當前醫療衛生機構宣傳檔案信息建設芻議

李尤佳

近年來，隨著醫療衛生制度改革的逐步深入，醫療市場開放程度越來越高，在競爭日益激烈的醫療大環境格局下，醫療衛生機構的美譽度與知名度已成為其發展壯大的一個重要方面，因此，宣傳工作隨之成為醫療工作中的重要組成部分。由此產生的宣傳檔案信息管理工作已經成為醫療衛生機構檔案信息管理中不可或缺的重要一環。大力加強醫療衛生機構宣傳檔案信息建設，不僅為醫療衛生機構學術及科研工作提供重要的基礎和條件，還可提升新形勢下醫療衛生機構的良好形象，增強大眾對醫療衛生機構的信任度，不斷推進醫療衛生機構現代化建設。

宣傳檔案信息涵蓋了醫療衛生機構建設與發展主線的重要事件記錄，是醫療衛生機構工作計劃和決策協調運行的重要參考資料。實現宣傳檔案信息的科學化、精細化管理，可促進醫療衛生管理方式由粗放型向精細化的轉變，提高醫療衛生機構的整體科學管理水平;同時，通過引導正確的輿論導向，也建立并良好地維護醫療衛生機構的品牌形象與口碑，構建和諧醫患關系。

1??醫療衛生機構宣傳檔案信息建設亟須改善

目前，醫療衛生機構在宣傳檔案信息的實際管理工作中，還存在著一些問題，諸如宣傳檔案管理部門的信息化程度仍然偏低，檔案資源中蘊藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用等，影響著醫療衛生機構宣傳檔案管理現代化建設。

1.1??醫療衛生機構重宣傳，輕宣傳檔案信息的管理與利用。宣傳檔案工作建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的。目前還存在著以下問題：一是醫療衛生機構一般均較重視宣傳工作，但對宣傳的基礎與成果——宣傳檔案信息資料的管理與利用這一環節卻較為忽略。作為醫療衛生機構，其中心工作是醫療，宣傳檔案工作并沒有被真正重視起來。在醫療衛生機構的管理工作中重視宣傳，而輕視宣傳檔案管理的觀念較為普遍。二是新形勢下宣傳媒介不斷發展變化，包括平面媒體、電視媒體、廣播媒體及網絡媒體，由此產生的形式多樣的各類宣傳檔案有很大的利用價值。但大部分醫療衛生機構由于沒有檔案專業人員，宣傳檔案信息工作并無專人負責，多是兼職，也缺乏科學規范的工作制度。三是各醫療衛生機構根據各自的實際情況進行工作，多停留在把新聞、信息等宣傳出去，把內容留底保存下來。對于宣傳檔案信息如何收集、如何分類、如何歸檔、如何利用等，并沒有一個較為規范的辦法，這是一個亟待規范的、易被忽略的工作環節。

1.2??宣傳檔案信息化管理方式落后。目前醫療衛生機構宣傳檔案管理的信息化程度仍偏低，并沒有把如何有效利用宣傳檔案信息這個環節納入到整體工作中來，致使檔案資源中蘊藏的豐富信息并沒有得到充分挖掘和利用。一是部分醫療衛生機構僅采取了單一的傳統紙質檔案的歸檔管理方法。有的甚至并沒有建立卷宗總目錄，分類也比較模糊。僅少數醫療衛生機構既有傳統歸檔檔案，又采取了電子歸檔法，方便之后的查詢與利用。二是在檔案信息儲存和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化過程中，還有許多具體問題需要加以解決。三是一些醫療衛生機構提升全員檔案意識和各科室配合檔案工作不夠，隨著辦公自動化的快速發展、電子文件的產生和歸檔、信息共享與信息安全等問題出現，使醫療衛生機構宣傳檔案管理現代化建設的任務更加繁重和緊迫。

1.3??宣傳檔案信息化管理人員隊伍素質不高。一是從事醫療衛生機構宣傳檔案信息化工作人員的專業性不強，對宣傳點的把握不夠，這就導致了宣傳工作缺乏內涵和實質，內容空洞，不易引起受眾的認同與重視。二是不少領導干部檔案意識淡薄，認為宣傳檔案信息工作是檔案工作人員的事情，不重視宣傳檔案信息工作，甚至認為可有可無，進而對加強宣傳檔案信息工作有利的事情不支持、不贊同。三是在公立醫療衛生機構中，部分醫療衛生機構的宣傳工作直接歸屬于黨辦，由于人手少，此項工作成為黨辦工作人員的兼職，無法全身心地投入;部分醫療衛生機構雖有專門的部門，但依然面臨人員缺乏的問題，最大的短板在于和臨床一線科室關系保持得不夠緊密，一線的新聞，包括新技術、新成果、新聞事件等通常無法第一時間得到，這就導致了宣傳信息存在著滯后性。

1.4??宣傳檔案信息管理工作制度不健全。目前，多數醫療衛生機構僅建立了宣傳工作制度，還沒有建立健全科學的宣傳檔案信息管理制度，缺乏有效的管理機制。一是形成的宣傳檔案信息資料不能及時集中統一管理，主要由各科室分散保管或個人保存，用完之后不是歸為己有就是下落不明，檔案資料流失現象嚴重。許多對醫療衛生機構工作有價值的醫療活動或有紀念意義的社會活動，沒有留下真實、完整、系統的檔案資料。二是有的按照傳統的工作方式方法，如果人員更換就根據個人習慣對工作方法進行調整，缺乏連續性。三是有的醫療衛生機構宣傳檔案管理范圍不明，內容界定不清，缺乏一套科學統一的管理制度標準。

2??加強醫療衛生機構宣傳檔案信息建設的對策建議

適應新時期醫療衛生事業改革和發展的需要，建立科學、高效和實用的宣傳檔案信息管理體系是目前醫療衛生機構宣傳檔案信息管理工作者面臨的新挑戰和新課題。結合國家檔案局及國家衛生計生委頒發的《醫療衛生機構衛生檔案管理暫行辦法》等法律法規和醫療衛生單位的特點，按照通用性原則，做好檔案資料的收集、整理和利用，由原來的邊緣化向著管理內核靠近，為醫療衛生機構的廣大醫護人員、管理人員提供及時、準確、有序的信息資源，為領導科學決策提供有價值的資料是檔案信息建設工作的核心。

2.1??努力轉變傳統的服務方式。由傳統的紙質檔案信息建設、平面傳媒方式、圖文宣傳手段全面向數字化、信息化檔案建設、立體數字傳媒方式、多媒體綜合性宣傳手段轉變，努力從服務質量、技術進步、管理手段、人才隊伍建設和利用效能等方面進行嘗試、突破和創新，做到與醫療衛生機構的現代化服務無縫對接。同時，強化領導層的檔案意識。充分認識到宣傳檔案信息建設工作是醫療衛生機構管理工作基礎之一，是重要的信息資源。宣傳檔案信息建設工作的建設完善是一個單位管理水平和文明程度的體現，從而加強對宣傳檔案信息建設工作的投入與建設力度。

2.2??科學編制詳細的檔案分類方案。醫療衛生機構宣傳檔案信息需要收集的材料涉及醫療衛生機構的各個方面，隨著計算機技術和信息服務的飛速發展，原來的歸檔范圍已不能適應新形勢發展的需要。應根據檔案種類科學調整，制定出切實可行的歸檔范圍。為實現檔案實體分類、編號、排架、檢索的科學化和規范化，充分發揮檔案的作用，更好地為醫療衛生機構各項工作服務，要詳細編制科學的檔案分類方案，主要包括：歸檔目的、歸檔原則、體系結構、總目錄、分目錄的編排，分為一級類目的劃分與標識、二級類目的設置和標識等。而且，在有科學分類的傳統檔案的同時建立完善電子歸檔法，方便日后的查詢與利用。

2.3??積極進行檔案信息資源的開發與利用工作。一是要積極擴大現有宣傳檔案信息的藏量，豐富其資源，歸類建檔。做到種類上分類明確，內容上全面豐富，載體上新舊配合。二是要加強對檔案信息的加工、整理和分析研究。把有限的宣傳檔案信息資源變成信息量更大的信息資源，突出信息資源的拓展應用。三是加快宣傳檔案信息建設的網絡化、合作化、集成化發展。充分利用互聯網、局域網優勢，加強兄弟單位、兄弟科室、協作單位之間的聯網，激活資源存量，互通互補，擴大信息資源的利用量，實現信息資源的集成、融合與共享。四是在醫療衛生機構網站中建立相應的欄目，將一些新聞報道、科普文章、圖片等宣傳檔案信息納入其中，形成宣傳信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套自動化軟件，即宣傳檔案信息管理網絡，將會為這些宣傳檔案信息的利用共享起到積極的作用。五是在宣傳部門與各臨床一線之間也應建立一套相對簡便易操作的信息傳輸系統，同時，各臨床科室應配備一名經過專門培訓的信息員，制定制度，由專人負責，確保把臨床一線的信息及時地傳遞到宣傳部門，形成良性循環。

2.4??建立健全檔案信息檢索與管理系統。宣傳檔案信息管理工作作為醫療衛生機構管理的一個重要組成部分，一是必須堅持“以人為本”服務理念，走出創新之路，努力實現檔案工作網絡化管理。二是建立相對穩定的宣傳檔案信息化管理體系，是醫療衛生機構宣傳檔案信息建設的一項基礎性工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機連接的戰略之舉。針對傳統信息檢索系統的缺陷和不足，建議選擇智能搜索引擎技術作為核心支撐技術，對檢索過程進行科學謀劃和開發，使之成為完善和提升宣傳檔案信息檢索手段的重要途徑。三是必須高度關注計算機相關領域的最新發展動態，積極地將其中的創新技術應用于宣傳檔案信息檢索領域，建立健全信息的檢索與管理系統。并且要完善檔案管理系統和嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網絡安全應對策略，加強監控。

2.5??切實實行宣傳檔案信息一體化管理。對整個醫療衛生機構的信息管理來說，宣傳檔案信息管理系統就是一個信息資源子系統。需要切實做到：一是在保證數據安全保密前提下，整合宣傳檔案信息資源，實行統一管理、資源共享。二是將宣傳檔案信息管理這個子信息資源融入醫療衛生機構整體信息化工作中，這樣就不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。三是實現網絡查詢、遠程查詢，變實物檔案室為虛擬電子檔案室。在整合信息資源的基礎上構筑一個宣傳檔案信息查詢平臺，使檔案查詢更加便利，并且不受時間、空間限制。

2.6??建立一支高素質的檔案信息管理人才隊伍。檔案信息化管理，人才是關鍵。一是要重視宣傳檔案信息管理工作人員的素質培養，為其提供學習機會，加強繼續教育或者深造。二是要從職稱晉升等方面對檔案管理工作人員給予與醫療衛生機構主系列專業人員同等的待遇和機會。三是要制定信息化建設的中長期規劃和短期目標，吸引和培養專業型人才，打好宣傳檔案信息管理工作的基礎。宣傳檔案信息管理工作者也要強化技術能力和安全防范技能，更好地為醫療工作服務。

*課題名稱：河南省醫療衛生機構宣傳檔案信息建設研究，榮獲河南省社科聯、河南省經團聯調研課題2013年度優秀調研成果一等獎。