規范檔案管理工作 力求發展贏得先機

卓淑平

[摘 要]檔案管理是一項重要的工作，其對社會的發展有著促進作用，檔案管理包括多項內容，其是一項綜合性較強工作，通過對檔案以及信息資料的整理與管理，可以提高檔案的利用率。規劃檔案管理工作，有利于提高服務水平，在一些單位中，加強檔案管理的規范工作，可以提高企業工作人員的效率，而且有利于促進企業管理制度的改革。本文對檔案管理工作的現狀進行了分析，并對提高檔案管理水平、贏得發展先機的措施進行了介紹，希望相關人員提高檔案管理水平有所幫助。

[關鍵詞]規范；檔案管理；發展；現狀；重要性

檔案是企業中重要的資源，做好檔案管理工作，可以為企業發展提供基礎資源，也可以為企業發展提供更多具有參考價值的資料。在市場經濟不斷發展的影響下，企業的各項管理制度也在不斷改革，這有利于企業更加健康、長遠的發展。在企業不斷發展的過程中，管理人員需要采取有效措施，加強對工作人員以及工作流程的監督與管理。另外，想要實現檔案管理工作的規劃化，企業領導人還要具有系統思維意識，這樣可以提高其指導與管理的能力，有利于為企業贏得發展先機，從而促進企業更好的發展。

一、我國檔案管理工作的現狀

1、管理人員對檔案管理工作不夠重視

我國很多企業的管理者，由于綜合素質不強，對檔案管理工作的重要性缺乏正確認識，而且由于我國現行的法律法規在企業中沒有很好的落實，所以，企業的管理制度也存在較大的漏洞。在我國，由于企業的發展并不均衡，在一些企業中，由于管理者素質水平不高，所以，對加強檔案管理的意識比較薄弱，相關監督力度也比較缺失，所以，檔案管理部門缺乏人力、物力以及財力資源。檔案管理對企業的發展有著重要影響，所以，檔案管理工作應該作為企業的有效機制。在一些企業中，檔案管理部門對檔案的保存比較隨意，而且缺乏安全意識，這容易造成檔案資料丟失等問題。有的工作人員，認為檔案管理工作比較枯燥，其在工作中積極性不高，這不利于檔案管理工作水平的提升。所以，只有企業的管理者提高對檔案管理工作的重視程度，才能保證檔案管理效用的發揮。

2、檔案管理制度不夠健全

我國很多企業單位，都存在檔案管理制度不健全的問題。在對檔案進行保管與存放時，由于工作人員沒有對檔案進行統一的排號，所以，檔案管理工作缺乏規范性，有的案卷由于缺乏卷內目錄，所以，在利用的過程中，給使用者帶來了較大不便，這些問題都說明我國檔案管理缺乏規范性。檔案管理是一項綜合性以及專業性較強的工作，相關人員必須對檔案的收集、保管、整理以及保密制定相關機制與措施。只有建立了專業的管理制度，才能提高工作人員的責任心，才能提高其工作的效率，避免出現文件丟失或者損毀等問題。在對檔案進行借閱與利用時，一定要加強檔案的保護與保密性，有的工作人員由于工作疏忽，很容易使企業的機密文件遭到竊取，這不利于企業的發展，而且會給企業帶來較大的經濟損失。

3、檔案管理人員的素質不高

在我國一些企業中，由于對檔案管理工作不夠重視，所以，忽視了對檔案管理人員的培訓，一些檔案管理人員，缺乏專業的知識與技術，這不利于提高檔案管理工作的質量與水平。受人員編制的影響，有的單位長期不引進人才，在現有從事檔案的人員中，大多數是老職員，他們不愿去學習，只希望周而復始運轉，知識面狹窄，知識老化等問題相當嚴重。此外，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。

二、規范檔案管理工作，力求為企業的發展贏得先機

1、提高對檔案管理工作重要性認識

社會的飛速發展，市場經濟體制逐步完善，與此同時，加強對管理人員的領導，讓他們深刻的了解檔案管理的重要性，檔案管理者每天工作的內容也就是信息的采集，那么就要求檔案管理人員具有一定的信息采集能力，具有收集信息和管理信息的能力，也應努力提高檔案管理人員的管理能力，要充分發揮管理人員的創造性以及檔案管理人員的主觀能動性。

2、完善檔案管理制度

企業單位檔案的管理工作離不開健全的制度，只有這樣，才能使檔案能夠按科學的軌道有序的運轉。要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3、提高檔案人員業務素質

隨著社會的進步和經濟的發展，檔案業務也隨之不斷地改進和更新，一些單位的檔案管理工作越來越重，社會信息化、網絡化、數字化的運用與增加，對檔案管理工作提出了更高的要求。不斷的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案人員提出了更高的要求，特別是計算機和現代通訊傳輸技術的廣泛應用，因此產生了大量的非紙質檔案，文獻載體多種多樣，這些新型載體檔案的出現就要求檔案部門具有懂得操作現代化設備的管理人員，因此檔案人員綜合素質也應隨之提高，不但要學習業務知識，還要努力學習現代新技術。要敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，勇于打破傳統的管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。因此，為了適應新形勢的發展，檔案部門應加大力度培養一批具有高技術、高水準的檔案人才隊伍，以積極的態度應對新時期檔案事業發展。

三、結語

綜上所述，檔案管理是企業中重要的工作，也是衡量企業工作質量的重要指標，做好檔案管理的規范工作，有利于提高檔案的利用率，也有利于為企業的發展提供更多有利用價值的資料。在我國一些企業中，管理者對檔案管理工作不夠重視，而且沒有認識到規劃檔案管理工作的重要性，這不利于提高企業經濟發展的水平。檔案管理水平是衡量企業管理水平的標準，所以，規范檔案管理工作，可以為企業贏得更好的發展先機。

參考文獻：

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