人事檔案在高校人事工資管理中的應用

丁靈濛

高校人事檔案是高校人才的信息庫，由高校人事部門統一記錄、管理，以備考查利用，是實施工資制度改革的基礎，是高校組織人事工作的重要環節。充分應用高校人事檔案，使其有效輔助高校人事工資的管理工作，是一個值得關注的重要議題。

1??高校人事檔案的作用與功能

1.1??個人信息的記錄與保存。高校人事檔案是高校的人才信息庫，為高校的人事管理工作提供了高校內部各級員工信息的詳細記錄并將其進行保存，包括內部員工的家庭背景、升學經歷、職稱及工資待遇、個人懲獎經歷等，不僅為高校職稱的評定和行政職務的任命提供依據，也在人事工資管理中起到重要作用，其各級員工的工資歷史數據為工資調整提供了依據。

1.2??個人身份和能力的證明。人事檔案為高校招聘工作提供了應聘人員的個人身份和能力證明。高校招聘員工通過筆試和面試之后，再通過人事檔案對應聘人員作進一步了解，并確認其之前提供的信息的準確性，使招聘的選擇經得起歷史的檢驗。

另外，各高校在干部選拔和工資調整方面，為了保證干部選拔和工資調整的公平公正和準確性，工作人員需查閱相關員工的人事檔案進行核對和確認，避免記憶誤差或個別教職工為自身利益上報虛假信息的情況，同時使工作人員能夠及時發現并糾正錯誤的信息。

1.3??高校內部各級工作人員工作期間基礎材料的生成。高校內部各級工作人員在校工作時期的個人年度考核狀況、工作崗位變化、科研成果的統計、工資調整等相關信息的記錄，最終由人事部門工作人員統計歸入員工的人事檔案。因此，人事檔案中包括了高校內部各級工作人員工作期間基礎材料的生成，它與每個員工的自身利益密切相關。一旦記錄出現差錯，就會損害員工的利益，引起員工的不滿，嚴重影響員工的工作積極性。高校是否認真準確地整理和保存員工的基礎材料并歸入人事檔案，體現了高校是否充分尊重了內部各級工作人員的勞動成果，雖然看似簡單，卻十分重要和關鍵。

1.4??高校人事關系調動的依據。當高校內部工作人員要調動到其他單位時，接收單位就要依據其人事檔案中反映的工作經歷和工作表現來進一步評估員工的職位和工資待遇。如果沒有人事檔案提供的個人歷史記錄材料，就無法給接收單位一個客觀準確的表現證明。

2??高校人事工資管理中人事檔案管理應用存在的問題

2.1??制度不完善，管理不規范。當前我國高校人事檔案管理制度仍然不太完善。許多高校對于人事檔案材料收集制度、人事檔案查閱制度、人事檔案歸檔制度、人事檔案保管與保密制度等方面缺乏系統全面的規定。導致人事檔案材料的收集、歸檔、轉檔等環節，缺乏可遵守的制度。同時，許多高校并未明確人事檔案管理人員的崗位職責和懲獎方案。以上因素使得人事檔案管理人員容易出現做事粗糙、不規范，最終導致檔案材料缺漏丟失、被更改的情況。這些會導致工資套改的準確性，顯失公平。

2.2??人事檔案管理人員配備不足，專業素質普遍偏低。人事工資管理中應用人事檔案的環節是一項重要且繁瑣的工作，需要具備一定的專業能力和充分的時間精力才能保質保量地完成，然而，目前許多高校都面臨著檔案管理人員配備不足，這一環節的工作崗位往往由其他崗位的工作人員兼任，由于是兼任，管理人員的相關專業的素質往往偏低，工作效率低下，從而降低了高校人事工資管理的效率，阻礙了高校人事制度改革的進程。

2.3??相關工作人員缺乏對工作重要性的認識。由于許多高校從上至下都沒有充分認識到人事檔案管理工作的重要性和專業性，往往認為人事工資管理中的人事檔案應用是一項基礎重復甚至形式化的工作，與高校的發展關聯度低。因此，相關工作人員往往只在人事工資管理出現工資調整等工作，需要用到人事檔案時再臨時去查閱和整理檔案材料，沒有形成定期的有計劃的檔案管理程序。然而，隨著高校規模的擴大，高校內部工作人員的數量也不斷增長，人事關系流動性增強，人事工資管理中檔案管理應用的工作量也越來越多，越來越繁復，這種缺乏計劃和責任的管理方式，往往容易導致檔案材料缺失、信息錯誤失真等問題。高校人事工資管理中的人事檔案應用管理的相關工作人員的工作專業性、責任心滯后于高校整體規模的發展，對于高校的行政管理效率的提升、管理制度化的發展帶來了阻礙。

2.4??人事檔案管理信息化程度低。隨著信息管理系統的開發、應用與升級，高校普遍開展了信息化建設，通過建立數據庫來提升行政管理的效率。然而，目前有半數以上的高校沒有建立高校人事檔案信息數據庫，大量的人事檔案仍以紙質檔案的形式進行保管，沒有掃描成電子檔案，查閱、核對等過程也是手工操作。這種傳統的檔案保存方式使人事工資管理中人事檔案的應用效率仍停留在信息化時代之前的階段，落后于現代化的信息管理水平，阻礙了檔案信息在人事工資管理中的開發和利用。

此外，由于軟件不同的版本和技術的差異，各信息系統具有獨立性，各部門的信息管理仍處于各自為政的狀態，沒有建立相同的網絡，進行信息整合，所以雖然單個部門的工作效率提高了，但各部門之間的信息溝通仍有很大障礙。在高校的行政管理中，工資管理和檔案管理往往是兩個不同的系統，這也大大制約了高校人事工資管理中人事檔案的利用。

3??在高校人事工資管理中更好地應用人事檔案的對策建議

3.1??完善高校人事檔案的制度與規范，并嚴格遵守。高校人事檔案既是高校人事工資管理的歷史依據，又是高校人事工資管理的成果記錄，它記載了高校內部各級工作人員的工資調整狀況。高校需不斷加強高校人事檔案管理的制度與規范建設，完善人事檔案管理各個方面的制度，使高校人事工資管理中高校人事檔案的管理與應用規范化。

3.2??提高人事檔案管理人員的工作管理意識。狠抓思想建設，重視和加強高校人事檔案管理工作意義的宣傳，通過講座、召開會議等各種形式和網絡、校內媒體等各種渠道，讓相關工作人員充分認識到高校人事檔案的重要性，提高人事檔案管理人員的工作管理意識，提升相關工作人員的工作主動性。與此同時，高校應制定有效的懲獎機制，增強人事檔案管理人員的服務意識，通過激勵機制提升其工作積極性，為工作效率提供保證。

3.3??重視人事檔案數據的記錄，及時更新人事工資檔案。人事工資管理與人事檔案管理是相互作用、相輔相成的關系。高校加強人事檔案管理，只有檔案記載真實，才能保證人事工資套改的準確無誤，如職務晉升、職稱晉升等變動材料要及時歸檔，這是調整工資的基本保障。

因此，相關工作人員應積極建立人事檔案，將數據裝訂成冊，不斷檢查和補充歷史人事數據，規范操作流程，并對其進行有效的管理，從而做到保質和高效，保證數據足夠準確和新鮮，并甄別真假，為人事工資管理提供便利。

3.4??加強人事檔案管理人員的業務培訓。人事檔案工作是一項專業性很強的工作，應加強人事檔案管理人員的業務培訓。一方面，通過培訓提升相關工作人員的專業能力和素養，拓寬其知識面，提高其工作效率，推進人事檔案管理工作的現代化和規范化。另一方面，提升相關工作人員的職業道德和責任心，保證相關工作人員恪守職業道德，嚴于律己，認真準確完成工作任務的同時，注意保護個人信息的隱私。

3.5??完善高校人事檔案管理的基礎建設。隨著人事檔案材料的不斷增多，按照現實需求，完善高校人事檔案管理的基礎建設，設立、擴建專門的人事檔案室，并配置必要的防護設備，為人事檔案提供安全的保管環境。

3.6??建立現代化高校人事工資管理和人事檔案管理系統，并建立系統連接。充分利用現代化管理手段，選用合適的工作管理軟件，建立現代化高校人事工資管理系統和人事檔案管理系統，并就系統應用對相關工作人員進行培訓，使相關工作人員能夠熟練操作系統軟件。將人事檔案掃描存檔，利用Excel?電子表格等工具形成電子數據庫，實現利用電子數據庫進行信息的統計和匯總，提高工作效率，減少手工操作和重復操作。

在建立現代化高校人事工資管理和人事檔案管理系統的基礎上，將兩系統建立連接，提高人事工作管理中人事檔案的應用程度。如建立高校人事檔案信息查詢系統，使高校人事工資管理人員能夠利用網絡平臺進行人事檔案電子數據庫的查詢，保證了信息的質量和獲取的便捷性，全面提升了高校人事工資管理的工作效率。

4??結語

在保證高校人事檔案信息安全的前提下，充分應用高校人事檔案，使其有效輔助高校人事工資的管理工作，是一項不可忽視的任務。本文首先分析高校人事檔案的主要作用與功能，其次結合高校人事工資管理工作，對高校人事工資管理中人事檔案管理應用存在的問題進行解讀，最后針對這些問題提出完善高校人事檔案的制度與規范、提高人事檔案管理人員的工作管理意識等相對具體的對策和建議。