美國開源式檔案管理系統的開發與管理

秦長江

進入21世紀以來，傳統封閉式的檔案管理系統逐漸顯露出諸多弊端，開放源碼系統逐漸得到設計者的青睞，檔案管理系統的設計中也開始引入開源理念。從2002年第一個開源式檔案管理系統誕生以來，美國的開源式檔案管理系統已經從以AT（Archivists?Toolkit）系統和Archon系統為代表的第一代進入到了以ArchivesSpace系統為代表的下一代。作為一種新技術的初期應用，開源式檔案管理系統在開發和管理中存在著諸多問題，本文通過回顧兩代管理系統的開發過程，思考開源式檔案管理系統的發展與未來。

1??第一代開源式檔案管理系統

第一代開源式檔案管理系統最具代表性的就是AT和?Archon系統，兩個項目源于同樣一種需要，即找到一種工具用來支持檔案管理和檔案數據能夠按照反映檔案實際的方式進行自動化操作，并能夠按照行業標準輸出數據。這種需要首先在2002年得以滿足，當時聯邦數字圖書館和加利福尼亞數字圖書館共同贊助的一系列檔案管理工作坊開始探討此項議題，并發表了《“檔案管理工作坊”白皮書》，白皮書設想通過開發一套開放源碼工具來整合檔案描述分類和元數據編碼功能，通過數字化目標管理達到提升檔案管理效率的目的。

1.1??AT系統。2004年7月，紐約大學和加利福尼亞大學（圣迭戈校區），聯合其他五個學院，在梅隆基金的資助下開啟AT項目。AT項目成功地整合了之前分離式的數據存儲模式，取得了突破性的創新。AT系統通過把館藏層次的機讀編目記錄上傳到資源庫的母組織，實現權限控制技術。訪問信息、描述數據、存儲單元信息和權限控制記錄等所有信息都保存在同一個搜索空間，同時還有利于生成報告和數據輸出標準化。項目為檔案和圖書館的元數據提供執行標準，包括檔案內容描述標準（DACS）、文獻編碼標準（EAD）、元數據對象描述標準（MODS）、元數據編碼和傳輸標準（METS）等。該系統工作流程靈活，并能夠整合以前的各種檔案數據，集成傳統科層化檔案管理過程中的登記入冊、清單管理、產品描述和權威控制等各項職能。

1.2??Archon系統。Archon系統是伊利諾大學香檳分校開發的，始于2004年秋，當時作為一個試點項目用來研究通過開發軟件輔助編碼、線上進入檔案描述和權威控制數據的合理性，使用“基于網絡的工具推動檔案描述標準付諸實踐和操作”，同時具有集成的面向員工的編寫界面和面向公眾的搜索與獲取界面。

與AT項目一樣，Archon項目同樣針對系統的可持續性問題而開發，項目希望吸納更多外部機構的支持，以便能夠更進一步地開發和發展該項目。隨著越來越多的用戶因為個人偏好而使用Archon系統，文檔編制開始成為基于用戶社群的活動。即便如此，香檳分校發現難以滿足用戶的期待，通過志愿者活動提供更多的文獻資料來提高檔案館成員參與的層次仍然是一項挑戰。同時，Archon系統還面臨著檔案資料的更新、對Archon編碼的維護保養、修復電腦病毒、滿足新功能要求、由于后端技術更新必須進行的代碼重構等諸多挑戰。

1.3??AT系統與Archon系統的比較。AT是用Java語言編寫的客戶密集型、基于桌面的應用系統，而Archon是基于瀏覽器的PHP網頁應用系統。兩個應用系統各自有其功能優勢：AT系統集中于構建與元數據的內容和結構標準緊密耦合的應用軟件，致力于使檔案館的后臺業務工作流程效率更高，開發元數據標準是為了通過標準的逐漸普及達到互通性目的。實際上，AT系統提供了輸出EAD、HTML、PDF等版本的檔案檢索工具的途徑和方法，并沒有解決線上直接訪問問題。Archon系統基于網絡的用戶個人，界面相對簡潔，提供聯機搜索、訪問機制，能夠覆蓋檔案描述編碼和數據搜集等功能，較好地適應了小型機構對后續應用程序必須按比例遞減的要求，不僅能被大型的研究和學術性檔案館所采用，還可以獲得單一用戶或者小用戶的支持。二者同樣都面對可擴展性的問題，實現更大數據收集能力問題或者大量的描述性數據在配置方面的效能問題。

2??第二代開源式檔案管理系統

第二代開源式檔案管理系統的典型代表是ArchivesSpace系統，項目開始于2009年9月，由紐約大學圖書館等五家圖書館合作開發，并得到梅隆基金會資助。項目的推出是為了整合與集成AT和Archon系統的功能，以解決AT和Archon?的技術局限性和市場推廣的可持續性問題。

2.1??ArchivesSpace系統：功能、使命與技術

2.1.1??功能界定。2010年6月項目組舉行了一次技術規劃會議，會議決定要將兩個系統的功能整合進一個新的系統，同時將通過社區反饋過程中整理的新的管理需求整合進來，解決系統的可持續性問題。系統的功能需求確定以后，需要挑選外部供應商完成軟件開發任務，并挑選項目的組織中心。來自紐約大學、伊利諾州立大學香檳分校、加州大學圣迭戈分校的代表組成指導小組，負責制定政策層面的建議，并將建議轉達給組織中心。2011年9月，項目組選擇了HM作為項目開發伙伴，HM?是一家信息技術咨詢公司，對于數字圖書館和檔案管理系統的開發研究具有深厚的基礎和豐富的經驗。在挑選軟件開發商的同時，技術團隊完成了軟件功能說明的評估并初步設計了數據模型。

2.1.2??項目使命。2012年7月，HM開始開發軟件，項目開始集中將ArchivesSpace作為一種開源軟件加以開發。學習AT系統，為檔案管理提供一套完整的、端對端的后臺應用系統，支持檔案的核心業務以及特別收藏圖書館，比如登記入冊、館藏出售、圖書安排和描述、倉儲管理、名稱和權限控制，以及數字資料的元數據管理等業務。學習Archon項目，通過一個可配置的接口為檔案描述和數字資料提供強有力的訪問機制和更高級的可擴展性更強的集成機制。

2.1.3??技術結構。軟件作為解耦后端和前端應用程序而設計，通過表述性狀態傳輸程序界面進行溝通。JRuby用Sinatra框架編寫的后端應用程序，利用Apache?Derby?或MySQL等關系數據庫提高數據的持續性，用Apache?Solr搜索服務器作為搜索和索引程序。兩個前端應用程序（員工面對的后臺應用程序和公眾面對的訪問界面）是利用Ruby?on?Rails編寫的JRuby軟件，利用Twitter引導框架提供一致的用戶界面元素。

2.2??可持續性的構建：治理體系。治理體系分為三塊：組織中心、會員組成和治理結構。2012年3月，紐約大學宣布LYRASIS被選為ArchivesSpace的組織中心后，軟件開發、運營支持和管理用戶群參與的責任從ArchivesSpace團隊轉移到LYRASIS。項目將會員分為五個等級：微小型、小型、中型、大型、特大型，會員費用按照規模比例征收。

ArchivesSpace由其成員進行治理，治理結構由理事會、用戶咨詢委員會和技術咨詢委員會組成。（1）理事會：通過對軟件開發、技術設施和用戶支持路線圖的評估和優化向LYRASIS提出關于可持續發展和對ArchivesSpace的支持建議。（2）用戶咨詢委員會：識別、接收、討論并投票決定關于改進軟件的觀點;代表檔案系統用戶和其他相關的專業團體，向ArchivesSpace項目經理和其他治理團體提出關于服務設計和服務提供的建議。（3）技術咨詢委員會：評估由用戶咨詢委員會確定的功能改進和優化方案，并向ArchivesSpace的項目經理和開發人員提供全方位的技術指導。基于用戶社群提名和用戶貢獻代碼的質量來確定代碼提交者和代碼發布人。制定指導方針，用于檢查和測試所有外部代碼貢獻，評估外部代碼對代碼庫的貢獻。

3??關于第二代開源式檔案管理系統的思考

3.1??面臨的挑戰。成功的開源性項目一般都要依賴用戶和開發者之間構成的協作性志愿群體，然而ArchivesSpace項目卻沒能成功地培育出足夠的志愿群體。目前很明顯存在兩方面的問題：第一，缺乏用戶基礎，帶來項目的不可持續性風險;第二，項目的治理結構需要更加開放化，盡可能地給用戶委派任務，降低日常管理費用，使項目在本質上真正具有協作性和基于用戶社群的開源性特征。

3.2??發展建議

3.2.1??改變軟件開發的理念。改變以往基于設計師的立場，采用基于為用戶提供服務支持的立場。通過組織區域用戶團體會議，開展行業論壇會議，促進開發團隊之間正式溝通、用戶之間的非正式溝通，在論壇上通過軟件的展示證明系統的可行性，為現有用戶提供機會與潛在用戶分享他們成功的應用案例，同時也讓潛在的用戶能夠更加了解軟件及其功能。從一開始的應用開發就優先考慮易用性;在軟件開發中評估插件程序，將其作為評估用戶真正需求的一種途徑;提供完整產品包，包括發布和編輯、版本升級修正等。

3.2.2??創造更加開放和參與性的環境。提供大部分最新的代碼;指導如何處理代碼貢獻，誰可以獲得提交者的地位;將一切可以分配給開發團隊外的任務都分配出去，在用戶群中而不是在項目團隊中培養文檔編制、軟件測試、規范說明等方面的專家;注意開發與第三方的伙伴關系，與第三方的關系有助于軟件項目傳遞整個產品的所有方面的信息，第三方的存在還能夠說明該產品的穩定性，獲得了潛在使用者的較多支持。利用圓桌會議作為一種治理方式、決策方式和任務分配平臺，使項目中領薪人員數量達到最小值。

3.2.3??提供志愿者奉獻框架，減少日常管理費用。在資金有限的條件下，可以尋找一個能夠將該項目作為其分支機構的孵化機構，這個孵化機構要充分尊重ArchivesSpace的價值理念，并有意愿通過資源共享的形式提供孵化，直到項目資金來源穩定。如果不能為項目找到合適的孵化機構，可以給有奉獻精神的用戶分配任務，建立讓志愿者奉獻的框架。可以將與實際編寫程序不相關的成本，包括測試、文檔、技術參數等，由來自用戶社群的志愿者提供。在這些任務上依靠檔案管理者社群的貢獻能夠減少日常開支，以確保該項目能夠具有可持續性和可行性。在管理開源性軟件項目中，要想能夠吸納和鼓勵志愿者們為項目做貢獻，首先是將每一位用戶都視作潛在的志愿者。團隊要將用戶視為平等的水平，而不是以專家的腔調與用戶相處，讓每一位使用者認識到他們與項目團隊成員之間并沒有截然不同的區別。