市政基礎設施工程檔案接收工作存在問題及對策

谷芳

1??引言

市政基礎設施工程檔案是在市政基礎設施工程建設過程中形成的具有保存價值的圖紙、文字、圖表及聲像等多種載體的文件材料。在市政基礎設施工程施工過程中，檔案接收工作直接關系到后期的檔案管理效果。當前工程檔案的接收工作還存在較多問題。

2??市政基礎設施工程檔案接收工作中存在的主要問題

2.1??工程檔案前期文件的數字化工作成為歷史遺留的問題。完整的工程檔案是從工程的立項、設計、開工、施工過程到最后竣工驗收的全部文字資料和圖紙。而實際工作中，對工程檔案的歸檔往往是從工程的開工開始，特別是對于那些施工時間長、牽涉單位或部門多、年代久遠的項目來說，缺少前期文件或原件資料丟失。因此前期資料的收集成為工程資料歸檔的一個“瓶頸”，工程檔案前期文件的數字化工作也就成為一個歷史遺留的問題。

2.2??缺乏對工程施工過程資料的前端控制。對工程檔案的管理工作并不是在工程竣工驗收后才開始收集、歸檔，而是在工程建設前期，就應將檔案編制工作一齊納入到工程建設之中，與工程施工同步進行，監督施工單位按照相關工程檔案編制要求真實地記錄施工情況，準確地填寫數據，避免施工資料滯后性。

2.3??對聲像檔案的管理上存在薄弱環節。工程檔案的載體形式應該是多樣化的，不僅有紙質材料，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設活動的方式越來越重要。但實際的工作中，管理人未對聲像檔案進行科學而合理的存檔、保管、利用。因此，主要資料存在了個人手中，導致資料的最后遺失。

3??防范市政基礎設施工程檔案接收工作問題的對策

3.1??加強對市政基礎設施工程檔案管理工作重要性的認識。檔案是人類社會實踐活動的真實記錄。充分開發利用檔案信息資源，對實現知識的價值和推動知識經濟的進程有著重大意義。領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓單位的領導者認識到檔案是“單位知識資產和信息資源的重要組成部分”，要將檔案工作納入單位的生產經營活動的工作計劃中，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，

對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。

3.2??做好市政基礎設施工程檔案接收工作的前期策劃。首先，確定工程項目檔案歸檔前期策劃思路：檔案管理部門根據建設項目文件歸檔范圍，結合項目具體情況，提前制定項目歸檔前期策劃，明確工程建設各階段、各類文件收集整理的責任人員、歸檔時間及整理標準，作為項目各參建單位項目檔案工作的依據和指導。其次，確定歸檔范圍。項目檔案是指電網建設項目在立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設計、施工、調試、監理、竣工驗收及試運行全過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質、光盤等不同載體的全部文件材料。最后，明確檔案形成進度及要求。項目檔案管理工作要與項目建設同步進行。項目申請立項時，即開始項目文件的形成、積累和整理工作，要明確合同相關方提交項目檔案的套數、案卷質量、移交范圍、移交時間及電子文件等具體責任要求。

3.3??嚴格按照檔案要求，做好接收工作。紙質文件字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備，并且歸檔的文件材料應為原件。錄音、錄像文件應保證載體的有效性。歸檔文件應編卷、冊、分冊，每卷應有總目錄及分目錄。冊下可分為分冊，由立卷單位根據內容多少劃分;卷內材料尺寸應統一;裝訂的案卷四邊應齊整，裝訂要用棉線，不允許有金屬物。

3.4??檔案信息化管理中電子檔案接收與歸檔的方法。目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：①對上交的原始紙質檔案文件進行掃描，保存掃描的文件。②要求建設單位提交完整的原始電子文件。

4??結束語

從實際情況看來，要更好地實現市政基礎設施工程檔案信息化管理，要求單位加大檔案管理的資金投入，增強科學技術力量，建立健全最終實現以用戶為中心、以數字化信息資源服務為目的的服務模式，通過加強市政基礎設施工程檔案的接收工作，提高檔案接收質量，提高建設市政基礎設施工程檔案信息化管理水平。