推動醫(yī)院電子檔案管理工作發(fā)展的幾點建議

劉梅山東省棗莊市立醫(yī)院，山東棗莊　277101

推動醫(yī)院電子檔案管理工作發(fā)展的幾點建議

劉梅
山東省棗莊市立醫(yī)院，山東棗莊277101

[摘要]計算機信息技術(shù)突飛猛進的發(fā)展，在社會領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，給各行各業(yè)帶來極大的工作便利。這一技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理工作中的推廣運用，實現(xiàn)了檔案管理的質(zhì)的飛躍，并為醫(yī)生與患者之間的交流溝通提供了信用平臺，方便積累完整的資料,為醫(yī)療、教學(xué)、科研等各個方面的工作服務(wù)。在醫(yī)院建立電子檔案數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)檔案資源共享，形成醫(yī)院檔案管理流程的統(tǒng)一化、現(xiàn)代化，對于維護醫(yī)院歷史真實面貌，保持醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展具有巨大的推動作用。本文通過對醫(yī)院電子檔案的建立、構(gòu)建信用平臺、完善與發(fā)展以及創(chuàng)新管理等方面，進行探討，提供幾點建議，以期能為醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展提供理論幫助。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)患關(guān)系；檔案效能；創(chuàng)新管理；電子檔案

電子檔案依賴計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，通過將過去紙墨、照相、公文以及圖書、影像、文獻等形成的醫(yī)院資料，轉(zhuǎn)化為計算機進行管理，同時，隨著檔案信息電子化的介入和發(fā)展，記錄信息的多樣性的變化，以及信息互動等方面呈現(xiàn)出新特點。醫(yī)院電子檔案作為醫(yī)院管理重要部分的構(gòu)成，建立和發(fā)展的迫切性和重要性不言而喻，必須給予充分的重視和認識。推動醫(yī)院電子檔案工作發(fā)展，破解其中的問題，建立相應(yīng)的對策，促使其快速發(fā)展，已是勢在必行。

1　醫(yī)院電子檔案的重視與建立

1.1醫(yī)院電子檔案的重要性

醫(yī)院在發(fā)展過程中，每天通過計算機接收或產(chǎn)生大量文件資料，形成電子文檔。但電子檔案管理工作由于工作性質(zhì)和特點，不能和業(yè)務(wù)產(chǎn)生的效益相提并論，容易被輕視。要改變過于重視經(jīng)濟效益的思想認識，要從醫(yī)院發(fā)展的整體上，醫(yī)院文化建設(shè)上，提高人們對醫(yī)院電子檔案的認識。電子檔案所涵蓋的內(nèi)容在社會中越來越被重視，其價值也更大凸顯出來，特別是在醫(yī)療經(jīng)驗的積累、醫(yī)患關(guān)系和諧需求等方面，成為重要的資源平臺。醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，以及患者信息需要的不斷增強，將對電子檔案管理工作的質(zhì)量提出更高要求。

1.2醫(yī)患關(guān)系的信用平臺

醫(yī)院作為一個特殊的社會組織，構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系非常重要。信用是醫(yī)患之間的橋梁；根據(jù)醫(yī)院管理上的特點，醫(yī)院電子檔案的建立，在收集渠道上要注重采集有用的信息，在收集信用檔案的過程中注重收集手段，如需醫(yī)院臨床科室和管理科室之間的協(xié)調(diào)配合，要通過院方及早安排，并保證在形成、積累、歸檔、收集時，內(nèi)容齊全、完整和準(zhǔn)確性。確保病人通過電子檔案了解他們有知情權(quán)的各種醫(yī)療過程。打消患者在就醫(yī)過程中的各種疑惑和顧慮。比如，目前，我院實行的住院費用一日清單，患者可以在設(shè)置在大廳的電子設(shè)備上，隨時查詢、打印。這樣患者不僅能及時掌握、了解自己的病情，還能明晰自己的消費，增強他們對醫(yī)院的信賴感。新的《醫(yī)療事故處理條例》的頒布，也明確了醫(yī)患雙方的職責(zé)、義務(wù)和權(quán)利。通過建立完善醫(yī)院電子檔案，為避免、解決醫(yī)患糾紛提供證據(jù)支持，是構(gòu)建醫(yī)患關(guān)系的信用平臺。

1.3電子檔案的建立

醫(yī)院電子檔案的建立是計算機大量應(yīng)用于醫(yī)院管理的必然結(jié)果。醫(yī)院各個部門、科室，實際上都有相關(guān)的聯(lián)系，總的目的只有一個，那就是更好地為患者服務(wù)。醫(yī)院采集檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，醫(yī)院電子檔案的建立和信息數(shù)據(jù)庫，在我院是實現(xiàn)共享的。集檔案信息資料收集、整理、歸檔、管理于一體的信用檔案種類。把電子檔案歸檔于綜合檔案室,經(jīng)由專人、專櫥、專管的方式，結(jié)合科室的工作情況，及時收集、整理、入檔手續(xù)，做到查有卷，歸有期。

目前，以我院電子檔案的實際情況來說，已建立了檔案管理人員相應(yīng)的檔案管理機制，以及一系列檔案管理的規(guī)章制度。同時也有效地開通了網(wǎng)上的查詢系統(tǒng)，讓大家真正了解了檔案的意義和作用。根據(jù)醫(yī)院電子檔案的管理要求，檔案管理人員經(jīng)常到各科室部門走訪、宣傳、指導(dǎo)有關(guān)電子檔案建立、收集等工作，盡最大努力推廣使用電子檔案。

2　電子檔案的問題與效能

2.1電子檔案管理存在的問題

目前電子檔案存在以下問題，一是檔案管理的保管制度、收集制度、檔案的使用制度等，本應(yīng)彼此聯(lián)系緊密。實際中很多醫(yī)院并未將上述制度進行有效融合，使之聯(lián)系脫節(jié)，無法形成配合體系，從而難以發(fā)揮各自實際作用。二是醫(yī)院對硬件設(shè)備投入不夠，尚沒有形成完善的硬件系統(tǒng)，還由于大量電子文件、圖紙、影像資料等沒有得到重視，在分類上也不夠詳盡。三是醫(yī)生的科研資料、學(xué)術(shù)著作等很有價值的東西，也處于分散狀態(tài)。沒有分門別類地進行收集。四是醫(yī)院電子檔案缺乏權(quán)威制度，每個醫(yī)院都依照個體意愿來理解并制定管理制度，從而導(dǎo)致很多醫(yī)院的檔案管理制度并不完善，有很多漏洞。五是醫(yī)院從事檔案管理的一些工作人員不具備相關(guān)的專業(yè)知識，也缺乏相應(yīng)的工作技能，部分檔案管理工作人員是以兼職身份開展工作，相關(guān)專業(yè)管理人員未能足額定崗等問題，影響醫(yī)院電子檔案整體水平的發(fā)展。六是電子檔案由于缺乏監(jiān)管，所生成的真實性，也存在一定的問題。由于電子設(shè)備的特殊性，在保密性和保留時間長短的問題上，沒有進行有效的考量，實施相應(yīng)的對策。以上這些，都需要在電子檔案管理過程中，不斷完善。

2.2制定科學(xué)化的管理制度

電子檔案管理工作在不同階段相互獨立的，整體上又是系統(tǒng)的、互相聯(lián)系的。其工作可分成兩部分：一是收集、整理和鑒定相關(guān)文件；二是檔案的利用。不論是基于理論抑或?qū)嶋H，前者都是后者的根本所在，在進行相關(guān)文件收集和整理時，要認真完成立卷歸檔的工作，按照相關(guān)制度對文件進行及時、準(zhǔn)確和科學(xué)地分類組合，使文件之間形成緊密而又清晰明確的聯(lián)系。前期歸檔工作必須同時考慮后期檔案利用工作的要求和需求，兩者相輔相成。完善的檔案管理工作制度有利于管理工作順利的開展，避免了管理的隨意性。

2.3加大硬件設(shè)施建設(shè)力度，搭建平臺

計算機管理平臺能夠有效節(jié)省檔案儲存的空間，還有容量大、出錯率低，便于檔案查找和閱讀，降低人力和物力成本等特點。所以，應(yīng)及時檢查相關(guān)硬件設(shè)備的更新速度，定期維護和更新常用機器設(shè)備的性能，合理引進先進設(shè)備。

建立三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。以院級領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負責(zé)人、檔案管理人員為三個等級的管理模式。將檔案文件拆設(shè)為文件收集系統(tǒng)、檔案的保管系統(tǒng)和利用系統(tǒng)三大體系。再在每個系統(tǒng)中設(shè)置多個鏈接，以方便查詢，使檔案盡可能得到高效利用，也使檔案查閱和調(diào)取更為便捷，確保整個檔案管理工作井然有序。

3　電子檔案管理的完善與創(chuàng)新

3.1電子檔案管理的職能

隨著醫(yī)院電子檔案的推廣，它的職能更加地凸顯出來。從收集、管理再到利用，做好每一個環(huán)節(jié)，必然能推動電子檔案整體的發(fā)展，同時對醫(yī)院的發(fā)展起到重要的作用。如果忽視其中任何一個環(huán)節(jié)，都會制約電子檔案的健康科學(xué)的發(fā)展，給醫(yī)院在現(xiàn)代化建設(shè)，以及在醫(yī)患關(guān)系上等方面，帶來不利影響。電子檔案管理人員，建立其自己的責(zé)任心，掌握并了解當(dāng)下電子信息技術(shù)特點，特別是電子檔案各個環(huán)節(jié)存在的問題，以積極、主動的心態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題。那么檔案管理工作就會在一個良性循環(huán)的軌道上，顯示出它獨到的職能和意義。

3.2健全并完善管理制度

醫(yī)院電子檔案的管理制度的制定，是確保電子檔案工作正常開展的保證。在規(guī)范管理上，首先遵循國家在檔案管理的法律法規(guī)，以及國家已出臺的關(guān)于電子文件的保準(zhǔn)與規(guī)范。

從我院情況看，應(yīng)建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，以分管院長為組長，檔案室負責(zé)人和檔案工作人員為組員的工作體系。按照檔案制度規(guī)定的工作流程，嚴(yán)格操作。從檔案的資料的真實性，到完整性，以及有效性，要做到確保無誤。規(guī)范所收集文件的處置和時效。檔案室和對接的科室各部分，制定形成移交數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。對于標(biāo)準(zhǔn)的制定，要有可操作性、包容性和前瞻性。并在計算機系統(tǒng)軟件的利用上，支持檔案文件的安全更新和保存。

3.3電子檔案管理機制的創(chuàng)新與服務(wù)

電子檔案的管理與運行中，有更多新的元素加入，資料的承載平臺不同，電子文本、電子簽名等諸多方面的運行，必須有相應(yīng)的新的運行機制與之配套。國家相關(guān)部門需要出臺規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，同時也要對電子檔案的運行進行必要的監(jiān)管。醫(yī)院電子檔案，按照國家檔案部門的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的本單位的管理制度、管理辦法。在收集電子檔案資料的過程中，與相關(guān)部分配合，在保證資料真實、可靠、完整的前提下，向電子檔案管理中心移交。醫(yī)院電子檔案管理部門，同時要監(jiān)督指導(dǎo)本單位電子檔案工作的具體運行，結(jié)合醫(yī)院自身狀況，協(xié)助實施電子檔案管理人員，按照制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將醫(yī)院電子信息資料歸檔。對于在工作中出現(xiàn)的新問題，及時會同相關(guān)部分相關(guān)人員，進行調(diào)查、研究，尋找出可行性的解決方法，方便推進業(yè)務(wù)的拓展、醫(yī)患關(guān)系的和諧、大眾對疾病和就醫(yī)過程的了解等等，全面推動醫(yī)院電子檔案工作的創(chuàng)新與服務(wù)。

3.4提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

目前，電子檔案管理人員，面臨著業(yè)務(wù)能力亟待提高的問題。醫(yī)院應(yīng)對從事電子檔案管理工作的人員，加強培訓(xùn)。制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃，通過不同形式的培訓(xùn)、參觀，以及同行業(yè)的交流，甚至是出國學(xué)習(xí)、對專業(yè)人才的引進等，來提高管理人員的綜合素質(zhì)。電子檔案工作人員，要有對業(yè)務(wù)刻苦專研的精神，總結(jié)電子檔案運行過程中的經(jīng)驗，總結(jié)出適合電子檔案健康發(fā)展成果，形成適合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的運行軌跡。

3.5研發(fā)適合醫(yī)院電子檔案發(fā)展運行的軟件

信息技術(shù)高速發(fā)展，大量的電子信息資料潮水般涌入，為使信息文件的快捷、科學(xué)、規(guī)范的管理，開發(fā)新型的電子管理軟件，是擺在相關(guān)人員面前的課題。醫(yī)院電子檔案人員應(yīng)會同科研人員，研發(fā)出配套的軟件，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，以兼容的性能，推動電子檔案管理的完善和發(fā)展。

4　結(jié)語

充分認識電子檔案在醫(yī)院工作中，產(chǎn)生的高效工作效率的價值，了解當(dāng)下醫(yī)院電子檔案的現(xiàn)狀，積極實踐、探索解決電子檔案管理在并信息技術(shù)發(fā)展過程中的各種新舉措，進行創(chuàng)新發(fā)展，是新形勢下醫(yī)院工作的要求。醫(yī)院電子檔案管理水平反映了醫(yī)院綜合管理能力的方方面面，它也是醫(yī)院綜合實力的體現(xiàn)。從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)到醫(yī)院管理人員，應(yīng)認清這是一場信息化的革命，抓住時機，迎難而上，不斷創(chuàng)新，全面推動醫(yī)院檔案管理工作更為規(guī)范、科學(xué)、高效。

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[中圖分類號]R19

[文獻標(biāo)識碼]A

[文章編號]1672-5654（2015）09（c）-0012-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2015.27.012

收稿日期：（2015-06-19）

[作者簡介]劉梅（1969.2-），女，山東滕州人，本科，副研究館員，研究方向：電子檔案管理。

Som e Suggestions for Prom oting the Developm ent of Electronic Archives M anagement in Hospital

LIU Mei
Shandong Province,Zaozhuangmunicipal hospital，Zaozhuang，Shandong Province，277101 China

[Abstract]W ith the rapid development of computer information technology,the wide application of the computer information technology has brought great convenience to allwalks of life.This technology in the hospital electronic filemanagement work in the promotion of the use of the archivesmanagement of the qualitative leap,and the communication between doctors and patients to provide a credit platform to facilitate the accumulation of complete information formedical,teaching, scientific research and other aspects of the work.In the hospital,the establishment of electronic archives database,the realization of archives resources sharing,the formation of the hospital archivesmanagement process of the unification,modernization,for themaintenance of the hospital's historical reality,maintain the hospital's health,sustainable development has important practical significance.Filemanagementwork,has become a prerequisite for improving the overall level of hospital work.In this paper,the establishment of the hospital electronic records,build credit platform,improve and development, and innovation management,to provide a few suggestions,in order to provide a theoretical help for the development of hospital archives.

[Key words]Information technology;The medical patient relationship;File efficiency;Innovation management;Electronic archives