科技檔案管理初探

李佳音，李東風(fēng)

（1.沈陽(yáng)有色金屬研究院，遼寧 沈陽(yáng) 110141；2.沈陽(yáng)藥科大學(xué)，遼寧 沈陽(yáng) 110015）

科技檔案管理是科技管理工作中一項(xiàng)不可缺少的內(nèi)容。積累和儲(chǔ)存科技檔案資料，加強(qiáng)科技檔案管理，是一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)，是發(fā)展國(guó)家科技事業(yè)的必要手段。

科技檔案是科研人員在科技活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字材料、計(jì)算材料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙圖表、照片、錄音錄像等各種形式和載體的綜合。

1 科技檔案的內(nèi)容

（1）研究準(zhǔn)備階段：包括開(kāi)題報(bào)告、科研任務(wù)書(shū)、課題研究方案；

（2）研究試驗(yàn)階段：包括實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、階段實(shí)驗(yàn)總結(jié)、實(shí)驗(yàn)樣品、標(biāo)本、音像記錄、計(jì)算公式和數(shù)據(jù)、圖紙、圖表等；

（3）總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：包括研究總結(jié)、技術(shù)報(bào)告、成果技術(shù)鑒定報(bào)告等；

（4）成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：包括成果申報(bào)材料、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等；

（5）成果推廣應(yīng)用階段：包括推廣應(yīng)用方案、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、用戶(hù)反饋意見(jiàn)等。

2 科技檔案管理應(yīng)遵循的基本原則

（1）集中統(tǒng)一管理是科技檔案管理基本原則的核心。他的要求是：建立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)；建立統(tǒng)一的科技檔案管理制度；建立統(tǒng)一的檔案保管中心。

（2）維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、系統(tǒng)、安全是科技檔案管理的基本要求。所有檔案材料必須是真實(shí)的原始記錄，文件手稿，必須有設(shè)計(jì)人員、實(shí)驗(yàn)操作人員、檢查驗(yàn)收人員、各級(jí)負(fù)責(zé)人員、領(lǐng)導(dǎo)人員的親筆簽字或蓋章，正式文件必須蓋有相關(guān)單位的公章。

（3）實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用是科技檔案管理工作的根本目的。科技檔案管理不是看堆守?cái)偅皇前芽萍紮n案變成毫無(wú)用處的一堆廢紙。關(guān)鍵是要把死材料管活，使其成為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定計(jì)劃，解決矛盾，處理糾紛的有效依據(jù)。

特別是要為科技工作者提供準(zhǔn)確的情報(bào)資源。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展本身就是一個(gè)由簡(jiǎn)單到復(fù)雜，由初級(jí)到高級(jí)的連續(xù)不斷的發(fā)展過(guò)程。一項(xiàng)科研課題所取得的成果，對(duì)于從他延伸、擴(kuò)展、派生出來(lái)的新課題，就是新課題研究的基礎(chǔ)和起點(diǎn)。新課題的研究，不僅可以繼承和發(fā)展原課題研究取得的理論成果和技術(shù)成果；而且原課題研究中一些失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，也可以供新課題研究的借鑒和參考，避免再走彎路，重蹈覆轍。這些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)就記載在科技檔案之中。由此可見(jiàn)，科技檔案管理是科技管理工作中不可或缺的一項(xiàng)重要內(nèi)容。科技檔案管理工作的不斷發(fā)展和完善，對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，以科技創(chuàng)新帶動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展和國(guó)力的強(qiáng)盛都有著積極的作用。

3 我國(guó)在科技檔案管理工作中存在的不足

（1）歸檔資料不全，不能反映課題研究的全貌．究其原因，主要是沒(méi)有嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)科技檔案管理的法規(guī)，沒(méi)有按相關(guān)規(guī)程收集應(yīng)歸檔的全部材料；有些科研人員，或?yàn)榱俗约翰檎依梅奖悖换蚝ε聞e人利用自己的科研成果趕上或超過(guò)自己；或擔(dān)心檔案管理部門(mén)管理不當(dāng)造成資料丟失，因而只上繳次要資料以應(yīng)付，而拒絕交出主要資料。

（2）檔案管理部門(mén)對(duì)收集到的資料在分類(lèi)、編目、裝訂、立卷、歸檔等方面不規(guī)范，管理混亂，只在上級(jí)檔案管理部門(mén)檢查時(shí)突擊應(yīng)付一下，因而科研人員查索利用時(shí)極不方便。

（3）資金不足，庫(kù)房簡(jiǎn)陋，設(shè)備不合要求，缺乏防火、防潮、防腐、防蟲(chóng)、防鼠、防盜等安全措施。

（4）停留在只管紙質(zhì)檔案，看堆守?cái)偟穆浜鬆顟B(tài)，缺乏電腦等信息化管理手段。

（5）檔案管理人員素質(zhì)不適應(yīng)科技檔案管理工作的需要，許多人不僅未接受過(guò)檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，而且缺乏科技檔案管理所必須的現(xiàn)代科技知識(shí)和電腦操作技能，因而只能勝任資料保管員角色，工作缺乏前瞻性。

（6）上述問(wèn)題歸結(jié)到一點(diǎn)，其根本原因是有些領(lǐng)導(dǎo)干部只重視科研項(xiàng)目和成果的管理，而忽視科技檔案的管理和應(yīng)用。在財(cái)力、物力、人力等方面對(duì)科技檔案管理工作支持不夠，過(guò)問(wèn)不多，指導(dǎo)不力。

4 加強(qiáng)科技檔案管理的措施

（1）科研院所的領(lǐng)導(dǎo)干部更新觀(guān)點(diǎn)，開(kāi)闊視野，加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理工作的支持和領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)干部在以主要精力抓好科研項(xiàng)目、進(jìn)度、成果和經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，要分出一部分精力，經(jīng)常關(guān)心和過(guò)問(wèn)科技檔案管理工作，了解他們的工作狀況，遇到什么困難和問(wèn)題，對(duì)他們的工作成績(jī)給以肯定和鼓舞，切實(shí)為他們解決資金、庫(kù)房、設(shè)備等方面遇到的困難，幫他們協(xié)調(diào)與相關(guān)部門(mén)的關(guān)系，建立健全檔案管理制度。

（2）科技檔案管理的加強(qiáng)，關(guān)鍵在于人力的加強(qiáng)，人力的加強(qiáng)關(guān)鍵又在人的素質(zhì)的提高。科技檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)該既具有理工科畢業(yè)的基礎(chǔ)，又有檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。因此在引進(jìn)人才時(shí)，就應(yīng)該引進(jìn)具有理工科大學(xué)畢業(yè)的學(xué)歷的人才，然后再送他們到相關(guān)院校學(xué)習(xí)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。切不可滿(mǎn)足于只要有人看堆頂崗就行。

（3）與時(shí)俱進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的信息。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，整個(gè)世界都進(jìn)入了信息化時(shí)代。紙質(zhì)檔案當(dāng)然是重要的珍貴的歷史記錄，具有極重要的歷史價(jià)值。但是他又有其不容否認(rèn)的局限性，如不易長(zhǎng)期保存，易腐朽損壞，查閱不便等等。而信息技術(shù)就有其公認(rèn)的優(yōu)越性，大量的文獻(xiàn)資料都可以?xún)?chǔ)存于小小的磁盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)之中，易保存、可復(fù)制，使用方便。如果將其與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)，人們就可以坐在電腦前點(diǎn)擊查閱，省時(shí)省力省去了旅途勞頓。因此，科技檔案管理部門(mén)要跟上時(shí)代的步伐。購(gòu)買(mǎi)信息化管理所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等器材。檔案管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)盡快掌握信息化管理所必要的技能，以適應(yīng)工作的需要。

我們的科技檔案管理工作者一定會(huì)在黨的十八大精神的指引下，奮發(fā)努力，將科技檔案管理工作推向一個(gè)新的階段，服務(wù)科技事業(yè)，服務(wù)社會(huì)，為建設(shè)創(chuàng)新型社會(huì)做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。