檔案安全保障體系建設研究

卓淑清

[摘 要]檔案管理保證體系建設是檔案管理事業發展的必然選擇，也是檔案安全管理必然的要求，檔案安全保障體系建設需要領導人員有足夠的意識，從上到下進行形成安全管理氛圍，進而促進我國檔案事業的發展。本文主要通過對檔案安全保障體系建設措施，進而探討了檔案安全保障體系實現的目標，希望能夠為我國盡快實現檔案管理保證體系提供有益幫助。

[關鍵詞]檔案安全保障體系；建設；研究

檔案安全保障體系建設措施有很多，比如基礎設施建設，這種保障體系建設的第一步也是關鍵的一步，因此需要檔案管理人員格外重視，除此之外，還可以對其進行安全控制，尤其是那些需要庫存的重要紙質檔案，要隨時隨地對其進行監控，保障其安全。實際上，其建設措施不止上述兩個，接下來筆者就其建設措施以及實現目標進行詳細的闡釋。

一、檔案安全保障體系建設措施

我國檔案管理逐漸進入到了現代化，但是現代化的管理方式依然存在安全問題，尤其是電子檔案管理安全問題更加突出，雖然由傳統的紙質檔案管理過渡到現代的電子檔案管理是檔案管理事業的進步，但是如果要維持這種進步則需要規避其中的問題，現代電子檔案管理主要依賴計算機管理，而計算機雖然有利于檔案保存并且能夠提高檔案的使用效率，但是其安全隱患卻一直存在，因此需要建立檔案安全保障體系，以使我國的檔案管理事業持續發展，這對保護我國的珍貴檔案也有一定的積極作用，筆者認為可以以下幾方面入手：

1、做好檔案安全基礎設施建設

檔案安全基礎設施是建立安全保障體系的基礎，也是對檔案進行全面開發的最重要的一步，現代檔案開發管理都需要安全基礎設施做保證，以此來提高檔案為人民服務的質量，其基礎設施建設包括很多方面，比如保管環境、監控設備等。相關人員要從整體上把握，逐步的落實基礎設施建設方案，尤其是在安保監管，以便隨時觀察監控設備狀況。

2、安全全程控制

檔案從生成到最終銷毀都要做好控制工作，整個過程中每一個環節都要及時登記在冊，其具體的控制措施如此：第一，做好前端控制，也就是預先做好設計工作，將一切的安全隱患都消除在萌芽狀態中；第二，做好日常維護工作，因為有很多檔案不僅需要電子保存，還需要保留原始的紙質檔案，將這些紙質檔案收藏到庫房中，要重點對庫房中的檔案進行日常的管理，尤其是要保持庫房環境干凈整潔；第三，對重要的檔案一定要做好備份，以防意外情況出現，對損失的檔案文件要盡最大可能恢復，及時發現，快速響應；第四，做好日常的服務工作，檔案管理的最終目的就是能夠發揮其使用價值，為人們提供優質的服務，因此管理的同時，最重要的就是利用，但是在提供服務時，也要保證檔案安全。

3、安全組織管理

其工作重點就是對檔案管理人員進行檔案安全教育，提高檔案安全管理的意識。要完善組織建設，尤其是各個檔案管理部門的具體職責根據其具體的職能分配好是，各個部門之間既要有一定的獨立性，也要經常溝通，尤其是對檔案安全管理工作要做好溝通，定期對工作進行總結，先進經驗的要及時采納，無論是檔案管理領導，還是具體的一線員工都要進行安全教育，對其進行培訓，只有培訓合格的人員才能上崗。

4、符合安全法規標準

我國對檔案安全管理已經出臺了相關的政策，主要是為了規范檔案管理管理事業，如果出現嚴重的違法亂紀行為能夠有法可依，為我國的檔案安全管理發展奠定了堅實的法律基礎。面對全國多數檔案館的檔案基本上還停留在傳統管理階段的現象，檔案安全保障體系的科學建立和實施、檔案開發與利用、環境的有效控制、災害預防與治理、安全法規、標準的實施及安全教育、安全檢查、安全考核等制度的落實都會出現相應的問題，不研究新的檔案安全保障管理方式，許多安全活動將會走過場，對危險源的微觀控制將難于落實。檔案安全保障體系構建有利于檔案整體化、系統化、全面化地推進，這是建立有中國特色的檔案理論和實踐的一項新探索，具有標志性的意義。

二、檔案安全保障體系實現目標

構建檔案安全保障體系的前提是分析檔案安全保障體系的理論定位與實際應用的關系，爭取實現基于高起點、實現高目標、開拓新局面。目前，國內外關于檔案安全保障體系的理解大致有三層含義：其一，控制環境，降低風險。這里的“環境”是指檔案保管環境、物理環境、社會環境、信息存儲環境等，降低環境因素對檔案安全的影響，最大可能降低風險。其二，建立安全保障平臺，采取安全防護措施，使檔案盡可能保持穩定狀態。其三，對已經處于不安全環境中的檔案，采取各種措施使其達到新的穩定狀態，保存其信息的可讀、可用和可藏。這三層含義包括檔案安全保障體系中的社會因素、管理體制、組織體系、策略、政策法規、安全保障技術或安全保護效果的評價等等較為宏觀的要素。檔案安全保障屬于檔案管理和檔案維護中非常重要的一部分工作，需要滲透到檔案形成階段、保管階段和維護階段，也就是整個生命周期。如對于檔案保管單位來講需要進行系統的檔案安全現狀的普查工作，了解檔案的種類、損壞程度、檔案保管安全現狀和存在的安全隱患，建立檔案安全數據庫平臺。

檔案安全保障體系建設的指導思想應是堅持嚴格保護、有效管理、分類指導、合理利用，以健全法律法規、提高人員素質、加強規劃管理、完善基礎條件、強化監管手段為重點，立足當前，著眼長遠，加快體制機制創新，加強統籌協調，全面增強檔案資源保護力度，推動我國檔案事業持續健康發展。檔案安全體系隨著社會歷史的進程和環境的改變而變化，它在戰略制定中需要主動分析檔案的基礎、發展需求和目標環境的改變，確立主動發展戰略體制，從而改變被動應付的局面。檔案安全體系從宏、微觀的兩個層面決定了基本的戰略目標。

三、結語

綜上所述，可知檔案安全保障體系的建設十分必要，這既關系到我國檔案事業的發展，又關系到檔案具體的利用，雖然我國的檔案事業已經進入到了電子管理時代，但是其面臨的安全問題更多，只有不斷地規避安全風險，不斷提高其利用價值，才能最大程度的發揮安全保障體系的作用。

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