加強水務項目檔案管理工作的對策建議

丁端鋒張 祥鮑善軍

加強水務項目檔案管理工作的對策建議

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工程檔案是工程建設過程的真實記錄，檔案資料對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建具有重要作用。因此，加強水務工程項目的檔案資料整理工作是夯實基礎工作，提高水務工程建設質量的重要保障。

一、水務工程是城市建設的重要基礎保障

城市作為一定區域范圍內的經濟中心、文化中心、物流中心和信息中心，在社會經濟生活中發揮著越來越重要的作用。統一管理的道路網、電力網、水網和信息網是城市重要的基礎設施和現代化城市的標志。城市水務是城市化地區為水資源開發、利用、治理、配置、節約和保護而進行的防洪、水源開發、供水、輸水、用水、排水、污水處理及回用。城市水務是城市建設與發展的前提和基礎，是現代化城市管理的重要組成部分。做好城市水務工作，建立城市可持續發展的可靠的防洪安全保證，穩定的水資源供應保障和優美的生態與環境保障，是傳統水務向現代水務、可持續發展水務轉變的必然要求，對實現現代化具有重要現實意義和深遠的歷史意義。

1.明確檔案管理的基本原則，是做好相關資料歸檔的首要條件

根據《中華人民共和國檔案法》規定，檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案管理的完整與安全，便于社會各方面的利用。在水務工程建設過程中，各相關單位內部的檔案機構要對本工程的檔案工作實行歸口管理和統一領導，建立統一的檔案管理制度，對檔案實施綜合管理。維護檔案的完整，從數量上說，要保證水務工程建設檔案在內容上齊全配套；從質量上說，要保持檔案的系統性和內在的有機聯系；在范圍上應涵蓋工程全部工作活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書；從檔案的物質安全上說，要努力采取科學措施，對檔案進行管理和保護，使其免遭損壞，盡量延長壽命；從安全上說，要加強保密工作，嚴防檔案的丟失和失密、泄密現象的發生，嚴守檔案中所含的涉密事項，保護知識產權，維護企業的合法權益。水務工程建設檔案的利用，既是檔案工作的基本出發點，又是檔案工作的最終目的。檔案的利用貫穿于檔案管理工作的各個環節和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。

2.做好檔案管理工作，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能。

水務工程建設檔案各參與單位應保存最原始資料，以便核對資料的準確性及查證需要；其次檔案管理可以便于建立人事或者項目履歷；另外還在于資料保存的完整性和連續性。

三、水務項目檔案管理工作中存在的問題

水務工程是水務一體化的產物，工程建設原由多個市政部門負責，水務一體化后統一由水務局管理，原先從業企業、人員對檔案資料沒有統一的要求，行業間有差異；同時，隨著城市化進程的加快，城市水務基礎設施建設逐年增多，水務項目檔案的現實管理中，存在著一些不容忽視的問題。

1.項目法人對檔案工作不夠重視

項目法人一般由水行政主管部門組建，按照批準的工程規模、內容、標準、概算等組織工程建設，對工程項目建設標準、建設計劃、工程質量、建設工期等負責，一般設置工程科、綜合科、財務科，缺少專職科室和人員做好檔案工作。工程資料的整理歸檔工作人員缺乏檔案專業知識，資料整理工作難以規范。

研究組患者血糖達標時間短于對照組，且胰島素用量與對照組相比更低，兩組數據互比差異有統計學意義（P＜0.05）。 見表 2。

2.資料收集整理歸檔的制度不健全

水務項目檔案資料收集、整理、立卷、歸檔貫穿于水務項目實施的不同階段，形成于各參建單位。及時、準確地收集和整理每個階段的檔案資料是檔案資料工作者的重要職責，健全的檔案管理制度是實現這一目標的重要保障。水務工程建設檔案管理工作主要涉及項目法人、勘察設計、施工、監理、等參建單位，因制度不健全、關系理不順、責任不明確等原因造成資料收集不及時、資料歸檔沒著落、資料遺失現行屢見不鮮。

3.資料整理缺少統一指導和協調

水行政主管部門的主要業務是水務的建設與管理，雖部門內部設有檔案室，多掛靠辦公室，主要工作任務是整理歸檔部門機關的資料，對工程建設資料沒有指導和監督的義務，而水行政上級主管部門對這種由地方政府投資的水務項目，也沒有管轄的權利和義務，造成水務工程檔案資料整理缺少統一指導、協調和驗收工作。

四、加強水務工程建設檔案管理工作的對策與建議

1.提高認識，檔案管理是水務工程建設的重要組成部分

水務工程是國民經濟的重要基礎設施之一，其行業技術含量高、質量要求嚴格，一旦出現問題，對廣大人民群眾生命財產及社會經濟生活都會產生重大影響。同時，水務工程具有與其他工程不同的特點，其基礎設施大部分屬于地下隱蔽工程，檢查維修極為困難，因此加強水務工程檔案資料的管理具有重要意義。

2.理順關系，健全機制是水務工程資料整理歸檔的重要前提

水務工程的檔案資料除了要根據《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設項目文檔歸檔要求與檔案管理規范》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等國家檔案法律法規收集整理外，還要按照水行政主管部門以及同級政府檔案部門的要求來整理歸檔。這就要求水行政主管部門中負責工程建設行業管理的部門積極溝通協調，加強與同級檔案管理部門的對接，深入學習國家、同級政府檔案部門的檔案管理規范及要求，根據水務工程的特點，切實制度符合實際的水務工程檔案管理的規章制度，以利于理順管理，明確任務和要求。

3.依法治檔，項目法人要切實重視檔案管理工作

項目法人在成立之初，應專門設立檔案資料科，負責工程資料檔案的收集、整理、歸檔工作，負責對各參建單位的資料歸檔工作的協調、指導、督促工作。要深入學習、宣傳、貫徹《檔案法》等檔案規章制度的精神，充分運用獎懲制度，在工程參建單位中間積極宣傳檔案在經濟、社會、管理、建設中的重要地位和作用，把檔案管理工作納入合同管理范疇，作為工程款支付的前提條件，使各參建單位自覺重視和支持檔案管理工作，推進水務工程建設檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用規范化的開展，切實形成依法治檔、依法管檔、依法用檔的良好氛圍。

4.落實責任，切實保障檔案資料整理收集的質量

水務工程建設檔案管理工作要涉及項目法人、勘測設計單位、施工單位、監理單位等，項目法人要提早動員、落實責任，保障資料歸檔工作有序進行。項目法人是工程建設的組織者，在工程建設過程中，要加強管理，約束勘察設計、施工、監理等單位的資料收集工作。施工單位是工程施工的主體，是工程質量、進度、資料整理的中堅力量。工程施工的第一手資料，特別是工程竣工圖資料是保障工程長效管理發揮效益以及改建、擴建、維修的重要基礎資料，要切實認真繪制，及時提交。監理單位要切實擔負起工程資料的現場監理工作，在工程質量、進度、投資等三控制的基礎上，在做好監理資料的收集歸檔工作的基礎上，增加檔案資料質量控制，切實履行職責，協調好關系，確保檔案收集的準確性、完整性。

5.驗收移交，檔案資料管理工作要善始善終

《水利工程建設項目檔案管理規定》中明確要求：進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時，要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質量，并在驗收后及時整理歸檔；水行政主管部門在水務工程驗收時，要按照該項規定，將工程驗收與檔案資料工作同管理、同驗收、同移交，真正做到善始善終，確保工程效益長效發揮。

6.與時俱進，加強檔案資料信息化

隨著信息技術的不斷進步，檔案資料信息化是大勢所趨，利用計算機建立相應的工程項目檔案資料管理系統，對工程資料進行程序化、科學化、規范化管理，不但可以快速、有效、自動地儲存、修改、查找和處理大量的檔案資料，而且可以利用計算機進行工程圖紙、資料的快速專遞和信息溝通，實現檔案資料的有效利用。

五、結束語

水務一體化建設管理是一個新課題，水務工程建設是水務一體化的重要載體，雖然目前全國很多城市實現了形式上的一體化，但是離真正的一體化還有很長的路要走。工程資料是水務工程建設的重要組成部分，研究水務工程資料整理的體制機制，對于切實加快城市建設、保障實現現代化具有重要意義

（作者單位：1.江蘇省徐州市水利局221000 2.江蘇省新沂市水利局221000）