機關檔案管理適應信息化建設新要求

衛(wèi)巧麗

當今，辦公自動化、無紙作業(yè)等技術已然進入大家生活、學習和工作中，檔案的處理方法也伴隨著這些技術進步發(fā)生了大轉變，主要表現在檔案工作人員面臨的是越來越多以光盤為主要儲存?zhèn)鞑ッ浇榈挠嬎銠C讀取方式。伴隨著互聯(lián)網信息化的進步，檔案管理現代化已經成為檔案管理的必要動向。檔案管理的信息化是全面、長時間的工作，要求檔案管理人員主動參與其中，檔案管理人士的管理水平及意識、管理的軟硬件設施等都對檔案管理的信息化有著十分重要的作用。在互聯(lián)網迅猛發(fā)展的時代，檔案管理進入電子信息管理是這個時期所賦予我們的使命，也對機關的檔案管理工作提出了新要求。

1??機關檔案管理現存的欠缺與不足

1.1??社會效益不能充分發(fā)揮。機關檔案工作是機關工作的組成部分，機關檔案室是機關的內部組織機構。相關制度規(guī)定機關檔案工作的任務中強調機關檔案要為機關工作服務，強調機關檔案工作要做好保密工作，確保檔案和檔案機密的安全。這使得機關開展檔案工作時僅關注到了機關本身的利用，而忽略了來自社會的利用需求。只強調到了檔案的保密，而沒有強調檔案的開放。雖然在《檔案法》相關法規(guī)中，說明機關的現行文件在經過同級或上級機關批準后，可以對外提供利用，但因為手續(xù)的繁雜和保密觀念的根深蒂固，對外提供利用往往不能實現。從機關檔案室作為機關的內部機構角度來看，機關檔案室必然站在機關立場上，因而對保管的檔案信息理所當然采取保密狀態(tài)，本能地限制甚至排斥對外提供利用。

1.2??提高檔案管理水平的自我動力不足。檔案管理工作的目的是為本機關和上級機關服務，可以說，機關開發(fā)檔案工作的動力源于檔案工作對機關參考、咨詢、決策及保存機構記憶所起的作用。如果機關僅從為自身服務這一動力出發(fā)，完成相應的檔案管理工作，并不需要進行太大的投入就能做到。很多機關對檔案管理工作不積極的原因之一，是機關對檔案管理水平沒有過高的要求。機關檔案工作是我國檔案事業(yè)有機組成部分，機關檔案工作肩負著為國家積累檔案史料的任務，就這一點來說，機關檔案管理工作屬于公共事業(yè)管理的范疇。作為我國檔案事業(yè)的基礎，顯然，機關檔案工作的質量高低影響著整個檔案事業(yè)管理水平的高低。

1.3??檔案在整體工作中的地位不高。機關檔案室作為機關的內部組織機構，其經費來源于機關內部資源的分配，而各機關因職權的不同，可支配的財力也有差異。機關檔案工作相對前沿的業(yè)務工作而言，并不直接與機關的職能、職權相關，是機關幕后的服務工作。機關檔案工作需要依靠機關領導的重視才能有效開展，但是，一般說來，領導重視程度欠缺，是機關檔案工作長期面臨的不爭事實。機關檔案室作為機關部門機構的附屬性，是制約機關檔案提供社會利用，制約檔案管理水平提高的根本原因。可見，如果不改變機關檔案工作對機關的附屬性，要開展機關檔案提供社會利用，提高管理水平，單依靠制度和監(jiān)督的完善是難以做到的。

2??信息時代機關檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理，僅能實現單一數據的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應科技發(fā)展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。隨著時代與科技信息的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理終將被網絡化的檔案管理所取代。系統(tǒng)化、網絡化的檔案管理，一方面可以節(jié)省更多的資金與勞動力成本，另一方面可以提高檔案信息的利用率，從長遠來看，具有不可估量的積極意義。所以，對于每一位管理人員而言，轉變觀念，樹立現代化的檔案管理理念，是一項迫切的任務。

2.1??對傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”。信息化社會對知識的評價標準是知識對經濟的推動力，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識和資源轉化為生產力，才能得到社會的認可。因此，要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉變服務觀念，大力開發(fā)檔案信息資源為社會和發(fā)展經濟服務。

2.2??對傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)。當前，我們大部分的檔案工作仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現了網絡化，但是網絡上并沒有多少可以傳輸的檔案信息，難以達到傳輸的高容量和網絡化，難以形成新的知識生長點，也難以為社會經濟發(fā)展服務和供社會共享。檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度;引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3??對檔案工作者自身素質提出的挑戰(zhàn)。新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建立高素質的專業(yè)人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本檔案管理理論，又要熟練掌握計算機技術，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質。因此，運用檔案來傳播知識，促進經濟發(fā)展，使檔案中的知識轉化為現實的生產力，成為新的經濟增長點是檔案工作者義不容辭的責任和義務。

3??如何建立適應信息化時代檔案管理的新思路和新方法

在過去很長一段時間里，由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成的思路和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術的迅速發(fā)展和對社會生活的巨大影響，已經讓檔案工作者認識到計算機、網絡等已成為檔案管理工作不可缺少的技術工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實現檔案管理思想的現代化，才能抓住機遇，開拓進取，以開發(fā)的視角，積極尋求檔案工作的生長點，在較高層面上來籌劃檔案管理的現代化建設方略。

一要主動創(chuàng)新服務社會。長期以來，檔案部門塑造的是一個封閉、被動保守的服務形象。隨著新技術的應用，現代管理方式也發(fā)生了變革，管理理念由傳統(tǒng)的“人浮于事”向“人精于事”轉變。整個社會對“以人為本”及社會創(chuàng)新意識的提倡，也影響著檔案部門。同時，社會的需求與承認也會大大促進檔案事業(yè)的發(fā)展。在市場經濟條件下充分利用檔案信息資源變得愈來愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規(guī)范化的科學管理模式，改變封閉的現行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務由內向型轉為外向型，直接面向經濟，面向公眾和社會的需求。

二要積極引入新方法和新手段。檔案管理工作現代化，不能簡單地理解為買計算機，編程或買一份軟件，輸入微機“三部曲”。檔案管理工作現代化是一個系統(tǒng)工程，它包括檔案的整理、著錄標引、數據輸入和為它們服務的分類法等檔案管理工作現代化的基礎工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個開發(fā)過程，計算機管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發(fā)階段，而應更深入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務，這就提高了開發(fā)檔案的檔次。

三要積極拓展檔案資源的新資源。檔案資源的現代化是檔案管理現代化的基礎，數據庫的建立則是檔案資源現代化的標志。因此，檔案部門要把數據庫建設作為信息建設的基礎工程和核心任務來抓。現行檔案多以紙質、音像、聲像材料為主要載體。電子文件和數字信息非常少，勢必影響到數字檔案信息的傳輸和信息的提供利用，造成經驗停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案原始信息的數字化轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善是檔案工作滿足社會需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環(huán)。

四要實現信息共享，提高勞動效率與工作質量。檔案管理信息網絡系統(tǒng)提供了管理過程中所需要的全方位的信息，通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。另外，在日常的管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業(yè)務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資源。各部門也可以走出本部門業(yè)務范圍，跳出自己業(yè)務局限性，在信息共享的基礎上提高對全局工作認識的深度和廣度。可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。

4??大力推進檔案管理的信息化和數字化進程

源于對檔案管理信息平臺的重視不夠，以及資金與人力資源的投入相對較少，大多數檔案管理信息平臺都是從軟件公司直接購買的，雖然會根據單位業(yè)務的特點進行調整，但是在具體的操作中還是會遇到很多問題。所以，網絡化的檔案管理是需要一定的軟硬件設施作為配套的，需要加大網絡化檔案管理的投入力度，增加相應的硬件設備，根據單位業(yè)務的實際情況，設計適合自身實際的檔案管理信息平臺。

一是建立“需求—開發(fā)—利用”的科學開發(fā)機制。首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數據庫，開展定向專題信息服務。其次，信息資源開發(fā)應充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉化，這將是一項以實現檔案價值為目的的信息服務工作，因此，必須處理好“需求”、“開發(fā)”“利用”三者之間的關系。

二是以電子文件歸檔為管理重點。當前，檔案數字化相關技術標準尚不完善，在此情況下大量開展數字化工作存在風險，有可能影響到今后的數字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務盡早接軌，為機關單位提供有效服務的同時，又能抓住機遇依托電子政務平臺推進檔案信息化的進程。