加強(qiáng)血站檔案管理工作信息化建設(shè)初探

孫 偉

山東省濱州市中心血站，山東濱州 256600

自1998年10月1日《中華人民共和國(guó)獻(xiàn)血法》正式頒布實(shí)施以來(lái)，我國(guó)的無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)得到了快速的發(fā)展，無(wú)償獻(xiàn)血人數(shù)逐年增加，各地的臨床醫(yī)療機(jī)構(gòu)用血幾乎都來(lái)自公民自愿無(wú)償獻(xiàn)血，這不僅有效的保證了血液質(zhì)量，也有力地促進(jìn)了當(dāng)?shù)鼐裎拿鹘ㄔO(shè)工作的開(kāi)展。但是隨著我國(guó)對(duì)外開(kāi)放的不斷擴(kuò)大和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的加速發(fā)展，各種經(jīng)血液傳染的疾病越來(lái)越多，輸血病人經(jīng)血液感染疾病的風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越大，另外隨著無(wú)償獻(xiàn)血工作的不斷深入開(kāi)展，以及我國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)的不斷進(jìn)步和社會(huì)法治化進(jìn)程的逐步加快，尤其是各地血站面對(duì)當(dāng)前復(fù)雜多變的社會(huì)環(huán)境和流動(dòng)人員的增多，對(duì)血站安全采供血工作提出了新的更高的要求。血站完整的檔案資料是維護(hù)愛(ài)心獻(xiàn)血者和受血患者身體健康以及采供血機(jī)構(gòu)、臨床醫(yī)療機(jī)構(gòu)公正性、合法性的有力依據(jù)。血站業(yè)務(wù)檔案管理在血站事業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。各級(jí)血站在努力加強(qiáng)血液采集和質(zhì)量控制安全的同時(shí)，要按照國(guó)家相關(guān)采供血規(guī)范和要求，認(rèn)真做好各項(xiàng)血液業(yè)務(wù)檔案的整理、收集、分類(lèi)和保存工作，為進(jìn)一步推動(dòng)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展，提高血液質(zhì)量，開(kāi)展輸血科學(xué)研究，處理因輸血感染疾病而產(chǎn)生的糾紛等工作提供強(qiáng)有力的資料和依據(jù)支持。從而減少不必要的麻煩，避免不必要的損失，保證各級(jí)血站正常開(kāi)展工作。

1 血站檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.1 血站檔案管理工作缺少統(tǒng)一的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

由于血站是國(guó)家設(shè)置的專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)采供血工作的非營(yíng)利性公益單位，具有自身獨(dú)特的運(yùn)行和管理特性，血站業(yè)務(wù)工作的特殊性也決定了血站檔案管理工作的特殊性。而目前我國(guó)衛(wèi)生計(jì)生主管部門(mén)也從未出臺(tái)專(zhuān)門(mén)針對(duì)血站業(yè)務(wù)檔案管理工作相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及制度，同時(shí)血站檔案管理工作也無(wú)法全部借鑒現(xiàn)有的醫(yī)療、婦幼保健、公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)或其他行業(yè)的檔案管理模式，因此各級(jí)血站對(duì)檔案的管理工作缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成了各地血站業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在標(biāo)準(zhǔn)和要求不一致的狀況。從我站目前檔案管理情況來(lái)看，在近幾年國(guó)家、省衛(wèi)生計(jì)生主管部門(mén)對(duì)血站的各項(xiàng)業(yè)務(wù)督導(dǎo)檢查中，就因?yàn)闄n案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，就出現(xiàn)了漏項(xiàng)、缺項(xiàng)和統(tǒng)計(jì)口徑不一致等問(wèn)題，從而導(dǎo)致一些不合格項(xiàng)的出現(xiàn)。

1.2 血站專(zhuān)業(yè)檔案管理人員和檔案設(shè)施嚴(yán)重不足

由于我國(guó)各級(jí)血液中心或血站幾乎都沒(méi)有獨(dú)立設(shè)置的檔案管理部門(mén)或科室，一般都是由辦公室或其他行政科室兼職人員負(fù)責(zé)各業(yè)務(wù)科室和行政科室檔案的收集、整理和儲(chǔ)存工作，檔案管理崗位缺乏高層次的檔案專(zhuān)業(yè)管理人才，直接影響到了血站檔案的安全性、可靠性和規(guī)范性。再者，由于對(duì)檔案工作重視不夠，各地許多血站的檔案業(yè)務(wù)用房和相應(yīng)的檔案管理硬件配套設(shè)施多年未更新或增加，致使檔案用房面積過(guò)小，防盜、防潮等設(shè)施嚴(yán)重缺乏，不能滿(mǎn)足血站檔案存放的空間和安全需求。

1.3 血站的檔案歸檔工作程序存在一定問(wèn)題

血站相關(guān)業(yè)務(wù)科室多，采供血業(yè)務(wù)流程長(zhǎng)，因此業(yè)務(wù)檔案和相關(guān)資料量大面寬，種類(lèi)繁多，從而造成了血站檔案資料日常分散存放和管理的狀況。另外，由于近幾年來(lái)各地每年無(wú)償獻(xiàn)血人數(shù)都在不斷增加，東部省份一般地市級(jí)血站每年采血人次都在50000人份以上，血站在采供血業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量不斷增加，各科室分散的檔案在年終上交血站檔案管理部門(mén)時(shí)造成了大量的工作量，容易造成部分業(yè)務(wù)檔案、文件的遺失，或是在整理和存檔工作中存在差錯(cuò)。

1.4 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)血站檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)上存在嚴(yán)重不足

檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的方向和需要，而我國(guó)大部分地區(qū)的血液中心或血站由于受多種因素的制約，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，許多領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化給血液事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展帶來(lái)的巨大推動(dòng)作用；而另一部分已經(jīng)采用現(xiàn)代信息化進(jìn)行日常管理的血液中心或血站，由于在信息化建設(shè)方法及標(biāo)準(zhǔn)上缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，容易造成檔案資料的完整性及安全性面臨風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，從而對(duì)采供血工作避免潛在的風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法提供有力的保障，因此各級(jí)衛(wèi)生計(jì)生主管部門(mén)和各級(jí)血站領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)提高認(rèn)識(shí)，高度重視血站檔案管理信息化建設(shè)工作。

2 血站檔案管理信息化建設(shè)的緊迫性和必要性

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生水平也得到了極大的提高，同時(shí)隨著黨中央2020年實(shí)現(xiàn)小康社會(huì)的目標(biāo)的確定，黨和政府以及人民群眾對(duì)血液的質(zhì)量、輸血安全和及時(shí)提出了更新和更高的要求。自1998年《獻(xiàn)血法》的頒布實(shí)施以及近幾年《刑法》關(guān)于血液管理方面內(nèi)容的修訂后，標(biāo)志著我國(guó)的無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)逐步走上了法制化的軌道，各級(jí)血站也成為法制性要求較高的單位。另外隨著人們法制意識(shí)和自我保護(hù)意識(shí)的逐步增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律糾紛中舉證倒置責(zé)任的實(shí)施，完整合規(guī)的血站業(yè)務(wù)檔案資料必將成為分辨和證明涉血各方責(zé)任的重要依據(jù)。

3 加強(qiáng)血站檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

目前，我國(guó)部分省市級(jí)血站檔案管理的信息化建設(shè)工作雖然取得了一定的成績(jī)，但是仍然存在著一些問(wèn)題，因此，要加強(qiáng)血站檔案管理的信息化建設(shè)，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面著手。

①目前各級(jí)血站的檔案管理工作，即使有檔案管理軟件，大多數(shù)也是各血站單機(jī)系統(tǒng)下的應(yīng)用，因此要加強(qiáng)血站檔案管理的信息化建設(shè)，首要任務(wù)就是要在衛(wèi)生計(jì)生主管部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和安排下，根據(jù)血站采供血工作的流程和特點(diǎn)，對(duì)各級(jí)血站的業(yè)務(wù)檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)。各級(jí)血站只有引進(jìn)既方便可行又符合實(shí)際工作應(yīng)用的統(tǒng)一的檔案管理軟件，為構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)提供良好的基礎(chǔ)和保障，才能提高各級(jí)血站檔案管理工作的規(guī)范化水平，才能夠做到全國(guó)范圍內(nèi)各血液中心、血站之間或省內(nèi)各血站之間信息的資源共享，在發(fā)生突發(fā)應(yīng)急事件時(shí)能夠做到及時(shí)跨省、跨市調(diào)配血液，還可以在各地同時(shí)屏蔽一些高危人群重復(fù)獻(xiàn)血或處于窗口期感染人員獻(xiàn)血帶來(lái)的危害，切實(shí)保證血液的安全。各地血站還可以通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)信息化檔案資料的分析研究，使有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)和血站對(duì)當(dāng)?shù)夭晒┭臄?shù)量和獻(xiàn)血者分布等情況有比較客觀的了解和掌握，有針對(duì)性的采取一些措施，進(jìn)而制定合理的無(wú)償獻(xiàn)血者招募工作目標(biāo)，推動(dòng)轄區(qū)內(nèi)無(wú)償獻(xiàn)血工作的開(kāi)展。各地有突發(fā)應(yīng)急性事件的發(fā)生，血源緊張或緊急需要稀有血型時(shí)，可立即在最短的時(shí)間內(nèi)從血源電子檔案庫(kù)中找到合格的獻(xiàn)血者，并動(dòng)員他們前來(lái)獻(xiàn)血，為患者和社會(huì)提供有力的血液保障。

②各級(jí)血站要努力加快歷史業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，這也是檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，血站檔案的信息化管理工作的第一步就是要將現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描等手段轉(zhuǎn)化到新載體上，并進(jìn)行刻錄光盤(pán)、復(fù)制磁盤(pán)等備份處理工作，同時(shí)還要做好圖片、錄音、錄像及多媒體資料的存儲(chǔ)記錄和保存工作，這項(xiàng)工作的工作量大且要求緊迫。同時(shí)各級(jí)血站要及早下手準(zhǔn)備人員和設(shè)備，在現(xiàn)在和未來(lái)采供血工作中直接使用微機(jī)輸入或掃描獻(xiàn)血者信息，進(jìn)行檔案微機(jī)化管理，這樣方便今后對(duì)于無(wú)償獻(xiàn)血者信息的儲(chǔ)存、查詢(xún)及使用，同時(shí)也會(huì)提高采供血工作的效率，降低差錯(cuò)事故的發(fā)生。

③要不斷加大對(duì)于血站檔案信息化建設(shè)工作的投入力度。首先，各級(jí)衛(wèi)生計(jì)生委、財(cái)政、發(fā)改、經(jīng)信委等部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)于血站檔案信息化工作的管理和支持，在政策和資金上加大對(duì)血站的支持力度。各級(jí)血站要不斷完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施及安全防護(hù)工作，增加必要的檔案管理硬件設(shè)備，加強(qiáng)電子檔案的管理使用，切實(shí)保障無(wú)償獻(xiàn)血者的個(gè)人信息及隱私的安全，為血站管理和采供血工作提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。同時(shí)，各級(jí)血站要制定合理的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)血站檔案管理工作的現(xiàn)代化和規(guī)范化。

④要不斷加強(qiáng)對(duì)血站檔案信息化管理人才和技術(shù)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，各級(jí)血站要積極采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)等多種培訓(xùn)形式，邀請(qǐng)檔案局、高校等有關(guān)專(zhuān)家教授對(duì)本站已有的檔案管理人員和各業(yè)務(wù)科室工作人員進(jìn)行定期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使全站各科室業(yè)務(wù)骨干都要具備基本的檔案信息化管理理論知識(shí)，熟悉檔案信息化工作規(guī)律，能夠適應(yīng)信息化建設(shè)的基本需要，從源頭上保證血站業(yè)務(wù)檔案資料信息化的質(zhì)量，同時(shí)各級(jí)血站還要積極創(chuàng)造條件，加大對(duì)于檔案、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等專(zhuān)業(yè)人才的招聘和引進(jìn)力度，不斷充實(shí)血站檔案信息化人才隊(duì)伍，為血站檔案管理信息化工作的健康快速發(fā)展提供強(qiáng)有力的人力資源保障。

[1]朱紅娟.淺析血站檔案管理信息化建設(shè)[J].中國(guó)醫(yī)藥指南，2011，9（3）：18-19.

[2]周喜強(qiáng).推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].山東檔案，2011（3）：13-14.