論企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

曹滇俠

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)與文化一體化是必然趨勢(shì)，企業(yè)的一切活動(dòng)時(shí)刻與文化相伴，經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)漸漸變?yōu)楦与[蔽的文化建設(shè)競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)檔案具有豐富的文化內(nèi)涵，是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，是企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動(dòng)力。企業(yè)文化是在企業(yè)的發(fā)展歷程中形成的全體員工共同認(rèn)可并遵守的價(jià)值觀念和行為規(guī)范，它具有鮮明的時(shí)代特色。企業(yè)檔案不僅生動(dòng)、鮮活地記載了企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展歷程，更為企業(yè)文化建設(shè)提供了真實(shí)、可靠的資料，成為企業(yè)文化的“添加劑”。因此，只有進(jìn)一步強(qiáng)化和發(fā)展企業(yè)檔案工作，充分挖掘隱藏在企業(yè)檔案中的文化內(nèi)涵，才能適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化和企業(yè)文化建設(shè)不斷提出的新要求，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)。

1??企業(yè)文化的內(nèi)涵

企業(yè)文化，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中逐步形成的具有本企業(yè)特點(diǎn)的并為全體員工所認(rèn)同和遵守的企業(yè)愿景和使命、核心價(jià)值觀、企業(yè)精神、經(jīng)營(yíng)理念、道德規(guī)范、管理制度、行為準(zhǔn)則和企業(yè)對(duì)外形象的總和。

企業(yè)文化的內(nèi)容主要包括：第一，企業(yè)的價(jià)值觀和道德觀;第二，企業(yè)精神;第三，企業(yè)形象。具體地講，企業(yè)的價(jià)值觀和道德觀是企業(yè)文化的基石，是企業(yè)追求的方向和目標(biāo);企業(yè)精神是企業(yè)文化的本質(zhì)特征和核心組成，是企業(yè)發(fā)展之魂，企業(yè)形象是企業(yè)文化的綜合反映和外在表現(xiàn)，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。

企業(yè)文化建設(shè)就是對(duì)企業(yè)文化進(jìn)行梳理，提煉出企業(yè)文化中優(yōu)秀因素，引進(jìn)適合企業(yè)發(fā)展的企業(yè)文化因子，進(jìn)行企業(yè)文化設(shè)計(jì)，通過(guò)構(gòu)建企業(yè)文化理念體系，形成企業(yè)文化系統(tǒng)。然后，進(jìn)行企業(yè)文化實(shí)施，通過(guò)宣傳、溝通反饋、培育、行為轉(zhuǎn)換和長(zhǎng)期建設(shè)、完善制度、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，使得企業(yè)文化在企業(yè)中落到實(shí)處，最終形成具有本企業(yè)特點(diǎn)并為全體員工所認(rèn)同和遵守的文化理念。

企業(yè)文化建設(shè)的目的是在企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)有助于企業(yè)發(fā)展的氛圍，全體員工能夠按照企業(yè)文化的要求，規(guī)范自己的行為、體現(xiàn)企業(yè)的特色、塑造企業(yè)的形象，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)基業(yè)長(zhǎng)青。

2??企業(yè)檔案與企業(yè)文化的關(guān)系

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益，是記錄企業(yè)文化和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。

檔案本身就具有文化特征。隨著社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，社會(huì)就有了專門的檔案工作人員和機(jī)構(gòu)，其工作對(duì)象就是檔案，檔案工作的一切活動(dòng)都圍繞著檔案而展開(kāi)。人們把檔案工作作為一種文化形象進(jìn)行研究，這樣也就形成了一種“檔案文化”。于是，檔案文化就存在和發(fā)生于社會(huì)文化系統(tǒng)的全過(guò)程中，同時(shí)在這個(gè)過(guò)程中發(fā)揮著積極的作用，檔案的收集、整理、研究過(guò)程本身就是一個(gè)文化積累的過(guò)程。人們積累檔案的最終目的是為了保存歷史事實(shí)，深化對(duì)社會(huì)和自然的認(rèn)識(shí)，并在檔案中獲得歷史知識(shí)和價(jià)值觀念。人們從文化的角度去研究檔案和檔案工作，通過(guò)對(duì)檔案文化積累起來(lái)的歷史與文化成果，進(jìn)行研究、學(xué)習(xí)和掌握，并用以指導(dǎo)人們的社會(huì)實(shí)踐，反過(guò)來(lái)，又促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關(guān)系是相輔相成的關(guān)系。企業(yè)檔案保存、傳遞了企業(yè)文化，企業(yè)文化又孕育了企業(yè)檔案工作。企業(yè)檔案是文化建設(shè)的基石，它們?nèi)币徊豢伞Ｆ髽I(yè)文化建設(shè)與檔案管理并不是一對(duì)矛盾，而是可以相互促進(jìn)、相互利用的統(tǒng)一體。只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，才能為企業(yè)文化建設(shè)提供信息資源;只有加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，才能為企業(yè)檔案管理工作增添新的活動(dòng)和動(dòng)力。因此，兩方面工作不能割裂開(kāi)來(lái)，應(yīng)該是有機(jī)結(jié)合，相互促進(jìn)，相互彌補(bǔ)，相得益彰。企業(yè)通過(guò)對(duì)檔案的積累，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化的積累，構(gòu)成企業(yè)發(fā)展壯大與企業(yè)文化發(fā)展的動(dòng)力。

3??企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，它不僅僅是企業(yè)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，而且也是企業(yè)文化儲(chǔ)備的一種形式。盡管企業(yè)檔案具有多種性質(zhì)各不相同的載體，但其都以具體的物質(zhì)形態(tài)存在，具有直觀性、形象性的特征。檔案的價(jià)值在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中體現(xiàn)得越來(lái)越明顯。一個(gè)科學(xué)的決策取決于信息量和正確性，檔案是企業(yè)信息整體的一個(gè)非常重要的部分，企業(yè)對(duì)檔案的需求比過(guò)去更迫切了。因此，企業(yè)檔案工作完全能夠在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮出重要作用。

3.1??企業(yè)檔案是提煉企業(yè)文化優(yōu)秀因素的必要條件。企業(yè)文化從企業(yè)的創(chuàng)新就開(kāi)始產(chǎn)生，它可能是隱性的、潛規(guī)則的，不論你建設(shè)不建設(shè)，都會(huì)影響企業(yè)和企業(yè)員工的行為，都會(huì)影響企業(yè)的形象。與其讓員工受那種自生自發(fā)的企業(yè)文化影響，不如有意識(shí)地進(jìn)行企業(yè)文化建設(shè)，用一種適合企業(yè)發(fā)展的企業(yè)文化來(lái)規(guī)范員工的行為，促使企業(yè)員工秉承企業(yè)的價(jià)值觀，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的最大化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

進(jìn)行企業(yè)文化建設(shè)，首先就要對(duì)企業(yè)進(jìn)行歸納和梳理，“以史為鑒，可以知興衰”，提煉出企業(yè)文化中的優(yōu)秀因素，引進(jìn)適合企業(yè)發(fā)展的企業(yè)文化因子，以便于構(gòu)建適合本企業(yè)的企業(yè)文化理念體系。企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)的文化的記錄不是一種簡(jiǎn)單的記錄，而是通過(guò)分類與分析使員工和領(lǐng)導(dǎo)能夠很好地認(rèn)清企業(yè)文化建設(shè)成就與不足。同時(shí)，通過(guò)檔案管理員的梳理和價(jià)值判斷，可以“留其精華，去其糟粕”，從而更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。

所以，在對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的文化進(jìn)行歸納和梳理時(shí)，企業(yè)檔案具有不可替代的作用。通過(guò)檢查各類檔案，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀和特點(diǎn)、管理水平、運(yùn)行機(jī)制、企業(yè)發(fā)展前景、企業(yè)精神、經(jīng)營(yíng)理念進(jìn)行調(diào)查研究和分析，從中可以判斷企業(yè)優(yōu)秀傳統(tǒng)和企業(yè)精神，了解員工的基本素質(zhì)，認(rèn)識(shí)到企業(yè)急需解決的問(wèn)題和未來(lái)發(fā)展的障礙，把握企業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)文化的關(guān)系，最終提煉出優(yōu)秀企業(yè)文化中的優(yōu)秀因素，為下一步企業(yè)文化設(shè)計(jì)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2??企業(yè)檔案為企業(yè)文化設(shè)計(jì)提供參考和依據(jù)。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，企業(yè)檔案作為企業(yè)的記憶工程，是企業(yè)承前啟后、持續(xù)發(fā)展的橋梁。在企業(yè)文化建設(shè)時(shí)，企業(yè)檔案可以為企業(yè)文化設(shè)計(jì)提供依據(jù)，發(fā)揮重要的參考作用。

根據(jù)企業(yè)文化的定義，我們將企業(yè)文化分為三個(gè)層面：理念層、制度層、符號(hào)層，企業(yè)文化的設(shè)計(jì)包含了這三方面的設(shè)計(jì)。理念層的設(shè)計(jì)，包括企業(yè)愿景與使命、核心價(jià)值觀、企業(yè)精神、經(jīng)營(yíng)理念等設(shè)計(jì);制度層的設(shè)計(jì)是指約束和規(guī)范企業(yè)和員工行為的行為準(zhǔn)則、規(guī)章制度、責(zé)任制度、操作遠(yuǎn)程及特殊制度的設(shè)計(jì);符號(hào)層的設(shè)計(jì)主要包括企業(yè)標(biāo)志設(shè)計(jì)、服裝設(shè)計(jì)、辦公用品設(shè)計(jì)等，其核心是企業(yè)標(biāo)志的設(shè)計(jì)。

在進(jìn)行企業(yè)文化設(shè)計(jì)時(shí)，必須遵循歷史原則，尊重企業(yè)歷史，尊重企業(yè)傳統(tǒng)，形成企業(yè)特有的深厚的文化底蘊(yùn);要遵循個(gè)性化原則，突出本企業(yè)原則，體現(xiàn)本企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)、地域特點(diǎn)和人員特點(diǎn)，絕不能脫離本企業(yè)歷史而照抄照搬，缺少個(gè)性;還應(yīng)遵循可持續(xù)發(fā)展原則，在新的環(huán)境下使企業(yè)文化得到繼承和發(fā)揚(yáng)，并不斷提煉與升華，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和企業(yè)文化可持續(xù)發(fā)展。此時(shí)，企業(yè)檔案便可以起到聯(lián)系過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)的紐帶作用。國(guó)有企業(yè)檔案是本企業(yè)在生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成和積累的全部檔案總和。它理所當(dāng)然地記錄了企業(yè)文化發(fā)展的全過(guò)程。因此，企業(yè)檔案可以為企業(yè)文化設(shè)計(jì)提供依據(jù)，發(fā)揮重要的參考作用。

3.3??企業(yè)檔案為企業(yè)文化實(shí)施培育企業(yè)理念和核心價(jià)值觀提供生動(dòng)素材。新的企業(yè)文化需要一個(gè)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、實(shí)施的過(guò)程。只有讓企業(yè)員工高度認(rèn)同企業(yè)價(jià)值并將其轉(zhuǎn)化為自覺(jué)的行為，才能真正成為企業(yè)文化。企業(yè)文化實(shí)施，就是通過(guò)宣傳、教育培訓(xùn)、行為轉(zhuǎn)換和長(zhǎng)期建設(shè)、完善制度，使新的企業(yè)文化得到企業(yè)員工的廣泛認(rèn)同并成為自覺(jué)行為。

企業(yè)文化實(shí)施的重要手段就是企業(yè)職工培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)可以把企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、核心價(jià)值觀、企業(yè)精神、經(jīng)營(yíng)理念、道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則，以及企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，系統(tǒng)而詳細(xì)地介紹給企業(yè)職工，并經(jīng)過(guò)討論、總結(jié)和實(shí)習(xí)，加深理解，根植于企業(yè)職工頭腦中。但是要讓企業(yè)職工轉(zhuǎn)變觀念，從內(nèi)心深處接受新的企業(yè)文化，并不是一件容易的事，需要生動(dòng)的教材和反復(fù)的教育培訓(xùn)，才能使企業(yè)員工接受。

企業(yè)檔案作為企業(yè)的一種歷史文化對(duì)企業(yè)員工的思想認(rèn)識(shí)、道德修養(yǎng)、文化學(xué)習(xí)等方面具有啟迪、教益作用。同時(shí)，也是企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)的寶貴資料，為培育企業(yè)理念、核心價(jià)值觀提供生動(dòng)的素材。作者所在企業(yè)在建廠四十周年紀(jì)念活動(dòng)中，舉辦了征文、演講比賽、圖片展覽及紀(jì)錄片等活動(dòng)。在這些活動(dòng)中大量利用檔案，寫出了材料生動(dòng)、內(nèi)容翔實(shí)感人至深的好文章;在改革不斷深化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步建立的今天，企業(yè)求生存、求發(fā)展就離不開(kāi)檔案信息資源。我們正是利用聲像檔案這一獨(dú)特的功能，開(kāi)發(fā)它的綜合信息，配合企業(yè)奉行的“求實(shí)、創(chuàng)新、奉獻(xiàn)、爭(zhēng)創(chuàng)一流”的企業(yè)精神，利用聲像和照片檔案、資料編制了《紀(jì)念“平高”建廠四十周年歷程》的紀(jì)錄片和圖片展，形象地再現(xiàn)了“平高”集團(tuán)創(chuàng)業(yè)階段—成長(zhǎng)階段—發(fā)展階段—現(xiàn)代企業(yè)制度時(shí)期的光輝歷程和平高人艱苦奮斗、堅(jiān)忍不拔的品德，尤其是企業(yè)一直受到朱镕基、李長(zhǎng)春、李克強(qiáng)等黨和國(guó)家、省主要領(lǐng)導(dǎo)人的高度重視和來(lái)視察時(shí)的美好歷史瞬間，令人觸景生情，感慨萬(wàn)千，也將激勵(lì)后人去創(chuàng)造“平高”更加美好的明天。企業(yè)檔案在此對(duì)企業(yè)職工起到了極大的教育作用，比說(shuō)教更有效果，激發(fā)了他們內(nèi)心深處的工作熱情，對(duì)企業(yè)文化實(shí)施培育企業(yè)理念和核心價(jià)值觀起到了事半功倍的作用。

4??結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展歷程中的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富，是企業(yè)文化傳承和發(fā)展的重要組成部分，具有與生俱來(lái)的文化內(nèi)涵和特性。是本企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成和積累的全部檔案的總和，同樣記錄了企業(yè)文化發(fā)展的全過(guò)程。企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了真實(shí)、可靠的資料，成為企業(yè)文化建設(shè)的“添加劑”，在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。