從詹金遜的鑒定觀看電子文件的前端控制

李夢飛+桑毓域

摘??要：在當今時代，電子文件越來越多融入各類社會生產實踐活動中，由于其自身的特點，為了保障其真實性和證據價值，電子文件的前端控制思想也被檔案學界所認可和實施。然而，筆者以為，詹金遜的鑒定思想對電子文件前端控制理論應當具有非常重要的現實意義。因此，筆者在本文中，立足詹金遜的鑒定觀，重新審視電子文件的前端控制思想。

關鍵詞：詹金遜;鑒定觀;電子文件;前端控制

隨著社會科學技術的發展，電子文件逐漸滲透到人們的各項社會實踐活動中，同時，它也因其越來越明顯的重要性而得到了人們與日俱增的關注，因此，如何始終保持電子文件的真實性和完整性也成了專家學者們不斷探討的話題，電子文件的前端控制理論應運而生。這一理論要求檔案管理人員對電子文件管理系統從設計階段就開始進行把握和控制。然而，在電子文件盛行的今天，詹金遜的鑒定觀點又重新引起檔案學領域的重視，他反對檔案人員參與鑒定的觀點，與電子文件前端控制的思想中，要求檔案人員參與電子文件形成的全過程的思想相去甚遠。然而，詹金遜的鑒定觀點雖然與目前更為主流的，以謝倫伯格為代表的鑒定觀差異頗大，但它不僅不過時，反而在電子文件盛行的當代，對其鑒定理論的發展，具有重要的參考和指導意義。

1??詹金遜的鑒定觀及其產生的時代背景

1.1??詹金遜的鑒定觀。通常情況下，我們往往將詹金遜的檔案鑒定觀概括為“行政官員決定論”，但是在筆者看來，這一說法不完全準確。詹金遜認為，“檔案的整理與編目必須確切反映其形成者的原始行政機關組織結構和文件保管體系”?[1]，因此，能夠對檔案進行鑒定的，與其說是“行政官員”，不如說是“文件形成者”。加拿大的檔案學者特里·庫克將詹金遜的檔案鑒定觀概括總結為：“檔案人員必須公正無私，他們的職責是保管行政活動中自然產生的可靠證據，確保檔案不被任意破壞，按照文件形成者賦予文件的原始結構和文件有機聯系進行整理和編目。”

事實上，正如庫克所概括的那樣，詹金遜認為，檔案人員的職責僅僅是負責保管已經形成的、經過挑選的檔案，而不是參與檔案的形成過程或者檔案的鑒定過程。在詹金遜看來，不論是檔案工作人員還是其他學者或是社會民眾，他們對文件形成者以及檔案的形成過程，尤其是檔案的鑒定進行任何形式的干涉都會影響文件的真實性。因為在文件形成過程中，一旦這一形成過程或形成者被施以干涉，檔案在社會歷史活動中自然形成的能夠反映某項社會歷史活動真實形成的過程將會遭到破壞。因此，詹金遜反對檔案人員參與檔案的鑒定，其根本原因也是為了保護檔案內容和形成過程的真實性和可靠性，盡量降低人為干涉所帶來的不良影響。

1.2??時代背景。雖然在當代看來，詹金遜堅決反對檔案人員參與鑒定的觀點太過偏激，然而這是由他所處的時代背景決定的。希拉里·詹金遜1882年11月生于倫敦，畢業于劍橋大學。之后不久進入公共檔案館工作。他于1932年參與創辦英國檔案工作者協會，并成為該組織的主要領導人之一。1938年起任公共檔案館第一副館長兼秘書。“二戰”前，他是國際聯盟所屬檔案專家委員會的主席。1943年出任英國陸軍部檔案顧問，參與指導意大利和敵國戰區的檔案搶救工作。1950年，在國際檔案理事會成立大會上，他當選為第一屆理事會副主席。1967年，詹金遜在英國薩塞克斯郡去世。他的一生都與檔案工作和研究緊密相連。

詹金遜所處的時代，機構具有相對的穩定性，所面臨的檔案也大都是歷史檔案和其他閉口檔案。同時，詹金遜的工作重點幾乎全部集中在中世紀和早期的國家文件上，特別是法庭文件和類似的司法和財政文件，這也是他不斷強調證據性的原因之一。顯而易見，這些閉口檔案的處理難度和復雜性，較之之后機構頻繁變動，開口檔案激增的時代的檔案管理，要相對簡單和輕松得多。除此之外，詹金遜“十分熟悉維多利亞——愛德華時代英國政府機構的法人文化，他相信一個可尊敬的、受過教育的、開化的政府官員在保護文件上能夠做出公正無私的判斷”。

也就是說，基于當時英國傳統的道德觀念，詹金遜對行政官員具有足夠的信任，他認為，較之檔案人員，文件形成者——行政官員是最了解自身部門所形成的檔案的，同時，他也相信他們能夠拋卻私心，客觀公正地對自己形成的文件進行挑選和鑒定。因此，詹金遜堅持認為，應當由文件形成者而非檔案人員來對檔案進行鑒定。歸根結底，他的鑒定觀所強烈捍衛的，依然是文件的真實性、可靠性和證據價值。這在當今電子文件的發展過程和管理過程中，毫無疑問是具有重要的理論指導意義的。

2??電子文件的前端控制

2.1??前端控制的思想根源。法國的檔案學者諾加雷最早提出前端控制的思想。他指出：“檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。”國際檔案理事會電子文件委員會在制訂《電子文件管理指南》的草案時，論述了在電子文件生命周期中，把握干預的時機是非常重要的。最后，它將“干預的時機”確定在電子文件管理系統的設計階段，將原先的對電子文件進行的干預提前到電子文件管理系統的設計階段，主張“在文件形成前采取行動”。?[2]

2.2??前端控制的產生背景。電子文件管理的前端控制思想的提出有著廣泛的社會背景和技術背景。第一，文件載體的變化。電子文件有其自身特點，主要包括“信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性”，等等。對紙質文件來說，其內容、背景和結構等都能夠在“紙張”這一載體中體現出來，不論是文件內容的更改，還是結構的變化，都會在紙質載體上表現出來。紙質檔案即便在歸檔之后因為各種原因有改動，改動的痕跡也很難被消除。因此，紙質文件的真實性和憑證價值更易被保護。但是這一優勢對電子文件而言則沒有。由于電子文件載體的特殊性，電子文件在管理、利用或者轉存過程中，都容易出現被篡改或者丟失的情況。不僅如此，對于非后臺技術管理人員來說，電子文件的改動有時候很難被察覺。鑒于此，從電子文件管理系統的設計階段開始就要對其進行“前端控制”的思想應運而生。

第二，文件保存的風險。鑒于電子文件對其存儲載體具有很大的依賴性，它的真實性和完整性較難得到保存。在電子文件的整個運動階段，很多環節都可能導致其失真。如，捕獲時格式的轉換、文件的復制、存取過程、系統的維護過程，等等。由此可見，電子文件在管理、利用、轉移等許多環節都具有諸多風險。因此，在電子文件管理系統的設計階段就對其進行“前端控制”是為了最大限度地保障電子文件的真實性和完整性，保護文件的證據價值和情報價值。

第三，文件數量的激增。隨著人類社會的不斷發展，各種各樣的社會活動不斷增多，隨之產生的信息量也爆炸式激增。特別是隨著各類電子技術的發展，電子文件成為產生并成為社會活動中產生的主流文件形式之一。然而，過大的信息量相互交錯，反而會降低利用者對信息的查準率。因此，檔案學者認為，在電子文件管理系統的設計階段，對電子文件進行信息判斷和處理的“前端控制”，以及對電子文件進行“全程管理”都是必不可少的。

3??詹金遜的鑒定觀對前端控制的意義

事實上，筆者以為，檔案學的專家學者們認為，檔案人員應當參與其中，對電子文件從設計階段開始就要進行前端控制，其目的是為了保證電子文件的真實性和完整性，保護電子文件的證據價值和情報價值，但是這一想法本身也有不少不足之處。在這一方面，詹金遜反對檔案人員參與鑒定的觀點有其理由，雖然詹金遜的鑒定觀針對的文件類型并非電子文件，但這一觀點依然對電子文件前端控制的思想的發展和完善具有重要意義。

首先，對電子文件進行前端控制，實際上是檔案人員對電子文件管理系統從設計階段就開始干涉，這樣有可能破壞檔案作為社會歷史活動真實記錄的原始記錄性。這種做法意味著，在社會活動中產生的文件已經不是一個完全自然的生成過程，而是有人為干涉在其中，即便是受過專業訓練的檔案學者們，也難免會有一定程度的主觀性，因而很難說前端控制這一行為能夠使得電子文件的真實性得到保障。

其次，要想對電子文件實行前端控制，保障電子文件管理系統在設計及其之后的管理階段能夠被客觀地控制，對檔案人員的行為進行約束是非常必要的。然而，即便有了對檔案人員的各方面的法律和規章的要求，其自身的道德觀念和職業素養也一樣需要。可是，當今時代的檔案管理員是否真的能如詹金遜所相信的“維多利亞——愛德華時代”的檔案鑒定人員一樣值得被信任？這也是一個值得深思的問題。

最后，電子文件管理系統設計階段的前端控制標準或準則很難實現統一。筆者認為，不同國家、地區的檔案機構有其自身特殊性和不同需求，因此，在前端控制的標準上，很難實現統一。即便會有一些統一的標準，在具體落實時，還是會因地因時而異。若不同的檔案機構使用不同的標準，則顯然會造成一種混亂的局面，并不利于保障電子文件真實性和完整性。

因此，如上文所述，筆者認為，詹金遜反對檔案人員參與鑒定的觀點在當下電子文件盛行的時代具有十分重要的意義。他讓我們重新思考電子文件前端控制的合理性，使得我們能夠進一步完善電子文件和電子文件管理系統的管理辦法，真正保障電子文件的真實性、可靠性和完整性。

參考文獻：

[1]T·庫克.1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響[R].第十三屆國際檔案大會報告集.

[2]王玲.電子文件環境下的前端控制[J].檔案與建設，2012（07）.

（作者單位：天津師范大學??來稿日期：2014-10-06）