的實施控制

項目的實施控制是關系到展會項目管理實效性的關鍵。基于展會項目管理的實際需要，以及展會項目管理的必然需求，加強項目的實施控制，可以確保展會項目管理措施得到有效的貫徹和落實，最終達到提高項目執行力的目的。因此，加強項目的實施控制，對展會項目管理工作的開展有著重要的現實意義。

3.5 做好展會項目的合同管理

為了規范展會項目管理行為，使展會項目管理工作得到有效開展，在展會項目管理過程中，應對合同管理引起足夠的重視，并加強合同管理，提高合同管理的針對性和實效性，保證合同管理能夠得到有效開展，使合同管理能夠更好的為項目管理服務，規范項目管理中的合作行為，提高項目合作質量。

3.6 做好展會項目危機管理

展會在準備和召開過程中，為了避免意外因素對展會項目管理工作造成影響，做好項目危機管理，是提高展會項目管理工作的重要措施。因此，展會項目管理應做好項目危機管理工作，并做到正確前期調研項目危機和項目風險，通過有效的措施控制項目風險，保證展會項目危機管理工作取得實效。

4 展會項目管理應把握正確的原則

基于展會項目管理的重要性及特點，展會項目管理要想高質量順利進行，不但要制定具體的項目管理措施，還要把握正確的項目管理原則，使展會項目管理工作能夠在規定的框架之內得到有效開展，提高項目管理的針對性和實效性。結合展會項目管理實際，在展會項目管理中應把握以下原則：

4.1 展會項目管理應把握全面性原則

項目管理作為展會籌備的重要工作內容之一，其工作方式和工作原則對展會的籌備工作效果都產生了重要影響。基于展會項目管理實際，以及展會籌備工作的特點，在展會項目管理中只有把握全面性原則，重視項目管理目標的確定、管理措施的制定以及管理內容的研究和覆蓋，才能提高展會項目管理工作的整體效果，進而滿足展會籌備工作需要。因此，展會項目管理應把握全面性原則，應從展會籌備的角度出發，務必在項目管理中覆蓋所有的準備內容，使項目管理工作能夠滿足展會籌備的實際需要，提高展會籌備的整體質量。

4.2 展會項目管理應把握針對性原則

考慮到展會項目管理工作的復雜性和重要性，在展會項目管理工作中，不但要明確項目管理的所有內容，還要根據展會籌備工作需要找出關鍵事件，并將其作為項目管理的重要著力點，使展會項目管理能夠抓住關鍵事件，并提高項目管理關鍵節點的管理質量，滿足項目管理的實際需要，達到提高項目管理質量的目的。因此，在展會項目管理中，應把握針對性原則，并根據展會項目管理的實際需要，采取有針對性的措施，提高展會項目管理工作的針對性，保證展會項目管理工作能夠得到全面有效的開展，最終提高展會籌備工作水平。

4.3 展會項目管理應把握實效性原則

在展會項目管理中，項目管理作為具體的管理和執行手段，對展會的籌備工作產生了重要影響。通過采取必要的項目管理手段，展會籌備工作得以有條不紊的進行，無論是財務管理、合同管理還是危機管理等工作都得到了有效的開展。因此，項目管理的實效性對展會的籌備工作有著重要影響，只有把握實效性原則，并保證展會項目管理工作有效開展，才能提高展會項目管理質量，提高展會籌備水平。

5 結語

通過本文的分析可知，在展會準備過程中，項目管理的內容相對較多，要想提高項目管理的整體效果，除了要明確項目管理的重要性之外，還要掌握展會項目管理的主要內容，并制定展會項目管理的具體措施，做到找準展會項目管理的著力點，使展會項目管理工作能夠得到有效的開展，滿足展會策劃需要。因此，我們要對展會項目管理引起足夠的重視，并從展會實際需要入手，深入探討展會項目管理工作措施，保證展會項目管理工作能夠得到有效開展，提高項目管理的實效性。

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中圖分類號：F713.83

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2015)05(c)-184-02