淺析基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

孫偉

山東省濱州市中心血站，山東濱州 256600

人事檔案管理工作是各基層事業單位做好人力資源管理工作的基本前提和基本保障。干部人事檔案記載了干部思想、品德、能力、經歷、業績等各方面的原始信息，能夠如實地反映職工本人的德、能、勤、績、廉等各方面的表現，不僅是組織發現、使用和管理人才的重要依據，也是個人在職期間、離職或退休后享受各種待遇的最可靠依據。因此，干部人事檔案管理工作做得好與壞，直接影響到各事業單位干部人事管理工作的效率和質量，同時也會關系到每一個干部職工個人的切身利益，從而影響本單位事業的穩定及健康發展。結合近幾年筆者在干部人事檔案管理方面的工作體會，就目前基層事業單位中干部人事檔案管理中存在的問題及解決的思路與對策，提出自己的一些看法。

1目前基層單位人事檔案管理工作存在的問題

就目前干部人事檔案管理工作來看，多數基層單位都能夠嚴格按照相關要求，扎實推動干部人事檔案日常管理維護，在服務干部管理、使用、培養等方面發揮了積極作用。盡管如此，在實際的工作中也還不同程度地存在著一些問題，亟待改善與提高。

1.1管理制度不規范

一是規章制度不健全。部分基層單位干部人事檔案管理工作缺少相應的規劃，各種管理規章制度只是照搬中組部下發的《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等，沒有結合本單位業務工作和人員實際情況，形成符合本單位實際的實施細則和制度。二是相關的管理制度落實不到位。多數基層事業單位雖然都制定了干部人事檔案從保密、安全、收集、歸檔、保管、查閱到傳遞等各項管理制度，但在實際執行過程中也存在收集、歸檔、審核不嚴謹的現象，不按照規定擅自進行涂改、圈劃、抽取、銷毀或撤換個人檔案材料，人員調動時檔案不按規定傳遞而由其本人自帶，接收檔案時不及時清查材料是否齊全，沒收到回執也不及時催要等情況，從而造成個別人事檔案失真或丟失的嚴重后果。

1.2管理人員不專業

《檔案法》明確規定，檔案管理人員需持證上崗，以保證管理人員具備較高的政治素質和業務素質。但是，在實際工作中，有些單位領導認為人事檔案管理工作是比較簡單的工作，也沒啥專業性，誰都能干，很多基層事業單位的干部人事檔案管理工作都是由辦公室或人事科非專職人員兼管。管理人員不專業，業務能力和綜合素質無法得到保證，很多檔案管理人員只能充當檔案“保管員”的角色，使得檔案管理工作流于形式。同時，檔案管理人員的頻繁更換，也使得檔案管理工作缺乏連續性，導致檔案管理混亂，檔案信息的失真。

1.3管理手段相對滯后

目前，檔案管理部門的管理手段還是較為原始粗放，以手工操作為主，重復性勞動較多，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在人事檔案資料不完整的情況。即使有的單位已經開發推行了人事檔案管理軟件來進行檔案管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，同時由于這些軟件往往缺乏統一的標準，且操作復雜，從而導致與上級業務主管部門、各相關單位之間的人事檔案信息無法實現有效便捷的共享，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，影響了人事檔案管理工作的效率問題。

2做好人事檔案管理工作的思路及對策

2.1加強宣傳，提高思想認識

當前人事檔案管理工作存在很多問題，這些問題既有主觀層面的，也有客觀層面的。但是，無論是制度上、硬件上、人才上存在的問題，歸根結底仍是源于思想上的不重視。要使這種現狀得到改觀，需要做好以下幾方面的工作：一是檔案主管部門領導要充分重視工作的重要性，結合本單位中心工作，充分發揮人事檔案的作用，提高人事檔案在工作中的地位。二是對檔案管理工作的開展要給予合理的人力、物力、財力分配，加大工作宣傳力度，營造出一種良好的檔案工作氛圍。三是專門從事檔案管理工作的人員要充分認清檔案工作的重要性，切實增強使命感、責任感，確保人事檔案管理工作順利開展。

2.2健全制度，規范檔案管理

一是要完善檔案管理各項制度，并在落實上下功夫。要按照《干部檔案工作條例》要求，明確人事檔案管理職責，補充完善單位的各種規章制度，對檔案工作人員職責以及人事檔案的收集歸檔、鑒別整理、保管保密、利用轉遞、查閱借用、銷毀等內容和程序進行詳細規定，入鏡上墻。個人工作實踐證明，只有不斷地完善檔案工作規章制度，完善人事檔案管理辦法，才能提高工作效率，減少工作失誤，提高檔案管理工作水平的必要保障。二是要加強檔案的全面收集工作，完善檔案內容。隨著我國政治經濟體制改革和人事制度改革的不斷深化，干部職工的崗位聘用合同及錄用、解聘、辭聘過程中形成的材料、年度考核、學歷教育、獎懲、業務培訓、專業技術職務晉升、調動、調資等需要存入個人檔案的材料越來越多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。因此，在具體工作中，要嚴格按照“真實、全面、準確”的檔案整理工作原則，及時收集反映干部職工全面表現的各種材料，不斷充實人事檔案內容。與此同時，還要不斷地完善干部人事檔案案卷和目錄的整理工作，認真做好各種材料的鑒別分類工作，使干部人事檔案整理歸檔工作更加科學、全面和完整，為考察使用干部和兌現相關待遇提供真實、準確的個人信息資料。

2.3以人為本，提升人員素質

人事檔案管理是一項頭緒多，瑣碎繁雜且連續性較強的工作，不但要有人專管、長管，還要配備足夠的人事檔案管理人員，同時要不斷提高人事檔案工作人員的自身素質。一是把好入口關，在選配人事檔案管理人員時，要認真堅持德才兼備的標準，特別是在道德品質方面，要挑選那些遵紀守法、公道正派、保密觀念強的同志從事人事檔案管理工作。二是要加強人事檔案管理工作水平的提升，組織人事檔案管理人員通過學習上級文件、外出參加培訓、請組織人事部門專家前來授課等方式，使單位的人事檔案管理人員努力掌握干部人事檔案管理的原則和方法，切實提高工作效率，從而提高檔案質量。三是各單位領導要不斷關心單位人事檔案管理人員學習和成長，加大對人事檔案工作人員的監督指導和業務培訓力度，為單位的人事檔案工作規范化建設奠定良好的基礎。

2.4創新管理，提高工作效率

隨著社會的不斷進步和科技的發展，干部人事檔案管理工作也要與時俱進，實現科學發展，因此各級事業單位的干部人事檔案管理部門要不斷地學習掌握現代檔案管理理論，逐步加強計算機技術在干部人事檔案管理工作中的應用，開發研制有效的、便捷的人事檔案管理軟件，幫助解決具體管理工作存在的問題，對人事檔案實行動態化管理和維護，建立數字檔案和多媒體檔案，通過現代化手段建立事業單位人才信息收集、反饋和跟蹤查詢系統，大大提高干部人事檔案的管理效率和管理水平。同時要不斷鼓勵人事檔案管理工作人員在創新工作方式上下功夫，鼓勵人事檔案管理工作人員在立卷制度上進行合理的更新，在工作手段上進行合理的改進。人事檔案管理工作者也要在日常工作中勤于思考，多動腦筋，針對工作中發現的管理和實際操作等問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。

2.5加大投入，改善工作條件

各級基層事業單位要不斷加大干部人事檔案管理硬件的投入力度，努力提高人事檔案管理硬件設備，適當擴大檔案存放庫房，安裝必要的防盜設施，配備專業檔案櫥、滅火器、溫濕度表、空調、防蟲、防鼠劑，嚴格落實“六防”要求，還要設置計算機、網絡、復印機、掃描儀、切紙打孔機、去濕機、照相機等設備，設置防火、防盜等自動監控系統，從而不斷滿足人事檔案管理工作發展的新要求。

各級領導要認真貫徹落實國家有關檔案法律法規，重視支持各級基層事業單位人事檔案管理工作，切實加強對人事檔案管理工作的領導，不斷提高檔案管理工作質量和水平，使干部人事檔案的管理更精確、到位、規范、科學。廣大人事檔案管理人員要進一步增強責任感和使命感，不斷提升能力和技術水平，以飽滿的工作熱情和嚴謹的工作作風，圍繞事業單位工作中心，服務大局，不斷開創事業單位人事檔案工作新局面，力爭在較短時間內達到干部人事檔案管理的較高水平，使人事檔案更好地為本單位做好人才需要服務，為我國“十三五”末基本實現小康社會的奮斗目標作出應有的貢獻。

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