醫療設備檔案利用障礙及對策探討

黃海丹，王上東，陳朝繁，葉小琴

溫州醫科大學附屬第三醫院 設備科，浙江 溫州 325200

醫療設備檔案利用障礙及對策探討

黃海丹，王上東，陳朝繁，葉小琴

溫州醫科大學附屬第三醫院 設備科，浙江 溫州 325200

本文主要針對醫療設備檔案利用中出現的問題，結合實踐尋找解決問題的對策。

醫療設備檔案；設備檔案利用；設備檔案管理；檔案管理人員

0 前言

隨著醫院規模的不斷擴大，醫療技術水平和治療手段不斷提高與創新。醫療設備作為疾病診斷和治療的物質基礎，與人的生命息息相關。醫療設備檔案是設備在整個生命周期中的真實記錄，對其管理要求越來越高。完整的醫療設備檔案可為設備有效使用、保養、維修提供科學依據；為臨床科室提供準確、有效的技術支持；為處理醫療糾紛提供有力的證據[1-2]。面對檔案事業的不斷發展，檔案管理和維護水平不斷提高，如何增強檔案利用意識，做好利用服務和鑒定工作，充分發揮檔案的利用價值問題值得關注。本文結合我院實際介紹醫療設備檔案利用的情況，分析存在的問題和解決問題的對策。

1 醫療設備檔案利用中存在的問題

1.1 檔案利用意識薄弱

傳統的醫療設備檔案管理方法存在的問題：① 檔案管理人員普遍存在“你查我找”充當配角的現象，對檔案作用的宣傳和開發利用的意識缺乏，導致檔案得不到有效地整理、開發、利用；② 工程技術人員對檔案重要性認識不夠，認為檔案資料交齊，事不關己，開發利用是錦上添花。大家對檔案利用意識不強，導致大量有價值的資源處于“養在深閨人未識”階段。

1.2 醫療設備檔案資源不足，歸檔內容不完整

醫療設備檔案的收集工作是動態管理的過程，一臺設備從申請直至報廢歷經5～15年，檔案保存期限根據相關法律規定也為5～15年[3]，這期間形成的資料是動態的，有檔案的進出變動，形成的資料不易收集。在工作實踐中設備技術資料的歸檔率并不理想，一些臨床科室不重視資料歸檔、移交，認為設備自己在使用，設備資料就歸自己所有，殊不知一旦設備發生故障時，需要利用的資料找不到，直接影響醫院設備的正常運行，帶來多方面的損失[4]。近年來，很多廠家為了維護自身的產權利益，拒絕交出技術含量高的資料，特別是一些能夠直接開發利用的技術資料的不足，給檔案的收集工作帶來了難度。

1.3 檔案利用服務工作中存在的問題

檔案利用服務工作是檔案管理人員通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項業務工作[5]。在日常接待工作中，一些查詢利用率高的標書、驗收資料、說明書等，經常會被借閱和復制，有的檔案借閱時，技術人員維修心切，未履行借閱登記手續，導致借出不還。有的紙質檔案借出后破損，未得到及時修復，給檔案的再次利用造成不能彌補的損失。在利用工作中如果忽略了檔案利用反饋登記環節，只有借閱卷次、人次的登記，失去反映檔案價值的信息，不能全面反映檔案利用過程[6]。

1.4 設備檔案鑒定工作滯后

檔案鑒定目的是對檔案價值的評定和預測[5]，為臨床提供有利用價值的檔案。在檔案定鑒時發現一些設備的可行性論證表的內容不能反映申購的設備預計會產生的經濟和社會效益，沒有說明各類配套條件如水、電、空間等是否具備；一些貴重設備的維修手冊內容過于簡單，不能指導正確安裝、操作、維護等；部分新安裝設備的操作培訓人員缺少臨床考核等流程。鑒定人員對于鑒定工作有“暫時留存，以后再鑒定”的心態，沒有做到有計劃、經常性地開展鑒定工作，導致需要鑒定的檔案越積越多，由于未將鑒定工作放到應有位置，致使鑒定負擔越來越重。

1.5 檔案管理人員素質有待提升

檔案管理人員的素質高低對檔案的工作效率、質量有直接的關系。目前一些醫院的檔案管理不規范，往往無專門從事檔案管理人員，致使各類設備檔案缺項較多。還有一些從事檔案管理工作人員不具備檔案和醫療設備的專業知識，不能準確地分析、歸檔，使檔案不能合理地保存和管理，檔案的開發和利用價值得不到充分的發揮。加上檔案管理工作繁瑣枯燥，容易產生厭煩感，導致服務質量下降，使得檔案管理不斷出現問題。

2 強化醫療設備檔案開發利用的對策

2.1 提高對檔案重要性的認識

醫療設備檔案在醫療、科研、教學以及醫院管理中均起到重要的作用，是重要的法律文件，是處理醫療設備引起的各種糾紛的法律依據[3]。當醫務人員借閱設備檔案時，檔案管理人員要宣傳、強調檔案的重要性，使其自覺保管檔案資料，減少損壞，從而提高醫務人員的檔案意識。同時，檔案管理人員自身要切實轉變重管輕用的思想，把檔案服務方式從傳統的被動服務改變為主動服務，依靠現代化信息技術，有效提高檔案的利用率，從而提高全院對檔案重要性的認識。

2.2 豐富檔案資源，實施檔案全程管理

根據每臺設備實際歸檔內容，設計適合我院設備檔案全程管理的電子表格，該表格涉及到設備論證、購入、驗收、技術、考核、維護、培訓、付款、報廢等信息，在資料移交時，檔案管理人員把檔案與表格一一對應做相應信息登記處理。為了便于查詢，在設備符合該項信息做相應的標記，檔案管理人員對該設備的歸檔資料就有系統的了解，利用表格的篩選功能，對未歸檔資料進行匯總、分析、反饋，樹立主動為技術人員服務的意識，及時發現檔案收集工作中存在的問題，自2010年起醫院實現檔案全程管理以來，檔案的歸檔率、完整率有了明顯提高，在整個檔案管理工作中起到事半功倍的作用。

2.3 運用信息化技術，提高檔案利用服務

我院設備科在建立實物檔案的同時建立了電子檔案，比如合同、驗收資料、資質證件等通過掃描儀掃描，而說明書、標書、技術資料等，存在掃描字體不夠清晰問題，因此在做標書時要求廠家另外提供電子版的標書、技術資料等。電子檔案的出現把檔案實物的保管和電子查閱分開，既方便了檔案查閱，也完善了借閱服務，確保了原始檔案保管的完整性、連續性。當原始資料必須借出時，嚴格檔案借閱手續，限期歸還，做好檔案《借閱利用反饋登記表》的填寫[6]。利用反饋登記，統計近2年來由于設備操作不當、環境因素、設備自身質量的軟故障造成的設備故障占80%，為領導提供決策依據，切實加強臨床醫務人員設備的操作培訓、安全管理意識教育，設備技術人員的質控檢測、預防性維護等，減少軟故障的發生。又如醫院在選購一批呼吸機時，幾家有名的廠家在技術參數、性價比、售后服務等方面都無大差別，難以抉擇，通過查閱檔案利用反饋登記表，經過統計、分析，很快就選擇出經濟和社會效益較優廠家的呼吸機。

2.4 把好檔案質量關， 加強檔案的鑒定工作

檔案鑒定工作是一項科學性、技術性很強的工作。僅靠檔案管理人員很難完成鑒定工作，我院設備科明確檔案鑒定管理責任人，由科長和有一定資質的設備技術人員、檔案管理人員共同組成鑒定小組，定期鑒定，對醫療設備采購和使用所產生的文件材料嚴格把關。對儀器的可行性進行論證；對評估技術表、合同等的完整性、準確性、有效性進行鑒定，包括標書的正本與副本是否相符，設備與圖物是否相符，說明書等技術材料是否涵蓋該設備安全有效的基本信息，操作規程、臨床考核是否能指導正確安裝、調試、操作、使用、維護、保養等；對設備保管期限進行鑒定，確定其保管期限，挑出無保存價值的、保管期滿的檔案，按規定進行銷毀處理[7]。2013年我市遭遇強臺風的襲擊，醫院1臺CT機由于洪水的浸泡，不能正常工作，由于是天災且機器不在保修范圍內，廠家維修報價數萬元，設備技術人員對CT進行“會診”，通過對技術資料的查找和分析，最終排除了故障，使CT投入正常使用。正因為平時實施對設備檔案質量的鑒定，保證了檔案的質量，使得應急事件發生時，能很方便地找到所需要的檔案，并對資料有效利用，為醫院節約了資金，創造了經濟效益及社會效益。

2.5 進一步提升檔案管理人員的素質

檔案管理人員要加強必要的專業知識及法律法規的學習，切實將理論知識執行到實踐工作中。設備檔案管理是一項機械、重復性工作，檔案管理人員要調整好心態，認真做好日常記錄，探索新的管理方法，重視檔案信息利用，最大限度發揮檔案的價值和作用，為臨床科室和領導決策提供強有力的保障，為醫院的各項工作的開展提供高效、優質、快速的服務[8]。

3 結語

總之，在醫療設備檔案工作中，建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的。檔案唯有在提供利用的實踐工作中，不斷發現問題研究對策，不斷完善，才能找到適合醫院發展需要的管理方法，唯有高質量的提供檔案利用，及時掌握各種利用反饋信息，有針對性的改進服務，才能最大限度發掘檔案的利用價值。檔案管理人員只有做好管理工作，才能更好地服務于利用者，為醫院發展做好服務。

[1] 潘偉聰.醫療設備檔案管理[J].中國醫學裝備,2010,7(7):50-51.

[2] 曾冬梅,張正軍.精益管理在醫療設備檔案管理中的應用[J].中國醫療設備,2013,28(2):63-64,57.

[3] 胡明華,余漢霞.淺談醫療設備檔案的管理與利用[J].科技檔案,2010,(4):3-4.

[4] 何彩平.醫療設備檔案的建立與管理[J].中國醫學裝備,2011, (12):58-60.

[5] 陳冬明.試析如何做好檔案利用實例的收集統計工作[J].北京檔案,2011,(10):39-41.

[6] 楊振清.檔案利用效果反饋工作的思考[J].山東檔案,2005, (5):56-57.

[7] 郭瑩.對檔案鑒定工作的認識[J].機電兵船檔案,2012,(1):30-31.

[8] 任兵.論醫學檔案管理人員素質的培養[J].蘭臺世界,2013, (S3):129.

Discussion on Problems in Medical Equipment Archive Utilization and Relevant Solutions

HUANG Hai-dan, WANG Shang-dong, CHEN Chao-fan, YE Xiao-qin
Department of Equipment, the Third Affi liated Hospital of Wenzhou Medical College, Wenzhou Zhejiang 325200, China

This paper pointed out the problems in utilization of medical equipment archives and proposed relevant solutions.

medical equipment archives; utilization of medical equipment archives; medical equipment archive management archive administrators; archives management staff

G271.6；R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.05.053

1674-1633(2015)05-0154-03

2014-11-03

2014-11-14

作者郵箱：40354631@qq.com