物資出門管理系統開發方案及應用

商龍燕

（中國重汽集團有限公司，濟南250200）

一、出門物資分類

根據某集團現有的出門單據對物資進行分類，詳見下表。

適用物資發票附件 1.對外出售的廢舊物資2.工業垃圾非ERP系統單據物品臨時出門證1.工藝工序性外協產品2.外出維修或借出的設備3.工裝4.配件5.工位器具內部物資調撥單 1.材料、產品之外的物資外來施工單位物品出門證1.非本單位物資2.客戶、供應商指定運輸車輛進廠自帶物資或包裝物3.準予帶入廠區內的自有物品ERP系統單據 適用物資1.采購退貨材料1.銷售產品2.售后更換的產品調撥單 1.在本公司不同倉庫之間移動的產品或者材料退貨單發貨單

二、優化物資出門流程

（一）ERP系統生成的出門單據

ERP系統內現有的出門單據包括退貨單、發貨單、調撥單。在開發本“物資出門系統”的過程中，考慮到這些單據從ERP打印出來的過程中可以在相應處增加條形碼。所以只需要調節ERP的設置來完成在退貨單、發貨單、調撥單這幾類出門單據打印后帶有條形碼的功能的實現。將ERP生成的單據與本系統對接，確保能夠用掃碼器讀出ERP生成出門單據的明細。流程圖如下所示。

（二）ERP系統外出門的單據

ERP系統外出門的單據包括發票附件、物品臨時出門證、內部物資調撥單、外來施工單位物品出門證。這幾類出門單據就需要在設計的“物資出門管理系統”中來填寫和打印。

申請部門需要在系統內錄入要出門物資明細（出門證），其部門進行部門內審核（注：部門主管及以上）。審核通過則由財務部進行二次審核，如果財務部審核通過，直接將此張出門證打印出來交予要出門的相關人員。要出門的相關人員拿到出門證后保證在24小時內到門衛處掃碼出門，否則此張出門證作廢。門衛處工作人員通過掃碼獲取到此次出門物資明細后與實物進行對比。如果一致放行，否則不放行。流程圖如圖2.1。

三、實施開發

（一）技術部在獲得相關部門優化物資出門流程后進行“物資出門管理系統”的開發

物資出門管理系統有5個部分組成，各部分的功能包括：1.單據辦理管理：出門登記等菜單；2.單據審核管理：部門審核、財務審核、出門掃描等菜單；3.單據查詢管理：出門證查詢、需要返廠出門證查詢、車輛查詢等菜單；4.報表打印：報表打印等菜單；5.系統維護管理：車輛基本信息維護、出庫類型維護等菜單。

（二）具體操作舉例

1.制單。

模塊位置：【單據辦理】

功能描述：本功能主要用于出門物資的登記，并打印出門單。

具體操作說明：制作出門證單據時，首先選擇“出門類型”，如1.銷售出庫（集團內）2.銷售出庫（集團外）3.停車急用出庫 4.索賠出庫5.計量檢測設備出門（集團內）6.委外加工出門 7.委外維修出門8.自有物資出門 9.廠家自帶物資出門10.環保物資出門11.三方物流出門，每種方式的出門類型根據部門不同而不同，可以根據自己需要而選擇一種出門類型，此項為必選項。

第二步要選擇運輸車輛牌號，該數據源于維護的車輛信息，若車輛維護中有此車牌號，輸入時，自動帶出對應的車型、車主、手機、公司等信息；若沒有維護車牌號等車輛信息，輸入車牌號時帶不出對應的信息，可進行修改。

第三步生成出門單號，系統自動生成，不可修改，默認以CM+部門代號+年月日+四位流水號組成。

第四步出門辦理日期，默認為系統當前日期。不可以修改。

第五步輸入出庫單號。

第六步生成出門證號。點擊【提交】，生成一個出門證號，若要打印該出門證號，點擊打印按鈕，彈出打印界面，點擊加載出門證點擊打印出門證按鈕即可打印。

2.部門審核。

模塊位置：【單據審核】===》【部門審核】

功能描述：審核需要出門的申請單。

具體操作說明：出門證提交成功后，在部門審核中查到該出門證單號，可以按照出門單號模糊查詢，點擊出門單號，在數據框中可以看到出門明細，點擊出庫單號，可以查看對應的明細，如（圖3.1）所示。

若是符合要求，點擊【通過】，審核通過的出門單進入財務審核模塊；若否，點擊【駁回】，此出門單作廢，重新開出門證。

圖2 .2

圖3 .1

3.財務審核。

模塊位置：【單據審核】===》【財務審核】

功能描述：審核申請部門領導審核通過的出門證的單據，財務審核后24個小時之內出門證號有效，超出無效。

具體操作說明：部門審核通過的出門證，財務模塊中找到出門證號，可以按照出門單號模糊查詢，點擊左邊的出門單號，在右邊數據框中可以看到出門明細，點擊出庫單號，可以查看對應的出庫明細。若是符合要求，點擊【通過】，財務審核通過的出門單才可以出門；若否，點擊【駁回】，此出門單作廢，重新開出門證。

4.單據查詢。

模塊位置：【單據查詢】

功能描述：按照出門證號、車牌號、申請部門、出庫單號、狀態、制單時間等條件查詢出門證，不同的出門狀態按照不同的顏色顯示，可以查看出門的圖片。

具體操作說明：輸入出門證號、車牌號、申請部門、出庫單號、狀態、制單日期等條件，支持模糊查詢，點擊出門單號，可以查詢出對應的出門明細。

5.單據掃描。

模塊位置：以門衛賬號進入，直接彈出一個掃描模塊。

功能描述：通過出門單號的明細與實物進行核實，保證出門物資的準確性。

具體操作說明：門衛掃描出門單號，若是出門單上有出庫單號，有幾張出庫單，就掃描幾次出庫單，出庫單明細就顯示出來，出庫單號顯示出來的明細與對需要出門實物物資核實是否一致，一致通過，若不一致拒絕出門，此出門單號作廢。點擊圖片，查看實物是否和照片的一致，保證出門物資的準確性。點擊【放行】，即可出門。實物和單據數量不一致或者和圖片不一致，點擊【拒絕出門】。

綜上介紹，本系統彌補了手工操作的不方便，可以方便實現在規定的時間內對出門實物結合出門證明細和圖片對出門物資進行核對，可對不同業務、不同廠區出門憑證實時、準確、完整地統計查詢，完善內部控制設計，堵塞管理上的漏洞，減少公司的經濟損失。并且能與其他系統實現信息共享、管理功能全面、易學易用，安全可靠，可以較好地實現出門物資的全面管理。