優化交通部門辦公室檔案管理工作的方法分析

韓宇　張悅

[摘 要]本文將分析檔案管理的概況，闡述交通部門辦公室檔案管理工作的主要內容，同時介紹優化其工作的方法。

[關鍵詞]交通部門；辦公室檔案管理；工作內容；方法

引言

伴隨著社會的發展，交通部門辦公室檔案管理工作面臨著新的挑戰，管理工作日益困難，對其要求不斷提升。交通部門檔案管理工作的有效開展是十分重要的，不僅能夠對重要的交通事件進行記錄，還能夠促進交通部門的持續發展。文中將簡單介紹檔案管理的概況，通過對交通部門辦公室檔案管理工作內容的分析，闡述優化交通部門辦公室檔案管理工作的方法。

一、檔案管理概況

（一）檔案管理的涵義

檔案管理涉及諸多方面的內容，如：檔案的整理、收集、保存等，要不斷提高檔案管理的技術，才能保證檔案的價值。隨著社會的發展，檔案管理工作要不斷提高，才能滿足檔案管理工作的需求。

（二）檔案管理的重要性

檔案管理工作是十分重要的，辦工室檔案管理工作能夠展現一個單位成長的歷程，并對其發展方向能夠進行有效的指導。辦工室檔案管理影響著其工作效率與工作質量。各單位要重視辦公室檔案管理，才能對單位的實際情況進行全面的了解，才能為單位的發展提供可靠的保證，才能促進單位工作的有效開展[1]。

二、交通部門辦公室檔案管理工作的內容

（一）收集檔案

交通部門辦公室檔案管理工作的內容十分復雜，其中包含著眾多的文字資料，要對其進行嚴謹的收集，才能促進其檔案管理工作的有效進行。收集檔案是檔案管理工作的基礎與保證。

隨著社會的發展，科技水平不斷提高，對于交通部門檔案管理工作中檔案收集工作而言，不僅可以通過紙質文檔進行記錄，還可以通過計算機實現對檔案的收集，將交通部門檔案涉及的攝像、圖片、文字等通過計算機，轉換成計算機數據進行收集，將利于保證檔案資料的完整性、安全性、可靠性。

（二）整理檔案

交通部門檔案資料不僅形式多種多樣，而且內容也相對復雜，對檔案進行整理這一工作是十分困難的，各種不同的資料混雜在一起，增加了檔案整理工作的難度。交通部門要實現有效地檔案整理，首先，要對檔案進行分類，按照不同的類別進行整理；其次，在整理過程中要按照一定的規則，對檔案進行歸納；最后，通過計算機的使用，實現交通部門辦公室檔案管理，根據其時間、內容、形式等進行分類與整理。

（三）鑒定檔案

交通部門辦公室檔案的資料眾多，不同的檔案有著不同的作用，在檔案的收集、整理與保存階段要根據其不同的價值進行分類，檔案鑒定工作是十分重要的，檔案鑒定將利于檔案管理工作的開展，根據其價值對其進行適當的管理，利于檔案的整理與保存，利于交通部門辦公室檔案管理的科學性、系統化、最優化。

（四）保存檔案

交通部門辦公室檔案的保存工作是重要的，關系著檔案的保管與保質，在保存過程中要特別注重有價值的檔案，保證其安全性、完整性，提高檔案的使用率[2]。

三、優化交通部門辦公室檔案管理工作的方法

交通部門辦公室檔案管理工作中涉及大量的資料，優化其工作方法是必要的，才能促進辦公室的工作效率，才能保證交通部門的持續發展。

（一）提升檔案管理人員的綜合素質

目前，交通部門辦公室檔案管理的工作人員普遍存在綜合素質偏低的情況，既沒有檔案管理的專業技能，同時對檔案管理工作的認識程度不足。在檔案管理工作方法不斷變化的時代，其工作人員要積極掌握先進的檔案管理技能，通過對計算機網絡技術的不斷學習，利用先進的網絡技術實現對檔案的管理，提高檔案管理的工作效率，才能促進交通部門辦公室檔案管理工作的順利開展。

同時，優化交通部門辦公室檔案管理工作，要不斷提高其工作人員對檔案管理工作的認識，全面掌握檔案管理工作的重要性，提高自身的職業道德素質。交通部門辦公室檔案管理工作人員在招聘過程中，要注重其綜合素質，其中職業道德素質是最為重要的，綜合素質決定著其工作的效果。交通部門要組織工作人員進行定期的學習與培訓，只有提高員工的工作能力，才能使其在實際工作中有良好的表現。

交通部門要對檔案管理工作的重要性進行宣傳，讓工作人員時刻重視檔案管理的工作，同時，在工作中，檔案管理的人員要注重團結、合作、奉獻等，并不斷的補充相關的知識，才能不斷提高自身的工作水平。

（二）健全檔案管理的相關制度

交通部門要不斷建立健全相關的制度，因為只有這樣，才能在檔案管理工作中有章可循，才能實現辦公室檔案管理工作的現代化、制度化、規范化、科學化與系統化。交通部門建立檔案管理制度是必要的，能夠促進檔案管理工作的有效開展。交通部門檔案管理制度要依據相關的法律法規，并結合自身的實際情況，才能保證其工作質量。同時，交通部門要健全相關的考核制度，通過適當的獎勵機制，調動員工工作的積極性與主動性，落實崗位責任制。

（三）保證檔案管理的硬件設備

在新時期，交通部門辦公室檔案管理工作要保證其硬件設備，進而實現其檔案管理工作，交通部門可以建設相關的檔案庫房、借閱室、檔案辦公室等，并要配置一定的辦公用品及滅火、防潮器材等。同時，要實現交通部門辦公室檔案管理的現代化，其計算機設備要完善，才能實現電子化管理、智能化管理，才能順應時代發展的步伐[3]。

四、總結

在信息化時代，交通部門辦公室檔案管理工作要抓住機遇、迎接挑戰，根據其檔案管理工作的內容，從多方面優化其檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，促進交通部門的持續發展。文中對檔案管理進行了簡單的介紹，并對交通部門辦公室檔案管理工作內容進行了詳細的分析。檔案管理工作是重要的，相信通過一系列方法的應用，交通部門辦公室檔案管理工作將獲得成功。

參考文獻：

[1]譚麗.試論如何改進辦公會檔案管理工作[J].現代經濟信息，2011，12（12）：30.

[2]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2012，8（02）：149-150.