信息化在檔案管理中的應用

熊沈凡

（長江水利委員會網絡與信息中心，武漢 430010）

在現代科學技術快速發展的背景下，信息技術在人們生活中發揮著非常重要的作用，信息資源逐漸成為了推動社會經濟飛躍發展的重要資源。在這樣的背景下，傳統的檔案管理模式已經無法適應數字化社會發展的需要，這也為當前檔案管理工作提出了更大的挑戰。因此，檔案管理人員在日常工作中應該將文件、圖紙、照片等原始檔案資料轉化為有用的信息，以便更好的為檔案資料需求者服務。

1 信息化是檔案管理發展的必然趨勢

1.1 電子檔案的優點

電子檔案的出現和應用，是目前當前檔案管理的重要表現，但這也為檔案管理工作提出了更加嚴格的要求。眾所周知，在檔案管理過程中，電子檔案具有傳輸方便快捷、儲存性好、安全性高等優點，所以快速的取代了傳統的紙質檔案管理模式。采取電子檔案管理，不僅有利于提高檔案管理的效率，而且有利于擴大檔案資料的利用范圍和價值，為檔案資料利用者提供了方便。基于電子檔案的多種優勢，從而促使信息化逐漸成為了檔案管理發展的必然趨勢。

1.2 計算機軟硬件基礎配置的發展

在現代檔案管理信息化過程中，計算機軟硬件的合理配置為其發展創造了良好的條件。其中，在我國當前各個單位的檔案管理部門中，各種不同的打印機、復印機、掃描機的廣泛應用，為檔案管理信息化奠定了良好的基礎，明顯提高了檔案管理的信息化水平。除此之外，一些條件較好的單位還配備有良好的管理軟件，從而為檔案資料的收集、保管、和利用創造了更加有力的條件，這也推動了信息化成為檔案管理的必然發展趨勢。

2 如何通過信息化做好檔案管理

2.1 轉變傳統的檔案管理模式，變實體管理為信息管理

在傳統的檔案管理過程中，主要是以圖片、錄音、錄像和紙質原始資料作為檔案管理的重要資料，以人工搜集、整理、鑒定、保管資料為主，在較大程度上增加了檔案管理人員的工作量。同時，由于各種檔案資料信息儲存量較大，檔案管理人員無法快速對各種檔案資料進行分類處理，從而降低了檔案資料的利用效率。然而，在現代信息管理技術和設備不斷發展的背景下，各種計算機設備、光盤、縮微、多媒體技術為檔案管理的信息化創造了良好的條件［1］。因此，在信息化快速發展的背景下，為了更好的做好檔案管理工作，便需要轉變傳統的檔案管理模式，變實體管理為數字化信息管理，堅持以信息作為重要的管理對象，以科技委載體，加強對各種檔案信息進行分類處理，從而更好的為社會各個領域服務，最大限度的提高社會發展的經濟效益。

2.2 構建有效的檔案管理信息系統，充分、合理、安全的利用電子檔案

為了更好的利用信息化技術做好檔案管理工作，便需要構建完善有效的計算機文件檔案信息管理系統。其中，檔案管理部門還應該全面做好以下幾項工作：一是設計和規范信息化條件下的檔案文件管理流程，以便更好的滿足現代信息化檔案的需求；二是應該根據檔案資料的實際應用價值合理設計檔案信息化管理系統的功能；三是需要利用信息化條件構建起完善的內部控制制度，從而保障檔案資料的安全性。在利用電子檔案資料的過程中，還需要注意以下幾點：首先應該意識到電子檔案資料管理的安全性問題。由于信息技術的快速發展，各個地區的檔案管理單位都逐漸開始利用計算機網絡，有效擴大了電子檔案的管理范圍和檔案資料信息的數量。因此，則需要全面做好計算機病毒攻擊的防范工作，從而確保電子檔案信息的安全［2］；其次，需要保障電子檔案資料的真實性。由于一般電子檔案資料從生成到歸檔的過程中無法應用完善的程序化管理系統，難以實現檔案資料管理的系統性鏈接，這便在一定程度上影響了電子檔案數據信息的完整性，導致電子檔案資料的信息難以與原始紙質檔案資料的信息統一起來，所以則需要充分、合理、安全的利用電子檔案。

2.3 增強檔案管理者的專業素質，實現檔案管理的科學化

在現代信息化社會的快速發展背景下，各種現代化設備的應用也給人們提出了更高的要求，所以為了利用信息化更好的做好檔案管理工作，便需要現代檔案管理人們具備現代多元化的知識結構。同時，檔案管理工作人員應該不斷學習，轉變傳統的檔案管理理念，樹立起良好的現代信息化管理思想，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。在日常工作中，檔案管理人員應該在做好自己本職工作的同時，應該不斷學習，以現代化信息知識來充實自己。同時，各個檔案管理部門也應該積極開展相關的檔案信息化管理培訓工作，讓所有的檔案管理人員充分認識到檔案信息化管理的重要性，有效增強檔案資料共享的意識和責任。因此，為了利用信息化更好的做好檔案管理工作，則需要構建一支高素質和業務知識較強的專業隊伍，要求全面掌握檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理和檔案著錄、標引、檢索等相關的檔案管理知識，有效實現檔案管理的科學化［3］。

3 檔案管理信息化的注意事項

3.1 強化硬件配置，優化完善檔案管理軟件系統

在信息化檔案管理過程中，由于各個單位的信息化設備和管理技術不一致，檔案數據信息兼容統一存在一定的難度，影響了檔案信息的管理水平。因此，在實行檔案管理信息化的過程中，我們首先應該應用專業、統一的現代數字化設備，建立起先進的檔案管理系統，優化檔案管理軟件，從而較好的實現檔案管理的自動標引和文檔一體化。要求采用具備統一型號和規格的計算機軟硬件設備，要求達到專業化的配置標準，以更好的實現現代檔案管理的信息化。

3.2 提升管理水平，完善檔案信息化管理機制

在檔案管理信息化應用的過程中，應該針對不同文檔資料的使用價值進行分類處理，全面做好不同電子檔案文件的歸檔工作。同時，檔案管理人員還應該根據檔案管理信息化的實際情況制定出科學合理的管理方法，從而保障電子檔案管理的有效性和科學性。除此之外，還需要構建完善統一的檔案信息化管理制度，以便及時解決檔案管理信息化過程中存在的問題，最大限度提升檔案資料的利用效率。

4 結 論

綜上所述，在現代檔案管理工作中，信息化技術的應用發揮著非常重要的作用。各個檔案管理部門在日常工作中，應該切實轉變觀念，合理改變傳統的檔案管理模式，構建起高效完善的檔案資料管理信息系統，更好的適應現代信息化社會的發展需求，為推動社會經濟發展創造有利的條件。

［1］王薏涵．淺析信息化檔案管理安全防范之策略［J］．通訊世界：下半月，2015（4）：183－184．

［2］茆玲玲．企業檔案管理信息化建設思考——以江南電子通信研究所為例［J］．機電兵船檔案，2015（2）：4－5．

［3］潘曉露.信息化時代檔案管理信息化建設［J］．卷宗，2015（2）：36－37．