煤炭企業歸檔文件整理實踐與思考

劉麗平

國家檔案局于2001年1月1日實施行業標準《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》），河南省檔案局從2002年1月1日開始推行，并制定了《歸檔文件整理規則》實施細則（以下簡稱《實施細則》），要求企業單位可以參照執行。為了順應檔案的整理改革，平煤神馬集團也執行了《規則》及《實施細則》，至今已有13個年頭。經過長期實踐，體會有一些不利于實際工作的地方需要改進，提出一些個人看法。

1??歸檔文件有些不宜合并

《實施細則》第二條第七款規定“請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書作為一件”。筆者經過長期的歸檔文件整理工作實踐，認為這樣不太合理，因為如果這些文件被視為一件，這樣在輸入檔案管理軟件系統或填寫歸檔文件目錄時，只能登錄批復件的信息，而不能登錄請示件的信息，手工檢索或檔案管理軟件條目級檢索時就檢索不到請示件的信息，而且有些批復可能沒有請示件歸檔，這樣也造成了批復件里有無請示件的不清楚，形成了一筆糊涂賬，給檔案檢索帶來不必要的麻煩，建議以上情況兩個文件共存時還是按兩件來處理。

另一種類同情況是《實施細則》第二條第五款規定“轉發文件與被轉發文件作為一件”。文件在被轉發時轉發文標題中可能只會出現被轉發文的文號信息或部分標題信息，一般不會把被轉發文的文號、標題等信息全部體現，如果不登錄被轉發文的信息，這樣在沒有實現檔案計算機全文檢索的單位就容易出現被轉發文查找不出情況，還是按兩件處理較好。

2??歸檔文件整理還是編頁碼好

2001年《規則》頒布實施，新的規則對文書檔案整理進行了比較大的改革，改“卷”為“件”，對歸檔文件的整理單位按“件”，而不再按“卷”，檔案整理細節上也進行了變動，其中沒有明確規定要編頁碼，而只用在歸檔文件目錄里填寫上“頁數”。《實施細則》培訓時也指出不必再編制頁碼，只用數一下頁數，填在歸檔文件目錄里即可，這樣好多單位在歸檔文件整理時就不再編寫頁碼，而是數一下頁數，標注在文件的結尾處，以便登記歸檔文件目錄時填寫。筆者認為這樣很不嚴肅，也很不科學。

首先，數頁碼工作本身有很大的隨意性，不在頁面上標注數字，就不能確定文件的準確頁數。例如，一份文件，你數了是50頁，他數了是52頁，那如何鑒定誰數得對與錯呢？或者有些不負責任的人根本就不去數，大致估一下說它有51頁，那也只有天知道對錯。如果日后此份文件原件借出了，歸還時還需要再數一下頁數的，如果歸還時的頁數跟原先標注的頁數不符，那又該如何處理呢，是原先工作有誤，還是借閱者少還了呢？因此只有標注了頁碼，才能知道頁數是否數對了，才能分清責任，避免日后借閱可能產生的糾紛。其次，如果歸檔文件不編頁碼，就不容易排列文件的次序，特別是文件在提供利用需要復印時，不容易固定文件的先后順序，給利用和管理帶來不必要的麻煩。

3??歸檔章的設置增加“頁數”項

《實施細則》第三十二條規定“歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、室編件號、館編件號等項目”。根據要求，歸檔章的設置里沒有“頁數”項，而歸檔文件目錄里設置有“頁數”項，我們就在文件的結尾處標注上頁數，然后在打印目錄或輸入檔案管理系統時輸入“頁數”信息，這樣問題雖然解決了，但很不方便，在輸機時還要翻來翻去地看，建議在歸檔章里增設“頁數”項，填寫歸檔章時直接填上，更方便檔案的整理和利用。

4??件號宜采用保管期限下流水編制

《實施細則》第三十一條規定“室編件號的編制辦法為：按不同保管期限依文件排列順序每年都從‘1開始編制。在同一保管期限內，類目與類目之間件號可以連編。企業事業單位過去按同一年度、同一類目、同一保管期限內從‘1開始逐卷流水編號的方法，在這次改革中可保持不變”。

由于筆者所屬煤炭企業檔案整理時采用的《煤炭工業企業檔案分類規則》（試行）規定“黨群類、行政類、經營類、生產技術類四大類檔案均在一級類目內分年度整理檔案，按二級類目進行編號排列，編號不考慮案卷的保管期限特征，在案卷排列時，應按照永久、長期、短期的順序排列”，所以，我們集團在執行《實施細則》時按照要求沒有改變編件號的方法，采用的是“大類——年度——件號”編制方法，不同保管期限間的件號是連編的，這樣在需要插件時就出現了問題：由于各種原因不能按時歸檔的文件只能排列在大類該年度的后面，對檔案管理非常不便。很多時候會出現該年度的最后又出現永久性檔案的情況，造成檔案整理編號的混亂，建議煤炭企業在編制件號時也區分不同保管期限分別編制，這樣既便于檔案管理，也便于發生特殊情況時對永久檔案的及時搶救。

5??歸檔章的填寫宜用鉛筆

《實施細則》第三十三條規定“填寫歸檔章項目應使用碳素墨水等符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫”，其實結合檔案整理工作實際，對于歸檔章的填寫要求完全沒有這個必要。

在日常工作中，填寫歸檔章時，經常會出現件號編錯、其他內容寫錯、文件漏編、分錯類、需插件等情況，如果用碳素筆或黑色水筆等填寫，就不容易擦除和更改，再說歸檔章本來就是檔案整理時加上去的，不屬于檔案的構成部分，只是為了便于查找檔案而做的“標記”，同頁碼一樣，都屬于文件歸檔后對檔案整理時的再加工，沒有必要像要求檔案制成材料那樣去要求歸檔章要用符合檔案保護要求的字跡材料來填寫，既然編頁碼時用鉛筆就是怕編錯時好擦除，同樣填寫歸檔章也建議采用鉛筆。

6??二套檔案不宜裝訂成冊

《實施細則》第十三條規定“歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理;一套按不同發文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集”。眾所周知，文書檔案之所以要進行立卷改革，要改“卷”為“件”，因為“件”不管是在整理上，還是在提供利用上，都比“卷”有更多的優勢，是適應現代化管理的有益嘗試，“卷”在好多時候暴露出不少的弊端，因此，國家檔案局才順應時代發展推出了《規則》，進行文書檔案的立卷改革。

在實際工作中，二套檔案的利用其實比一套檔案的利用更加頻繁，一來是因為好多利用者來借閱檔案時能直接提供文件的文號或標題、年度、發文單位等信息，從二套檔案里很容易就能查找出來;二來是即使不能提供上述信息，檔案人員通過檢索查出文件文號信息后，為了保護一套檔案原件，也習慣提供二套檔案來利用;三來檔案的利用一般都是單份文件利用，很少有需要查閱一個發文單位一個年度所有文件的。綜上所述，如果把二套檔案裝訂成冊，不但違背了《規則》提倡的改“卷”為“件”精神，也不利于檔案的復印和提供利用，建議二套檔案也同一套檔案一樣，以“件”為單位來整理。

7??文件單份裝訂不宜用縫紉機

《實施細則》第十八條規定“歸檔文件采用線繩裝訂，文件較薄（2頁～39頁）的用縫紉機裝訂”。根據筆者多年的檔案工作實踐，縫紉機裝訂對檔案紙張的損壞極大，操作時掉落的紙屑也容易對縫紉機造成破壞，這種危害是雙向的，特別是對檔案紙張造成的危害是不可逆的，而且縫紉機裝訂不容易拆，不利于檔案數字化處理和提供利用時的復印。我就曾遇到一個檔案利用者，把借出的檔案復印時，直接把縫紉機裝訂部分給裁掉了，破壞了檔案原件，這引發了我對檔案裝訂方法的思考。檔案裝訂的原則是應盡量減少對檔案紙張的損壞又便于檔案的數字化、復印和利用等，現在檔案數字化工作都提上了工作日程，但檔案數字化是建立在檔案規范整理基礎上的，檔案整理裝訂在前，數字化處理在后，建議較薄檔案的裝訂可以采用三種易拆又牢固的方法：一是包邊，在文件的左上角用牛皮紙包邊后用細棉線線裝;二是采用不銹鋼釘裝訂;三是采用簡單線裝，就是像訂書機裝訂那樣，只不過把訂書機改成縫衣針、訂書釘改成細棉線。

8??文件排列、裝盒不宜按文件來源“一刀切”

《實施細則》第二十六條規定“歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。上級來文集中排列在本級檔案文件之前，下級來文集中排在其后”，第三十九條規定“裝盒時，上級文件與下級文件，應分開裝盒。一般不與本機關文件混裝（針對本機關的文件除外）”。

依筆者看來，上述規定有前后自相矛盾的地方，可操作性不強：一方面，既然歸檔文件要“按事由結合時間、重要程度等排列”，那么，就是強調了文件排列首先應該按事由也就是問題來排列，而同一問題的文件，可能牽涉到上級、本級、下級。如下級單位就某一問題請示上級主管部門，就需要下級單位先出一份請示，再以本級單位名義向上級主管部門請示，最后上級主管部門才會出具批復，凡此種種，這樣，就不可能實現“上級來文集中排列在本級檔案文件之前，下級來文集中排在其后”，如果硬要按文件的來源排列，就割裂了文件之間的事由聯系。另一方面，裝盒是按照件號順序來裝的，而件號又是根據文件排列決定的，既然前面已經明確要求上級、本級、下級文件不能混排，那么，“針對本機關的上級文件與下級文件”也就不可能與本機關的文件排列在一起，怎么又會與本機關文件裝在一個盒子里呢？為了便于檔案的查找，建議歸檔文件排列、裝盒時還要按問題，而不是按文件的來源。

《規則》實行已有十幾年，而且《歸檔文件整理規則（修訂）》已列入國家檔案局檔案館（室）業務指導司2014年度檔案行業標準制修訂項目計劃，期待國家檔案局出臺新的《規則》后，河南省檔案局也隨之出臺更合理、更科學的《實施細則》，以促進歸檔文件整理水平的提高，為檔案的整理、保管、利用提供更好的保障。