總承包項目中電子郵件文檔的應用研究

馬俊飛+張慧敏+楊洋

摘??要：電子郵件文檔是總承包項目工作中重要的溝通交流文檔，通過實施公務電子郵件實現總承包項目電子郵件溝通管理的規范、法規遵從及歸檔再利用，在項目文檔管理中，無縫集成DOCUMENTUM平臺與OUTLOOK郵件客戶端，實現電子郵件文檔的統一管理、移交、歸檔。

關?鍵?詞：電子郵件文檔;法規遵從;郵件歸檔;DOCUMENTUM

Abstract：?E-mail?is?an?important?EPC?project?documentation.?Official?business?E-mail?archieved?mail?management?specification?，?compliance?and?archiving?reuse?.In?the?project?document?management，?seamless?integration?DOCUMENTUM?&?OUTLOOK?mail?client，?to?achieve?unified?management?of?e-mail?documents，?transfer，?archive.

Key?words：?E-mail?documents;?Compliance;?E-mail?archiving;?DOCUMENTUM

電子郵件作為網絡交流溝通的一個重要途徑，已成為國內企業實施“走出去”戰略的一個重要的溝通渠道，是企業間建立聯系不可缺的工具，越來越多的企業通過企業電子郵件進行項目開發、溝通、交流、談判、實施等工作，企業已離不開電子郵件，同時對企業電子郵件的高效管理、歸檔、利用、有效性、法規遵從等帶來了挑戰。本文針對我院總承包項目中的電子郵件文檔的應用進行了研究。

1 電子郵件的法規遵從

法規遵從就是企業和組織在業務運作中，不僅要遵守企業自己的各項規章，而且要遵守政府和行業制定的各項法律、法規及各種規章，同時又能證明自己確實做到了相關的要求。

電子郵件記錄信息的完整性、保密性和再利用性，為企業利用電子郵件作為法庭證據的趨勢日益增強，同時美國薩班斯-奧克斯萊（Sarbanes-Oxley）法案規定上市公司的電子郵件保留不少于5年，并規定與審計工作、財務工作有關的電子郵件保留至少7年[1]。被稱為“中國薩班斯法案”的我國第一部《企業內部控制基本規范》，要求企業加強內部審計工作，利用信息化技術加強對數據輸入與輸出、文件存儲、文件利用、數據安全等方面的控制，保障信息系統安全運行[2]。國標“公務電子郵件歸檔與管理規則”，明確公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交等規范，對電子郵件的真實性、完整性、有效性進行了明確規定[3]。法規遵從性要求企業必須很好地管理和保留電子郵件數據，否則對于電子郵件數據的查詢需求很可能使企業的業務處于風險中。

2 電子郵件的歸檔。電子郵件歸檔的出現是隨著法規遵從和公司內部的需求而出現的，同時日益增長的電子郵件數量，使企業電子郵件服務器超負荷運轉，電子郵件的歸檔可為企業電子郵件服務器減負，通過電子郵件歸檔實現了企業電子郵件數據的在線歸檔、分類管理、長期保留并實施檢索利用，圖1為郵件歸檔體系示意圖。

圖1?郵件歸檔體系示意圖

郵件歸檔從郵件體系的基礎層、數據層、系統層、用戶層進行了架構和優化，對企業電子郵件滿足了法規遵從、郵件審計、快速檢索、長期保存和利用等;對郵件管理者提升了郵件服務器的性能、擴展性和可靠性，便利了數據的管理、郵件跟蹤、數據備份和恢復等;對用戶通過不同的訪問方式（WEB或郵件終端客戶端）實現郵件的快速訪問和郵件歸檔查詢，提升了用戶的體驗度，圖2?為郵件歸檔架構。

圖2?郵件歸檔架構

3??總承包項目中電子郵件文檔管理。電子郵件已成為人們對外溝通交流的重要工具，總承包項目中的溝通渠道——電子郵件的地位尤為突出，同時電子郵件中產生的各種垃圾郵件和非項目工作的郵件大量存在，淹沒了與工作相關的電子郵件，隨著時間的推移，對工作相關郵件的查找尤其費時費力，難以檢索利用。

為規范總承包項目中電子郵件的管理和檢索利用，我院為每個總承包項目建立了項目公務電子郵箱，公務電子郵箱統一由項目文控管理員進行管理，每個總承包項目的公務郵箱是對外電子郵件的溝通交流的輸入和輸出口，在項目執行過程中，另外根據實際需求為項目成員建立基于項目公務往來的專用個人公務電子郵箱，項目成員的個人公務電子郵箱與公務郵箱進行自動關聯，項目公務電子郵箱收到的郵件根據策略矩陣自動匹配并分發項目相關人員的個人公務電子郵箱，項目人員在第一時間內了解和掌握公務電子郵箱的動態，同時項目成員處理后的郵件經過審批后自動發送項目文控管理員，由文控管理員通過公務郵箱對外發送，保障了項目電子郵件的規范性、有效性、及時性處理（如圖3?項目公務郵箱管理示意圖），項目公務郵箱由企業郵件系統實現電子郵件的自動歸檔管理和法規遵從。

圖3?項目公務郵箱管理示意圖

3.1郵件撰寫

郵件主題：

a）郵件主題一般一事一議，標題提綱挈領、清晰、明確，真實反映文章的內容和重要性，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件輕重緩急，分別處理，切忌使用含義不清的標題以及輕易使用“緊急”之類的字眼。

b）郵件主題由郵件編碼和郵件標題構成，郵件編碼通過編碼系統自動獲取。例如“FC151211-SDEP-XXXX-EN1100?因XXXX原因導致初設凍結工期延長的期中索賠報告”，表示：我院發給XXXX的第100封郵件—因XXXX原因導致初設凍結工期延長的期中索賠報告。

郵件正文：

a）郵件正文要簡明扼要，行文通順。正文要簡明扼要地說清楚事情;如具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文多用簡單詞匯和短句，準確清晰表達。

b）根據收件人熟悉程度、等級關系等，郵件對內、對外性質不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

c）正文多用1234之類的列表，以清晰說明，盡量避免拼寫錯誤和錯別字。

d）一次郵件交代完整的信息，說明清楚，不要過兩分鐘再發“補充”和“更正”，以免讓人反感。

郵件附件：

a）如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。

b）正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。

c）附件文件應為通用格式，如特殊格式，應在正文中說明，以免影響使用。

3.2??郵件發送。總承包項目中電子郵件是項目公務往來的一個重要通道，項目電子郵件發送必須經過項目經理及相關負責人的審核批準后，才可通過項目公務郵箱外發。外發的公務電子郵件可自動抄送或歸集到項目公務郵箱內。

3.3??郵件接收。總承包項目中公務郵箱接收到電子郵件后，由項目部文控人員根據項目責任矩陣或公務郵箱內容分發到項目人員的個人公務郵箱或個人信箱內，并啟動郵件跟蹤管理流程，通過郵件跟蹤管理，跟蹤接收郵件情況或執行情況，保障郵件內容的落實和執行。

3.4??郵件整理歸檔。總承包項目中電子郵件文檔是項目文檔的一個重要組成部分，實施郵件整理歸檔可更好地實現郵件查詢和再利用，同時為避免項目執行過程中產生糾紛提供了依據。

從郵件系統本身來說，郵件歸檔是企業郵件滿足如薩班斯-奧克斯萊法案關于郵件歸檔的要求必然環節，實現郵件歸檔的安全性、完整性、真實性、法規遵從性。

從檔案角度來說，電子郵件文檔的歸檔是根據檔案管理要求而進行的必然環節，通過對電子郵件文檔的整理、分類，實現歸檔，保障了電子郵件文檔的原始性、真實性、價值性[4]。在郵件分類整理歸檔中，建立基于電子郵件的DOCUMENTUM電子文檔元數據，實現郵件發送人、接收人、發送接收郵件時間、郵件密級、郵件主題、郵件編碼、郵件正文、郵件附件及郵件日志的元數據化，按照項目文檔管理的要求整理和歸檔電子郵件文檔，實現電子郵件的快速檢索和利用。

• 電子郵件文檔在DOCUMENTUM平臺上的管理

DOCUMENTUM作為國際知名企業文檔管理平臺，已成為我院實施國內外總承包項目的文檔管理平臺，是總承包項目文檔移交和歸檔的平臺，實施總承包項目管理的溝通過程中，大量的電子郵件內容及附件已成為項目文檔管理中的一個重要組成部分，在一個統一的平臺上進行項目郵件文檔管理成為必要。

在用戶終端通過配置My?Documentum?for?Microsoft?Outlook模塊，來歸集項目溝通過程中有用電子郵件內容及附件，無縫集成了項目DOCUMENTUM與OUTLOOK，終端用戶可把DOCUMENTUM作為郵件內容及附件歸集的內容庫，利用OUTLOOK實現DOCUMENTUM文件夾、文件柜和空間的管理，電子郵件內容及附件可在DOCUMENTUM中通過自定義的元數據按照對象類型進行分組，實現電子郵件文檔的分類管理，用戶可將DOCUMENTUM中存儲庫中的內容作為外發的郵件實現文件的快速外發管理[5]。

電子郵件文檔在DOCUMENTUM平臺上的管理，滿足了電子郵件的歸檔和法規遵從性，熟悉的OUTLOOK用戶體驗便利了用戶通過OUTLOOK實現對DOCUMENTUM的管理和應用，實現了項目所有文檔在一個平臺的管理目標，對總承包項目文檔的管理、移交、歸檔提供了統一的平臺，實現了總承包項目所有文檔的集中管理和統一管理。

• 小結

電子郵件文檔是總承包項目工作中重要的溝通交流文檔，本文從電子郵件文檔的法規遵從、郵件歸檔特性進行分析，通過建立專門的總承包項目公務電子郵箱和個人公務電子郵箱實現項目實施過程中來往電子郵件的規范管理，并滿足郵件文檔管理的法規遵從性，保障了電子郵件文檔的有效性，同時實現與DOCUMENTUM文檔管理平臺的無縫集成，實現項目電子郵件文檔的統一管理和維護，實現電子郵件文檔的整體管理和快速移交。

*本文為國家檔案局2014年度國家檔案局科技項目計劃（項目編號：2014-X-59）。

參考文獻：

[1]美國薩班斯法案，中國注冊會計師協會編，2003.11.11.

[2]企業內部控制基本規范，2008.5.

[3]公務電子郵件歸檔與管理規范?（DA/T?32-2005）

[4]段東升.工程項目檔案整理[M].北京：作家出版社，2011.

[5]http：//china.emc.com/enterprise-content-management/my-documentum.htm#！resources.

（作者單位：山東電力工程咨詢院有限公司??來稿日期：2014-10-16）