淺談供應商財務協同平臺的構建和應用

●公誠管理咨詢有限公司 陳潔敏

淺談供應商財務協同平臺的構建和應用

●公誠管理咨詢有限公司 陳潔敏

當下，企業供應鏈管理進入供應鏈整合協同階段，供應鏈的各參與方通過網絡和平臺，分享戰略規劃、行業風險、產業資訊等信息，交互供應鏈上的物流、信息流、資金流，尋求內外部戰略協同發展和價值共贏，從而提高工作效率、降低財務成本、提升服務質量。中國電信廣東分公司（簡稱廣東電信）財務共享中心搭建供應商財務協同平臺（簡稱“SUS”平臺），實現了企業與供應商在采購、財務、信息等方面的協同管理，本文主要介紹該“SUS”平臺的功能和應用成效，以期為其他企業供應鏈財務管理提供一定的借鑒。

供應商 財務 SUS平臺

引言

目前財務管理工作已經發生巨大的變化，跨地區、跨企業使得現代化財務管理工作不再局限于傳統簡單的財務管理范疇，財務管理對企業控制、經營和管理起著越來越重要的作用，因此財務管理活動已經滲透到了公司經營管理的每個環節。隨著電子化、信息化、智能化的較快發展，繁雜的財務管理工作中引入信息化管理成為迫切需求，與財務管理水平的提升相對應，要求有更加先進的管理軟件或管理技術相適應。因此構建和應用財務協同管理平臺以提高財務管理的效率成為財務信息化管理的必然要求。

廣東通信服務有限公司與中國電信廣東分公司是關聯方企業，每年關聯交易超過50億元，為了核準雙方關聯交易數據、加快資金回籠速度，中國電信廣東分公司財務共享中心于2012年著手搭建供應商財務協同平臺 （簡稱“SUS”平臺），向供應商提供一個基于網頁交互的訂單采購、收貨、發票、付款和報表查詢的全流程閉環管理平臺。公誠管理咨詢有限公司作為廣東通信服務有限公司的控股子公司，被選為第一批系統試點單位，應用推廣至全國所屬11家分支機構使用，至今已實施了近三年，在信息核對、收入確認、發票管理、款項回收等各方面都取得明顯效果，現將“SUS”平臺構建及應用情況歸納總結如下。

一、財務管理系統的缺陷及構建“SUS”平臺的意義

（一）效率比較低。以往財務管理系統對財務管理信息的處理缺乏全面動態管理和控制，也缺乏過程監督，僅僅是對財務信息的簡單歸納和處理，管理者無法及時掌握公司的各方面動態信息，財務管理的效率水平是比較低下的。

在供應商財務協同平臺（SUS）上線前，中國電信廣東分公司供應商款項支付流程為：（1）電信業務部門創建采購訂單；（2）確認訂單收貨后，供應商寄送紙質發票至電信財務共享中心；（3）電信財務共享中心負責將紙質票據掃描至影像系統，財務人員根據該發票金額進行發票校驗；（4）滿足合同付款條款時，供應商通過電信業務人員在共享報賬服務平臺系統發起付款申請，經過財務共享中心審核通過后制證對供應商進行付款。該流程容易出現發票管理缺失的問題，供應商不清楚發票是否正常被收到及是否符合要求，如果產生退票，也不能跟蹤退票過程，還可能發生發票丟失情況，降低了效率水平。

（二）風險大成本高。以往的財務管理系統成本偏高主要體現在溝通和時間成本上，由于供應商自主開票直接寄至共享中心常會出現因訂單未列賬、訂單號填錯或發票金額與電信方系統金額有差異等導致無法校驗的情況，容易發生問題發票積壓，反復溝通或回退花費較多的時間和成本，另外供應商無法維護電信訂單對應本公司合同、發票信息，應收、應付往來信息不透明，導致往來款因雙方確認口徑不同而難以核對一致。另外也不利于資金支付風險管控，付款后未能有系統對用戶收到款項情況進行記錄，缺少供應商確認是否收到款項的節點，未形成資金支付的閉環管理。由于傳統財務管理系統帶來的信息不完整和失真情況，傳統財務管理系統在面對高效率、跨地區、跨行業、跨企業的新的財務管理形勢時，難以滿足財務信息實時性、低成本的要求，限制制約了財務管理效率的提高。

基于上述弊端分析，構建和應用供應商協同管理平臺顯得意義重大，通過加強企業與供應商跨地區、跨行業、跨企業之間的財務信息管理水平，通過加強模塊化管理，激發協同化管理效應。為此，中國電信財務共享服務中心自2012年開始，重新梳理優化供應商采購訂單收貨列賬、發票校驗、付款等流程，打造供應商財務協同平臺，作為與供應商網絡溝通的橋梁，以期實現電信運營商與供應商的實物流、資金流及信息流協同管理，提高信息溝通效率，降低企業管理成本。

二、“SUS”平臺的功能特點

（一）實現采購協同。廣東電信業務部門在集成供應鏈系統創建的訂單會發送SUS平臺，同時發郵件通知供應商。供應商對接收到的訂單信息進行查看，確認發貨后，對訂單創建交貨通知。供應商發貨后，在系統上載供貨信息及電子發貨單，業務部門通過SUS平臺接收相關信息，與實物核實無誤收貨，供應商在SUS中可以查詢訂單收貨情況。另外，還應用于詢報價管理，業務部門提交電子詢價單，供應商查看進行報價反饋。通過采購協同優化了企業采購流程，同時也加強了企業和供應商財務管理的緊迫感，提升了交易運行的效率。信息交互詳見圖1。

圖1 SUS平臺采購協同示意圖

（二）實現財務協同。發票管理上，一方面，供應商通過SUS平臺獲取廣東電信訂單的收貨列賬信息，由系統根據訂單的稅碼信息判斷是否需開具增值稅專用發票，通過核對項目的價款、稅款、合計金額等來校驗控制發票開具，并自動生成發票寄送單，然后進行發票掃描、打包、提交發票寄送申請，錄入實際寄送的郵包及發票信息，大大提高了寄送單填列和發票開具的準確性；另一方面，通過SUS平臺，供應商可跟蹤發票接收、掃描、校驗、專票抵扣聯認證結果等各環節狀態，如發生退票，可直接獲知退票原因以及退票回寄的郵包號，對退票進行確認接收，提高了發票傳遞的安全性，同時減少了電話咨詢量。

應收管理上，供應商提交付款通知申請，跟蹤后續處理狀態，對付款金額進行確認。供應商查詢訂單收貨、發票寄送狀態、發票校驗以及訂單付款狀態等信息。查詢訂單的付款狀態和支付狀態，執行確認收款的操作。具體信息交互詳見圖2。

圖2 SUS平臺財務協同示意圖

（三）實現信息管理協同。業務部門在SRM發布的信息會同步到SUS系統，發布的信息包括：采購信息、績效評估、澄清答疑、接待日以及投訴建議等，供應商可以查看發布的信息，并維護反饋意見。業務部門查看供應商反饋的信息，及時與供應商溝通。另外，供應商可維護發票號碼、本公司合同號等自定義關鍵信息，便于按自己習慣的維度進行信息查詢和核對，保證了雙方應付應收信息的有效傳遞。通過行之有效的數據實時查詢和統計以及信息的動態跟蹤管理，發揮信息管理協同的效率。

三、“SUS”平臺推廣應用的成效

“SUS?±”平臺歷經三年多的開發、推廣和完善，有效集成財務核算系統（SAP）、共享財務報賬平臺、供應鏈系統（ISCM）等多個業務財務系統相關信息，并引入影像系統實現發票傳遞電子化，實現票據傳遞及資金支付的閉環管理，提高付款申請、應付款確認和支付處理的效率和效果。主要取得以下幾個方面成效:

（一）實現業務財務信息集成，提高了供應商服務滿意度。通過SUS平臺，供應商可自主查詢、跟蹤多維度信息。通過訂單收貨查詢，有利于供應商溝通服務接收確認或貨物收貨列賬；通過發票信息查詢，有利于供應商掌握紙質發票收寄情況和發票校驗應付確認情況；通過支付信息查詢，有利于供應商掌握支付報賬發起、銀行支付和匯票開具情況，準確預測現金流入時點，解決了供應商最為關注的到款時間問題；通過關聯校驗信息查詢，有利于供應商與廣東公司進行交易事項的事前核對。因此SUS平臺的構建和應用，可以將企業與供應商之間許多現實的業務移植進入財務協同管理平臺中去，極大地減少了供應商和企業之間的通信成本和時間成本，通過獲取第一手成本信息，杜絕了傳統財務核算管理帶來的信息延遲問題。針對匯票結算量逐年增大的情況，2014年SUS平臺增加了票據開具情況的查詢，結合報賬平臺匯票管理功能的實現，將開票時間傳送SUS平臺，提醒供應商及時領取票據。值得一提的是，借助供應商財務協同管理平臺的優化應用，財務管理部門和供應商以及企業高層可以協同參與到管理過程當中，不僅提高了供應商服務的滿意度，也提升了企業財務管控的執行力。

（二）借助供應商財務協同平臺，提高了會計處理效率。一是減少了掃描和發票加計工作，發票由供應商自行掃描上載，廣東電信財務共享服務中心只需對紙質發票進行稽核。二是提高了會計核算處理效率，基于系統數據開具的發票數據更規范，SUS發送的發票一次成功處理率為98%以上，降低無法校驗的異常發票率。三是提高了往來未清項清理效率，尤其是抬頭費用未清項的清理，賬務更清晰。四是提高了溝通效率，供應商使用SUS自助查詢發票到達和校驗、退票情況、報賬單進度和到款情況，大幅減少咨詢電話量。五是保障關聯交易賬務的一致性。關聯交易核對不一致時需要咨詢業務端查找原因，工作被動且發現問題滯后，因此需要推動前端先進行業務核對。通過在SUS平臺展現關聯交易情況，SUS每天凌晨定時從SAP獲取前一天的SAP關聯交易報表數據，便于業務人員及時核對確認，從源頭保障關聯交易賬務的核對一致。同時供應商財務協同管理平臺能夠提供多視角的統計查詢，通過諸多業務角度和財務科目進行組合查詢，無需掌握復雜的財務核算方法，就可以獲取全方位動態會計信息。

（三）提高了核算質量，防范了資金風險。供應商財務協同管理平臺通過對企業和供應商之間財務的動態管理，可以做到事前、事中、事后全過程控制，同時也便于加強全方位監督和控制，使企業對采購和財務狀況有效把控。一是供應商由結算單發起付款申請，杜絕重復統計訂單并發起報賬。二是供應商對支付信息進行確認并反饋，實現資金支付的閉環管理，控制錯付風險。三是提高開票的準確率，發票寄送單自動生成，信息準確可靠，減少人為錯誤，同時應用開票金額系統校驗控制，提高開票與訂單收貨金額匹配性，減少退票。四是供應商可對實際銀行收款或收到票據情況進行確認并反饋報賬平臺，廣東電信可根據確認情況復核支付的正確性，提高資金支付安全性。同時供應商財務協同管理平臺按照預算安排和要求，通過在預算執行過程控制中及時將采購預算和供應商提供的貨物報價成本進行對比，在關鍵的決策點提供自動提醒，保障預算管理得到貫徹執行，從而降低了財務風險，提高核算質量。

（四）與供應商共擔風險，深入合作，搭建了共贏發展模式。信息化技術的不斷發展，不僅僅要求企業建立財務協同管理平臺來提高財務管理的效率，也要求供應商適應市場形勢變化，積極主動地參與到協同管理平臺中來。SUS平臺的構建與應用體現了企業與供應商之間不斷加深的合作關系，進而共享市場信息，共擔市場風險，共同收益。在市場競爭白熱化的今天，企業尋求和選擇具備優勢互補的供應商，供應商財務協同管理平臺有利于加深企業與供應商之間的信任度，加強信息共享和協同管理，同時實現高效率、低成本的目標要求，符合雙贏的目標。因此構建和應用供應商財務協同管理平臺，促進了企業和供應商的交流聯系，更利于建立戰略伙伴關系，進行深度的合作，搭建互惠互利的共贏發展模式。供應商財務協同平臺獲得了供應商的廣泛認可和應用，截至2014年底，262家供應商通過SUS平臺寄送發票，2014年度通過SUS平臺的發票寄送量近3萬份，占全部發票寄送量42%，SUS發票寄送金額52億元，占全部發票寄送額49%。其中公誠管理咨詢有限公司2014年使用SUS平臺寄送發票5572份，寄送率高達90%?！?/p>

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