加強水務項目檔案管理工作的對策建議

丁端鋒張 祥鮑善軍

加強水務項目檔案管理工作的對策建議

丁端鋒1張 祥1鮑善軍2

工程檔案是工程建設過程的真實記錄，檔案資料對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建具有重要作用。因此，加強水務工程項目的檔案資料整理工作是夯實基礎(chǔ)工作，提高水務工程建設質(zhì)量的重要保障。

一、水務工程是城市建設的重要基礎(chǔ)保障

城市作為一定區(qū)域范圍內(nèi)的經(jīng)濟中心、文化中心、物流中心和信息中心，在社會經(jīng)濟生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。統(tǒng)一管理的道路網(wǎng)、電力網(wǎng)、水網(wǎng)和信息網(wǎng)是城市重要的基礎(chǔ)設施和現(xiàn)代化城市的標志。城市水務是城市化地區(qū)為水資源開發(fā)、利用、治理、配置、節(jié)約和保護而進行的防洪、水源開發(fā)、供水、輸水、用水、排水、污水處理及回用。城市水務是城市建設與發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，是現(xiàn)代化城市管理的重要組成部分。做好城市水務工作，建立城市可持續(xù)發(fā)展的可靠的防洪安全保證，穩(wěn)定的水資源供應保障和優(yōu)美的生態(tài)與環(huán)境保障，是傳統(tǒng)水務向現(xiàn)代水務、可持續(xù)發(fā)展水務轉(zhuǎn)變的必然要求，對實現(xiàn)現(xiàn)代化具有重要現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

1.明確檔案管理的基本原則，是做好相關(guān)資料歸檔的首要條件

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案管理的完整與安全，便于社會各方面的利用。在水務工程建設過程中，各相關(guān)單位內(nèi)部的檔案機構(gòu)要對本工程的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導，建立統(tǒng)一的檔案管理制度，對檔案實施綜合管理。維護檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證水務工程建設檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系；在范圍上應涵蓋工程全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書；從檔案的物質(zhì)安全上說，要努力采取科學措施，對檔案進行管理和保護，使其免遭損壞，盡量延長壽命；從安全上說，要加強保密工作，嚴防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴守檔案中所含的涉密事項，保護知識產(chǎn)權(quán)，維護企業(yè)的合法權(quán)益。水務工程建設檔案的利用，既是檔案工作的基本出發(fā)點，又是檔案工作的最終目的。檔案的利用貫穿于檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標準。

2.做好檔案管理工作，促進檔案開放與運用，發(fā)揮檔案功能。

水務工程建設檔案各參與單位應保存最原始資料，以便核對資料的準確性及查證需要；其次檔案管理可以便于建立人事或者項目履歷；另外還在于資料保存的完整性和連續(xù)性。

三、水務項目檔案管理工作中存在的問題

水務工程是水務一體化的產(chǎn)物，工程建設原由多個市政部門負責，水務一體化后統(tǒng)一由水務局管理，原先從業(yè)企業(yè)、人員對檔案資料沒有統(tǒng)一的要求，行業(yè)間有差異；同時，隨著城市化進程的加快，城市水務基礎(chǔ)設施建設逐年增多，水務項目檔案的現(xiàn)實管理中，存在著一些不容忽視的問題。

1.項目法人對檔案工作不夠重視

項目法人一般由水行政主管部門組建，按照批準的工程規(guī)模、內(nèi)容、標準、概算等組織工程建設，對工程項目建設標準、建設計劃、工程質(zhì)量、建設工期等負責，一般設置工程科、綜合科、財務科，缺少專職科室和人員做好檔案工作。工程資料的整理歸檔工作人員缺乏檔案專業(yè)知識，資料整理工作難以規(guī)范。

研究組患者血糖達標時間短于對照組，且胰島素用量與對照組相比更低，兩組數(shù)據(jù)互比差異有統(tǒng)計學意義（P＜0.05）。 見表 2。

2.資料收集整理歸檔的制度不健全

水務項目檔案資料收集、整理、立卷、歸檔貫穿于水務項目實施的不同階段，形成于各參建單位。及時、準確地收集和整理每個階段的檔案資料是檔案資料工作者的重要職責，健全的檔案管理制度是實現(xiàn)這一目標的重要保障。水務工程建設檔案管理工作主要涉及項目法人、勘察設計、施工、監(jiān)理、等參建單位，因制度不健全、關(guān)系理不順、責任不明確等原因造成資料收集不及時、資料歸檔沒著落、資料遺失現(xiàn)行屢見不鮮。

3.資料整理缺少統(tǒng)一指導和協(xié)調(diào)

水行政主管部門的主要業(yè)務是水務的建設與管理，雖部門內(nèi)部設有檔案室，多掛靠辦公室，主要工作任務是整理歸檔部門機關(guān)的資料，對工程建設資料沒有指導和監(jiān)督的義務，而水行政上級主管部門對這種由地方政府投資的水務項目，也沒有管轄的權(quán)利和義務，造成水務工程檔案資料整理缺少統(tǒng)一指導、協(xié)調(diào)和驗收工作。

四、加強水務工程建設檔案管理工作的對策與建議

1.提高認識，檔案管理是水務工程建設的重要組成部分

水務工程是國民經(jīng)濟的重要基礎(chǔ)設施之一，其行業(yè)技術(shù)含量高、質(zhì)量要求嚴格，一旦出現(xiàn)問題，對廣大人民群眾生命財產(chǎn)及社會經(jīng)濟生活都會產(chǎn)生重大影響。同時，水務工程具有與其他工程不同的特點，其基礎(chǔ)設施大部分屬于地下隱蔽工程，檢查維修極為困難，因此加強水務工程檔案資料的管理具有重要意義。

2.理順關(guān)系，健全機制是水務工程資料整理歸檔的重要前提

水務工程的檔案資料除了要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設項目文檔歸檔要求與檔案管理規(guī)范》《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等國家檔案法律法規(guī)收集整理外，還要按照水行政主管部門以及同級政府檔案部門的要求來整理歸檔。這就要求水行政主管部門中負責工程建設行業(yè)管理的部門積極溝通協(xié)調(diào)，加強與同級檔案管理部門的對接，深入學習國家、同級政府檔案部門的檔案管理規(guī)范及要求，根據(jù)水務工程的特點，切實制度符合實際的水務工程檔案管理的規(guī)章制度，以利于理順管理，明確任務和要求。

3.依法治檔，項目法人要切實重視檔案管理工作

項目法人在成立之初，應專門設立檔案資料科，負責工程資料檔案的收集、整理、歸檔工作，負責對各參建單位的資料歸檔工作的協(xié)調(diào)、指導、督促工作。要深入學習、宣傳、貫徹《檔案法》等檔案規(guī)章制度的精神，充分運用獎懲制度，在工程參建單位中間積極宣傳檔案在經(jīng)濟、社會、管理、建設中的重要地位和作用，把檔案管理工作納入合同管理范疇，作為工程款支付的前提條件，使各參建單位自覺重視和支持檔案管理工作，推進水務工程建設檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用規(guī)范化的開展，切實形成依法治檔、依法管檔、依法用檔的良好氛圍。

4.落實責任，切實保障檔案資料整理收集的質(zhì)量

水務工程建設檔案管理工作要涉及項目法人、勘測設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等，項目法人要提早動員、落實責任，保障資料歸檔工作有序進行。項目法人是工程建設的組織者，在工程建設過程中，要加強管理，約束勘察設計、施工、監(jiān)理等單位的資料收集工作。施工單位是工程施工的主體，是工程質(zhì)量、進度、資料整理的中堅力量。工程施工的第一手資料，特別是工程竣工圖資料是保障工程長效管理發(fā)揮效益以及改建、擴建、維修的重要基礎(chǔ)資料，要切實認真繪制，及時提交。監(jiān)理單位要切實擔負起工程資料的現(xiàn)場監(jiān)理工作，在工程質(zhì)量、進度、投資等三控制的基礎(chǔ)上，在做好監(jiān)理資料的收集歸檔工作的基礎(chǔ)上，增加檔案資料質(zhì)量控制，切實履行職責，協(xié)調(diào)好關(guān)系，確保檔案收集的準確性、完整性。

5.驗收移交，檔案資料管理工作要善始善終

《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》中明確要求：進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時，要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量，并在驗收后及時整理歸檔；水行政主管部門在水務工程驗收時，要按照該項規(guī)定，將工程驗收與檔案資料工作同管理、同驗收、同移交，真正做到善始善終，確保工程效益長效發(fā)揮。

6.與時俱進，加強檔案資料信息化

隨著信息技術(shù)的不斷進步，檔案資料信息化是大勢所趨，利用計算機建立相應的工程項目檔案資料管理系統(tǒng)，對工程資料進行程序化、科學化、規(guī)范化管理，不但可以快速、有效、自動地儲存、修改、查找和處理大量的檔案資料，而且可以利用計算機進行工程圖紙、資料的快速專遞和信息溝通，實現(xiàn)檔案資料的有效利用。

五、結(jié)束語

水務一體化建設管理是一個新課題，水務工程建設是水務一體化的重要載體，雖然目前全國很多城市實現(xiàn)了形式上的一體化，但是離真正的一體化還有很長的路要走。工程資料是水務工程建設的重要組成部分，研究水務工程資料整理的體制機制，對于切實加快城市建設、保障實現(xiàn)現(xiàn)代化具有重要意義

（作者單位：1.江蘇省徐州市水利局221000 2.江蘇省新沂市水利局221000）