會獎活動的風險管理之案例分析

2014年7月17日，MH17航班在烏克蘭靠近俄羅斯邊界頓涅茨克的沙赫喬爾斯克墜毀，共298人罹難，其中包括108名研究艾滋病的專業人士。據悉，這108名專業人士原計劃前往墨爾本參加第20屆國際艾滋病大會（AIDS2014），預計在吉隆坡轉機，而空難的發生，無疑為第20屆國際艾滋病大會蒙上了一層陰影……

現如今，會議產業正在逐步復蘇，各行業會議及國際性會議開始增多，在會議策劃前期到會議執行期間，各類突發狀況時有發生。大新華國際會議展覽有限公司第五事業部副總監盧純向我們介紹：“一般在活動中可能遇到的風險很多。惡劣的自然災難如：地震、火山噴發、海嘯。各種政治事件如：恐怖襲擊、政變、罷工。會議食品安全例如食品中毒、飲食過敏等。”因此，在活動期間，做好前期防范和風險管理也是保障活動成功舉辦的關鍵因素之一。下面，我們將結合具體案例來進行解析。

案例一

2014年12月31日23時35分許，正值跨年夜活動，因此很多游客、市民聚集在上海外灘迎接新年。黃浦區外灘陳毅廣場進入和退出的人流對沖，致使有人摔倒，發生踩踏事件。事故致使36人死亡，49人受傷。

案例分析：

通常來說，展會活動最大的特點就是人流量大、密度高，尤其以類似案例中的跨年、節慶等活動居多。因此，在此類大型活動中，安全問題是展會活動風險管理中的重點，同時也是難點。各種突發事故隨時都有可能發生，制定活動安全預案十分必要。

其實，在大型活動中發生踩踏事故已經不是第一次了。2004年2月5日，在北京市密云縣密虹公園舉辦的密云縣元宵節燈會上，由于領導和管理責任不落實，導致彩虹橋（亦稱云虹橋）上擁擠、踩踏，造成37人死亡、37人受傷的特大傷亡事故，引起了社會的高度重視。然而，這并沒有杜絕此類現象的發生，因此，在展會活動中，做好安保工作、提高危機意識也是避免風險的途徑。

北京市朝陽區對外交流協會副秘書長李有平向我們介紹，“要有效避免活動中的風險，首先在活動策劃時需按照《北京市大型社會活動安全管理條例》規定，對活動單位相關材料審核，簽訂各項協議書，進行安全風險評估報告及電消檢報告。此外，還需要根據活動情況，對場地進行勘察，了解現場設備設施及應急出入口，消防措施情況等，并結合活動的人、事件、地等各項因素進行分析論證提出整改建議等。”

而在出現人員擁擠的情況下，在接到活動區域出現人員擁擠或演出現場游人秩序失控的報告時，就應該有計劃的停止、暫緩活動區域內的相關活動，組織保安人員對封閉區域的游客進行疏散。

案例二

2010年，位于冰島南部的艾雅法拉火山在3-4月接連兩次爆發，火山噴發釋放出的大量氣體導致空中運輸癱瘓。據有關方面的統計，全球約680萬人因歐洲空中管制措施受困于30多個國家的300多個機場。其中，多個會議團滯留歐洲各國。

案例分析：

一般來說，自然災害是人們無法預料且避免不了的。大新華國際會議展覽有限公司第五事業部副總監盧純在談到此問題時表示：“面對這些突如其來的風險，我們首先要做的就是組織酒店資源以保證延期的住宿問題，同時要組織航班資源，為參會人員盡快撤離做好充足準備。還要盡快聯系大使館解決因為自然災害導致的簽證延期問題。”

為防止自然情況給活動帶來不便，在2014年南京青奧會期間，青奧氣象指揮中心全程監控天氣，為能及時準確地預報青奧會期間的天氣變化，氣象衛星從半小時一次提高到6分鐘觀測一次。上海、江蘇、安徽、浙江、山東等省（市）氣象部門的15部天氣雷達、6620個自動氣象站的信息實現共享。此外，青奧會奧組委還針對可預見狀況制定了一系列的預防措施，確保青奧會的順利舉辦。

案例三

2008年高交會開幕式前，在深圳市治安巡警支隊、福田消防大隊的指導下，在高交會舉辦場館——深圳會展中心，舉行了深圳會展中心投入使用以來課目最多、規模最大的一次實戰演習。通過場景逼真的演練，使全場人員全面了解消防設施的使用情況和遇到火災如何應急處理等，進一步提高人們的消防意識。

案例分析：

常言道：“水火無情”。在各類的展會活動中，由于電路短路、電器功率過大等原因而引起火災是常有的事。而為了避免由于火災給人們帶來的災害，在展會活動前期，就應該充分做好火災預防及現場應急的備案。

北京市朝陽區對外交流協會副秘書長李有平表示：“在活動現場發現火情后，現場指揮人員、安保人員、工作人員迅速使用附近的滅火器材實施火險撲救并組織人員疏散，同時將現場情況上報主管領導，分別負責組織撲救組人員攜帶和使用火災附近的滅火器等消防設施進行滅火，并設置半徑為30米警戒線；救援組成員負責疏散游客與救助傷員，配合現場公安機關維持現場秩序；落實引導現場備勤救火車輛趕赴失火現場，并引導救援車輛進入現場。現場指揮人員負責將火災狀況、火災地點、周圍游客數量、傷亡人員等情況上報指揮部辦公室。同時負責對人員、車輛的疏導。活動現場的120急救專業醫護人員及醫療救護人員對現場傷者實施救助，并將現場人員救助情況上報指揮部辦公室。”

案例四

2008年，上海浦東新國際博覽中心E6展廳內發生一起安全事故。在搬運過程中，一塊廣告版從高處砸下，導致1名撤展工人當場死亡，3人受傷。事后，據安監部門表示，事故原因可能與腳手架輪子松脫有關。

近年來，展臺坍塌事故時有發生。僅2015年至今為止就有廣州照明展、武漢汽車后市場博覽會、第十五屆中國國際模具技術和設備展覽會等多起展臺坍塌事故。

案例分析

在此情況下，業內人士紛紛對展臺坍塌事故做出了詳盡的分析與討論。從分析事故原因到事后的解決方案……在前不久由《中外會展》雜志組織開展的“展臺倒塌誰之過”專題座談上，行業專家紛紛闡述了自己的觀點。

對此，北京筆克展覽展示有限公司總經理李麒表示：“一旦出現事故，則要及時采取相關措施。及時疏散現場人員，將受傷人員送往醫院，清理現場。”而為了減少事故發生的可能性，李麒說：“建議曾經出現事故的企業的押金翻倍，特別嚴重的建議禁止其入場，提高相關企業的違法成本；提倡場館信息聯網，如果不能實現全部聯網，可以先在主要場館內部實現信息聯網，在一家場館出了事，其他場館也禁止入內。”

中國畜牧業協會副秘書長劉強德在座談上也談到：“可以嘗試幾種方法減少事故和損失：一、嘗試與保險公司合作，強制為特裝搭建商上保險，因為一旦出現事故，賠付是最關鍵的；二、主場搭建商一定要與特裝搭建商簽訂安全協議，協議的備案我們是要監督的；三、在現場施工方面，我們到任何一個場館辦展首先要看展館的相關配套。”

在展會活動中，多數的參展觀眾對危機風險的意識都不夠，在事故發生的時候，很難進行有效的自我保護。因此，在展會開始前，組織者或承辦方可以將所有可能遇到的風險事項、緊急逃散方式以及在發生災害時的急救措施告知每一位與會者。

在各類大型展會活動中，突發事件時有發生，而我們能夠列舉出來的也只是能預見到及發生過的。除了以上的情況，在展會活動中，由于組織方組織不力而造成參會參展人員食物中毒、摔傷、物品丟失等情況也時有發生。華陽恒通會展集團董事長羅朝華說：“會議風險管理的根本所在就是，要使活動組織者在風險最低的前提下，追求收益最大化；或在收益一定的前提下，追求風險最小化。”因此，在活動前充分做好相關預案是十分必要的。

對此，海南春秋西點商務會議展覽有限公司副總經理劉瑾在采訪中談到：“合理的評估風險、積極尋求解決辦法是避免風險發生的重要途徑之一。”即合理的通過假設風險的方法、進行細節預設評估并制定解決及預防方案。“其實有很多方法可以評估風險，我們常用的矩陣式就是很好的方法（見左圖），當縱軸是可能出現的風險時、橫軸是這些風險所帶來的影響結果。我們經常說服務要標準化，但是針對于風險我們是沒有辦法標準化的，這種方法是很有參考性的。”劉瑾說。

展會活動風險管理是展會活動管理工作中不可缺失的重要部分，風險往往與危機共存。活動的順利進行離不開的對突發事件的風險管理。而做好展會活動的風險管理不僅能有效的保護企業經營不受到各類因素的影響，保證企業經營，也可以使組織單位通過會議風險管理，對整體活動的運行過程擁有前瞻性，提前預知可能發生的風險，規避風險。因此，為保證活動得到成功，做好風險管理是十分必要的。

總之，不論是會議還是活動，只要有人參與，風險就客觀存在。而作為會議活動的策劃和執行者，要想進行有效的預防、管控，這就需要管理者從風險識別、風險量化、風險對策研究、風險對策實施控制等一系列過程中，做到將積極因素所產生的影響最大化和使消極因素產生的影響最小化。