新時期創新檔案管理的調查與思考
——以北京市醫療器械檢驗所調研活動為例

劉慧萍，李海燕，柳青，王樹慶，王軍

(北京市醫療器械檢驗所，北京101111)

新時期創新檔案管理的調查與思考
——以北京市醫療器械檢驗所調研活動為例

劉慧萍，李海燕，柳青，王樹慶，王軍

(北京市醫療器械檢驗所，北京101111)

“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”是李瑞環同志為中央檔案館建館40周年的題詞，這是對檔案工作的重要性及其深遠意義的最好詮釋。近年來，隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的迅速發展，產生出一種新型的檔案信息形態即檔案信息數字化。它能夠把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲、以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。檔案信息數字化是推動檔案信息化建設，真正踐行“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的必由之路，我所也不例外，新時期檔案信息數字化是我所創新檔案管理工作的重心。

隨著信息化的深入發展，全球信息化時代的全面到來，數字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。然而實踐中，檔案數字化管理存在很多問題。本文以我所檔案數字化工作為核心，分析了檔案數字化管理的現狀，針對如何科學有效地開展檔案數字化，滿足我所未來檔案發展需求提出了一些見解。

1 我所檔案信息數字化的基本情況

2006年8月，實驗室信息管理系統(lims)正式啟用，目前我所已經實現了檢驗任務從接收到下達都在網上操作。2006年10月，上級單位北京市食藥局的辦公自動化OA系統啟用，其下發文和我所的上行文電子版可在OA系統中查找和下載，但我所的文書檔案只有紙質版，沒有實行檔案信息數字化。直到2011年10月我所的檔案管理系統(HOLA)才正式啟用，實現了將我所的紙質檔案掃描成電子版上傳到HOLA系統中進行網絡化利用，真正建立了自己的檔案管理系統，有了自己的檔案數據庫。截至2014年5月，我所把實驗室信息管理lims、辦公自動化OA、檔案管理HOLA三個系統在BPM平臺中完成系統整合，真正實現了統一界面、統一平臺、統一流程、統一管理。具體實現過程是在BPM平臺上開發完成portal，實現我所的辦公自動化信息管理系統;Lims系統的功能在Oracle中間件平臺BPM組件中開發完成;HOLA系統的功能集成在Oracle的UCM中;市局的OA系統和我所的portal通過數據接口實現公文對接。各個系統所產生的文檔數據均統一存儲在UCM內，按照具體的檔案管理要求制定歸檔邏輯完成電子數據檔案管理工作。

2 我所檔案信息數字化平臺設計的技術架構

2.1 檔案信息數字化平臺的總體架構(見圖1)

(1)基礎平臺層:底層搭建了服務數據網格模式;數據庫采用Oracle 11g RAC集群模式，負載均衡，提高數據運算和響應速度和數據安全。Web Services的基本規范是建立在SOAP、WSDL和UDDI的基礎之上。采用Web Logic服務管理發布應用服務，建立分布式應用模式。應用服務采用雙機熱備模式和數據存儲磁盤陣列鏡像備份，應用的冗余部署結構避免了系統的單點故障。這是應用服務的載體，基礎的技術支撐部分，提高了應用服務的有效性、高效性、可擴展性和安全性。

圖1 檔案信息數字化平臺總體構架

(2)業務數據模型層(M、C):SOA是一個可以整合各種服務的架構平臺，其本質是要通過一組核心服務技術，集中對平臺進行管理，從而把各種服務有效地整合起來。它允許采用不同開發平臺和開發語言的應用間相互交換數據和業務流程。采用SOA組件統一管理業務應用以及核心流程，數據總線調度整個系統I/O進程，事件總線、業務適配器、業務流程管理器和規則引擎支撐整個業務流程的邏輯處理和流程驅動，整個企業集成架構中心。

(3)信息訪問層(V):門戶訪問界面、業務數據統計分析、流程執行/查詢界面，是所有用戶體驗的窗口，也是人機交互的界面，UI和布局影響整個用戶體驗。

2.2 檔案信息數字化平臺的功能設計

(1)與應用系統集成，應用流程完成后直接將生成的文本轉存入檔案管理系統。如辦公管理的公文審批流程、合同評審流程、采購流程、培訓流程等所生成的最終文檔，均會歸檔到UCM中。

(2)結構化數據，節省存儲空間。電子檔案的最大優勢是區別于以前的非結構化數據，可以節省大量的存儲空間，提高存儲數量和質量。如影片10000字普通文本文件，通過掃描形成非結構化數據文件可能是同樣篇幅的結構化數據的文檔的700倍左右。

(3)可擴展檔案信息標簽，方便檢索查閱。將電子文件的標簽屬性做成元數據存放在數據庫內，可以通過搜索字段的優化和排列，做成可按照優先級的搜索資源，方便查閱和檢索，提高檔案管理過程中存放和借閱等環節的工作效率。

2.3檔案信息數字化平臺的管理優勢

(1)方便檢索查閱，節省管理成本，避免了過去借閱一份檔案，要去通過檔案存放記錄翻閱、查找等過程，只需在形成電子文檔和索引卡后，通過搜索和借閱功能在1分鐘之內就可以準確查閱。

(2)可增長電子檔案存放時間和數量，不同于其他介質，需要受環境約束和限制。我所平臺通過結構化數據，提高了存儲數量和質量。

(3)和實際業務聯系緊密，規范檔案管理操作流程。和其它應用系統集合后，通過應用管理和制約的關系，可以準確的進行歸檔工作，防止了以前人為催促遞交檔案紙質版本的疏漏和不及時，也將檔案管理的規范化把關環節提前至檔案管理員的環節，通過流程節點的控制，強制實現檔案的歸檔提示。

(4)電子檔案通過受控水印和管理條例確保其有效期和有效性。對于電子檔案的管理，通過加蓋‘受控’水印和個人信息標識等手段，防止用戶私自打印下載傳播，并通過管理條例的細化明確規定電子文件借出的有效時限，保證了檔案數據的安全和有效性。

(5)通過安全技術手段，可以進行電子檔案的備份管理，防止信息泄露和丟失。我們的檔案存儲介質都是實時同步備份的，并且有主備切換功能，可以在主的服務應用或是存儲設備出現故障時，及時的切換到備份設備之上，確保檔案數據的安全性。

3 我所檔案信息數字化存在的不足

3.1 檔案數字化存儲空間有待擴容

檔案數字化的信息存儲設備是磁盤陣列。我所的信息存儲設備目前只能滿足檢驗、文書、合同(設備合同除外)、科研、實物五類檔案實現檔案數字化的需求，照片檔案因所需存儲空間大，整合到檔案管理系統中，將影響系統的整體運行，所以要實現它的數字化，解決方法是更新硬件設備和擴大磁盤陣列的儲存量。

3.2 檔案數字化數據管理相對滯后

2014年5月我所的BPM平臺具有將lims扭轉的檢驗報告及原始記錄、OA扭轉的文件資料手動歸到檔案管理系統的功能。截止目前，我所辦公自動化OA扭轉的文件資料能手動歸到檔案管理系統，然而由于檢驗報告的部分實驗數據不便上傳;審核人員習慣審核紙質文件;檢驗報告電子化流程沒有強制執行，檢驗報告和原始記錄一直保留著原始的紙質審核、紙質歸檔方式。要實現數字化還需人工掃描成PDF格式，耗費大量人力、物力、財力。現行的管理機制導致檔案數字化數據管理的滯后性。

3.3 檔案人員整體素質仍需提高

檔案數字化真正的成功，不是以軟硬件系統的構建完成為標志，而是以每個檔案人員應用起來并不斷產生信息資源為核心，最終體現在檔案服務機制的創新和檔案信息利用效率的提高上。因此實現檔案數字化，要求檔案管理人員不僅具有專業的檔案知識，還必須掌握先進的信息技術知識，二者缺一不可。

近年來，盡管我所檔案管理人員的檔案專業知識、信息知識與技術水平已有了非常大的提高，但與我所檔案數字化要求還相差甚遠。

4 新形勢下開展檔案信息數字化的思考

4.1 轉變觀念，提升檔案數字化理念

我所檔案數字化作為信息化建設的重要組成部分，已越來越受所領導的重視并得以推廣應用，但職工的信息化理念和信息化實用水平滯后。因此我所必須從實際出發，轉變職工觀念，從信息化管理理念、制度兩方面創新，具體措施:一是信息辦在信息化系統運轉過程中，多向系統使用者爭求意見，使用者提出的建議，促進系統改進，確保系統的實用性和快捷性;二是優化檢驗報告和原始記錄電子化審批和歸檔流程，建立健全信息化管理制度。

4.2 規范管理，完善檔案數字化機制

檔案數字化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務標準要規范，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化。我所應結合電子檔案本身特點，建立并完善相應的機制，從而降低電子檔案及其管理系統的風險系數。總之，不僅要建立健全與之相適應的管理制度，還需要不斷完善其操作標準，使其制度化、流程化，對各部門提出統一要求，如儲存格式、處理方式、保管環節、使用環節及收集環節所涉及的標準予以進一步完善，從而保證檔案數字化各個環節安全快捷。

4.3 加強培訓，提高檔案隊伍素質

(1)檔案數字化建設過程中，對檔案管理人員要有計劃、有組織地進行信息技術和檔案專業知識的培訓。(2)積極為檔案管理人員創造機會，派他們到檔案數字化建設好的單位學習和培訓，提高檔案綜合管理水平。(3)有針對性的選拔檔案專職人員和信息化業務人員充實到檔案管理中，壯大檔案管理人員隊伍，使數字化檔案發揮其更好的利用價值。

R197．322

C

1002-2376(2015)01-0087-03

2014-10-30