檔案去哪了

李興利（河南省焦作市檔案局副研究館員，《檔案工作》電子期刊總編）：據《安徽商報》2014年7月24日報道，畢業前夕，安徽大學文學院漢語國際教育系小筠（化名）發現，包括自己在內的24名畢業生的檔案竟然莫名丟失（丟失的檔案主要是本科的三張表格：錄取大表、畢業生登記表和成績單）。原本，這些檔案應保存在學校的檔案室內。如此一來，24名畢業生就業或受影響。安徽大學承認學校管理有漏洞，并承諾全力幫助學生補辦檔案（學校出了證明，幫助學生到本科就讀的學校補辦檔案材料）。對此，你有什么看法？

一井水：我認為，丟失檔案已經違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第（八）項檔案人員玩忽職守造成檔案損失的，應該依法進行查處。一個班的學生檔案莫名丟失，學校應該好好找找原因，漏洞出在哪個環節，并以此為契機加強檔案管理。

廖穎（上海理工大學檔案館館員）：“丟失的檔案主要是本科的三張表格，‘錄取大表、畢業生登記表和成績單。”這說法說明學生本人并不了解其個人檔案的構成。首先，錄取大表不入個人檔案，而是歸入綜合檔案。學生個人檔案中應包含高考報名登記表。在缺少高考報名登記表的情況下，可用錄取大表替代。當然，這是下策。其次，以上三張表格只是校方在其力所能及的范圍內能最快補辦的材料。尤其是錄取大表和成績單，可以直接到綜合檔案室辦理，而畢業生登記表只能重新填寫，但無法恢復原樣。最后，以上三張表格僅僅是能反映學生個人在本科期間學籍方面的最基本材料，除此之外還可能包含更多的內容，包括高中檔案、黨團組織材料、獎懲材料和其他材料。檔案丟失，對學生造成的影響也許不會很直接，但其后遺癥將是非常明顯的，尤其是對那些將來要進入政府機關和事業單位工作的學生來說更為嚴重。校方應承擔全部責任，僅僅為每位學生補辦以上三個表格是遠遠不夠的。其他高校也應以此為戒，對學生檔案工作給予足夠重視，最大限度避免此類事件發生。 王鳳珍（河南省臺前縣檔案局業務指導股股長）：大學生檔案可以說是用人單位選賢任能的重要依據，安徽大學竟然把24名學生的檔案同時丟失，這可以說是新聞中的新聞，但從大學生檔案的管理現狀來看，出現這情況也不足為奇。首先，目前多數高校歸檔工作不及時，都是把學生檔案放在人事處或是分散存放在各個院系，平時學生在校期間產生的檔案材料有的甚至存放于個人手中，在學生畢業離校時才突擊集中整理歸檔，這無疑為檔案丟失留下了隱患。其次，近幾年高等院校擴大招生，學生不斷增多，給檔案的收集、整理、審查、移交等帶來一定的難度。特別是每年畢業生檔案材料歸檔時，僅僅依靠檔案管理人員的力量是遠遠不夠的，因此，各院（系）收集整理檔案材料時都安排部分學生協助參與這項工作。然而學生保密意識差，容易泄露檔案內容、修改信息，有的學生甚至抽調同學的處分材料，檔案保管存在安全隱患。最后，造假現象也時有發生。聽一個同事說，他在大學期間有一門課程考試不及格，以后也沒有通知他補考，竟然順利畢業。可見目前學生檔案信息水分較大，個別高校為博取“高就業率”的社會聲譽促進自己的畢業生順利就業，不惜造假，將一些失真的信息材料填充到檔案材料中，致使檔案材料的真實性大打折扣，不僅干擾了畢業生就業市場的公平競爭，傷害了誠實優秀人才的感情和利益，而且給社會組織選才用人制造了麻煩。 郭東升（山東省臨清市檔案局原副局長）：安徽大學丟失畢業生檔案，實在是不應該，而且一下丟了這么多的檔案。我想，丟了檔案首先應該要找，而不是說補。檔案不可能不翼而飛，怎么丟的怎么找回來。有人會說，丟了就找不回來了。那也不一定。那年，我們臨清市檔案館一卷檔案借出，我讓人催還。回答，她找不著。我說找不著不行，必須找著，抓緊歸還。對方干脆回答找不著了！我一聽，大怒！“通知她，檔案局擬對她的問題立案調查，一定給她處分、處罰，并向上一級檔案局報告。”我頭一天發警告，第二天，她就把檔案送回館來了。所以說，丟了檔案仍然一盆糨糊，找不出直接責任人，領導者息事寧人，敷衍塞責地面對媒體言不由衷地胡亂應付個自我批評是不行的。檔案的不安全問題解決不了，隱患也許會越來越大，無法彌補的損失如何補哇！誠然，學生檔案流動性強，數量特多，是容易出丟失問題的地方。因此更應該由上而下地成系統地加強其規范化、制度化建設。教育系統應該向能源系統、金融系統學習。大雅之地的學府怎么不及商界的眼光了呢？

孫大東（中國人民大學檔案學專業在讀博士）：根據我的經驗，第一，檔案移交按照規定會有移交清單，檔案館和移交單位各一份。移交清單是要放入全宗卷的。學生檔案各方查找不到，安徽大學檔案館應該調閱移交清單，如果移交清單里面沒有，那么，就有兩種情況：一是檔案根本就沒有移交檔案館;二是檔案移交了，但移交手續不嚴格，這就不單單是管理存在漏洞的問題，而是工作人員職責的問題。第二，對于研究生而言，本科時的錄取大表、畢業生登記表和成績單在讀研期間是可能會用到的，如報考教師職業資格考試、參加體育比賽等活動，都需要學生提供相關證明。因此，需要調看查借閱檔案的記錄看是否有被利用過。或許這些檔案被查借閱之后，沒有及時放回原處，或者沒有歸還。第三，一般而言，檔案館對檔案的管理是非常嚴格的，我工作過的單位庫房只有我們兩個保管利用室的人才能進入，檔案的移交、查借閱都有嚴格的手續，每年末還要進行一次全面的點庫工作。如此大規模的丟失檔案根本不可能發生。因此我比較贊同郭老師的意見，安徽大學的自我批評確實夠輕描淡寫的。第四，其實工作中驚險事件偶爾出現是正常的。我就遇見過幾次，在原本的位置上找不到，以為檔案丟失了，翻箱倒柜地找，最后都能找到，基本上都是提供利用后還卷時沒看仔細放錯位置而造成的。因此，我覺得安徽大學的這種情況，是否也有這種可能性。第五，對于這三張表格的補辦，畢業生登記表只有一份，如果補辦只能是重新填一張，屬于沒有辦法的“造假”。錄取大表和成績單原本科院校的檔案館會有保存，去復印蓋章即可。 王茂躍（安徽師范大學文學院教授）：24名研究生檔案失蹤，是一件令人感到不可思議的事情。按照報道的說法，移交檔案的班長是有責任的，因為他沒有索要移交單。學生助理接收的檔案，沒有提醒對方拿走移交單，也是有責任的，對方沒有檔案意識，在檔案館工作的學生助理也沒有檔案意識？檔案館負責指導學生助理工作的人員也沒有檔案意識？移交單是移交與接收雙方交接活動的真實記錄，也是實實在在的檔案。現在，正因為誰也提供不出移交單作憑證，所以，24名研究生檔案的遺失就成了一筆糊涂賬。盡管是否真的移交了，我們無法給出結論，但檔案館的人一口咬定檔案沒有移交也不能說沒有道理。假如有移交單的話，造成遺失的責任在誰，自然就一清二楚了。正因為沒有移交單，就很難說在哪個環節出的問題，就無法追究責任者的責任，這樣誰都沒有責任了。可見，真正具有檔案意識和檔案保管意識是多么的重要。

王富忠（河南省濮陽縣檔案局副局長）：安徽大學學生檔案的丟失，客觀地反映出了高校檔案管理中存在的漏洞。首先，從校、院領導到分管領導對檔案工作沒有足夠的重視，從“檔案入校時學校輔導員整理過”到學生去辦畢業手續時，才發現有24個學生檔案丟失了，中間整整三年的時間，什么時候丟失的恐怕未必清楚，怎么丟失的就更不好說了，三年中，難道就沒有產生新的學生檔案嗎？產生了新的學生檔案資料是否及時放進學生的個人檔案里了呢？這些問題都值得推敲。學校檔案室平時對學生檔案是怎樣管理的呢？檔案室不可能沒有管理制度，有制度又是如何執行的？“班長送到學校檔案室”一事如果屬實，就應該有交接憑證，按照交接憑證上的顯示，責任不難分清。就目前來說，尋找檔案、如何補救檔案才是最重要的，順著線索去找，應該有所收獲。另外，檔案的唯一性，在某種程度上決定著補辦后的檔案資料替代不了檔案原件。檔案的丟失，不同程度地影響學生就業是肯定的，至于責任誰來負，又如何負，我不便多言。但聯想到從2013年開始，學生從小學一年級一直到大學甚至到研究生就是一個學籍號，如果再丟失，后果是不可想象的。因此，安徽大學應該以此為戒，從領導階層到檔案管理人員，對檔案工作要高度重視，經常過問或檢查檔案工作，完善相關制度并使其落到實處，避免類似事情再次發生。

田潤（河南省濮陽市檔案局保管利用科副科長）：我在從事檔案利用工作中，有兩次遇到補辦檔案的情況。一次是某廠檔案室常年失修，部分職工檔案被大雨沖走。該單位負責人事工作的人員在檔案館查到該廠僅有的一張花名冊，上面有部分工人的姓名，其他一無所獲。用這位利用者的話來講：也只能靠這些名單和年份定工齡和職務了。另一次是一位30年前停薪留職的女同志在準備辦理退休時，發現自己的檔案已經不知去向，來檔案館里查該單位財會檔案，所幸里面有這位女士停薪留職前的工資名單。至少能證明她在這里工作過，但如查檔者所言：至于哪年上的班還有像大學學籍檔案和曾獲得的一些榮譽什么的就沒法找到了。從以上兩例來看，補全個人人事檔案是不可能的。關鍵是有的檔案很重要，沒有它就辦不成事，該如何辦呢？我認為應該出臺一個如何補救檔案的文件，最大限度確保讓丟失的檔案“魂歸故里”。

李宗富（吉林大學圖書情報與檔案管理專業在讀博士）：針對此事件，我認為安徽大學有關部門首先要馬上組織檔案部門和人員到相關部門補辦丟失學生檔案的有關材料。一方面，補辦事宜不能再拖，丟失本身已經影響了學生們的就業;另一方面，必須由學校出面補辦，不要讓學生自己去補辦，按照一些學校的官僚作風再加上放暑假，學生自己去找各個部門會有很大難度。安徽大學必須依法依規嚴肅查處本次事件中的有關人員;同時檢查并完善相應的檔案管理制度和措施，從根本上防范此類事情再發生。 王旭（湖北民族學院檔案室）：這件事到目前為止，還沒看到什么責任追究機制的啟動。在有的人眼中，會認為不就是丟了幾張紙而已，有什么大不了的呢？我認為應該設立檔案丟失補償金制度。 李正平（四川省榮縣檔案局編研股股長）：針對這一事件，我認為一要查明事實、明確責任。學校領導、學生檔案形成部門、學生檔案保管部門應該分別承擔自己應該承擔的責任。二要嚴肅處理、引以為戒。安徽大學要根據《高等學校檔案管理辦法》第四十條之規定嚴肅處理有關責任人員，并教育大家以此為戒，杜絕類似事情發生。

（摘自《檔案界》網站）