應用信息技術加強醫院電子檔案管理

馬茂盛

（單縣中心醫院，山東 單縣 274300）

醫院電子文檔主要指的是在醫院中發生或未發生的事件和重要的存儲資料等，進行電子版的記錄，并以載體的形式呈現出來。由于醫療技術的不斷提升，因此需要記錄的檔案也越來越多，以往的電子文檔管理方式已經無法滿足當前醫院對檔案管理的需求。電子文檔近幾年給醫院文檔管理工作做出了很大的貢獻，也是醫院現代化建設需要跨越的根本項目。只有加強醫院電子文檔的管理，才能有效提高醫院管理效率。

1 醫院電子檔案收集與管理方式

醫院電子檔案主要是醫學的學術論文和各種報刊上發表的學術論文，按照醫院的程序一旦有即將要發表到期刊上的論文，首先要由本科室同意并蓋章，然后向科室或者醫院出示相關的證件，最后才能進行投放。當論文成功發送到期刊或報刊之后，會將論文分別送到相關部門，科教的工作人員把所需數據進行輸入，存入檔案。在論文檔案中基本上是根據以下幾個流程進行的，第一，按照期刊的具體內容進行分類；第二，制定表格；根據作者論文數量、種類、時間進行分類；第三，錄入。

表1 醫院檔案管理流程圖

2 應用信息技術管理電子檔案的弊端

2.1 殘缺性

以往的紙質檔案管理經常會出現字跡不公正、無法辨認等現象，不過，這種類似的問題通常不會對查閱結果造成較大的影響，由于其涉及的層面較小，因此所造成的后果也相對較小。但是，在使用信息技術進行電子檔案的管理上，由于其操作原理等限制，很多時候電子檔案在整理時，都采用批量處理的方式進行，因為批量處理的文件內容較多、涵蓋的方向也比較雜亂，因此，在這樣的情況下，可能一次小小的失誤都會造成較大的后果。電子文件的另一個特性就是該程序正常情況下都是開放狀態，這就要求工作人員必須及時更新電子文件，否則就會出現多種電子文件遺漏丟失的問題。電子文件本身的結構并不簡單，存儲方式較亂，形態各異，因此，當電子文件在進行多元化的轉變時，經常會受到外界不正常的因素影響使文檔丟失，造成不必要的損壞，影響檔案管理工作。

2.2 時間問題

電子檔案的信息存儲位置程序多樣，所以每個載體所承載的任務都是不相同的，在進行信息存儲的同時，一定要設置位置，且必須設定，但是，這就證明文件要想儲存成功就必須依靠軟硬件。目前，我國的電子信息技術快速發展，計算機更新換代的速度也越來越快，因此，計算機轉換之間的兼容問題已經成為了電子檔案的一大難題，隨著電子檔案的數量不斷增加，醫院的電子檔案也不斷增加，一旦兼容器出現問題，會直接影響電子檔案的儲存時間。

2.3 員工文化涵養

在信息化的今天，當所有數據最后都會歸終于電子檔案時，人們對電子信息技術已經非常依賴，而強大的數據整理、管理工作難度也相對較大。電子檔案主要蘊含的工作內容就是進行電子文件的歸納、錄入等，在利用軟件對電子文件進行整理的同時，經常會出現一些不常用的英文專業術語，而這樣的專業術語是傳統的檔案管理人員無法理解的。當然，在管理電子文檔的同時，僅僅會電子信息技術的操作也是無法完全勝任的，因為他們對檔案的了解程度較小。在這樣的背景下，對電子文檔的管理人員的工作提出了嚴峻的挑戰，加上現代化技術的不斷更新，就使電子文檔的管理工作難上加難了。

2.4 病毒問題

醫院的電子文檔一般都是病人的病例、檔案等文檔，是相對比較隱私且非常重要的，所以對文檔的安全性要求較高。不過目前的科技還沒有辦法完全避免計算機上的一些病毒侵害，一旦有黑客或惡意網站攻擊，就會直接泄漏病人的隱私，對文檔造成損壞的現象。因此，電子文檔在安全上的隱患還是不小的，值得引起廣泛關注。

3 如何加強醫院電子檔案管理

3.1 設置數據庫、備份數據

設置數據庫在醫院電子檔案管理上是非常重要的一項，也相對比較復雜，不但要實現當下對電子檔案的需求；還要留出一定的空間給以后的電子檔案更新做出準備；不但對性能要求較高，還需要方便反復修改。為了保證數據能夠完整的保存下來，不被兼容器問題所困擾，在進行數據資源管理時，系統要設置成自動備份保存模式進行存儲。這樣不但能夠避免兼容器問題，還能有效的防治黑客襲擊，及時減小損失，避免大量的數據流失。

3.2 及時更新設備、技術

為了避免由于軟件問題導致計算機數據有損，在進行存儲時，一定要配備必要的刻錄設備來歸納電子文件，刻錄完畢后將其保存在安全的地方。在應用計算機時一旦發現有異常或是病毒等損壞文件的惡性攻擊，要立刻升級防治病毒系統，設置電子文檔的訪問權限。為了保證計算機設備能夠正常供應電子文檔的工作要求，要隨時檢查計算機周圍環境，盡量保持周圍環境通風、干凈，避免計算機受到周圍環境的影響出現異常關機的現象，造成文件損壞。幾年前廣州某家醫院，管理人員在進行電子文檔錄入時，由于操作過當導致計算機機體過熱，造成計算機燒毀的現象，管理人員由于躲閃及時，沒有受到傷害。但是，計算機里面的電子檔案全部都蕩然無存了。經過此次事件后，該家醫院尤其重視電子檔案的管理，引進了多種新設備和新的信息技術，經過幾年的時間，已經相對成熟。

3.3 增加管理人員綜合素質

醫院檔案管理人員一般是退休的醫務人員，計算機水平達不到電子文檔管理的需求。為了有效的改變這一現狀，醫院應組織電子檔案的管理人員外出學習，通過考核后方可再次入職；其次，醫院還可以請專業的電子文檔管理人員來院實際考察，并根據醫院的實際情況作出具體分析，了解醫院真正的需要，并根據醫院當前的狀況制定出合理的培訓計劃。由于新設備的不斷更新引進，很多經過培訓的電子文檔管理人員也對新型的技術及設備掌握的也不是很完善，這就要求醫院要定期的對電子文檔的管理人員進行培訓，讓工作人員階段性的接受講座，定期對其進行考核，做好工作人員的思想工作。醫院的醫療部門、護理和后勤等部門是分開來管理的，要將這些部門的資料全部整合在一起，并在計算機上有序的分離開來，并不是一件簡單的事情，因此，工作人員首先要熟悉醫院的具體流程，才能了解各個部門所需，在最短時間內實現最高效建設管理工作。

3.4 制定管理體系

無論在任何項目中一項制度的建立都是管理上不可或缺的一道難關。將信息技術融合到醫院電子檔案管理中，利用信息技術的優勢，強化電子信息技術管理，不但要在技術和人員素質上有待提高，制定一套優質可行的管理體制，是應用信息技術強化電子文檔的重要環節。將電子文件存檔的整個流程加以規范，采取責任制體系，力爭做到每個環節都能夠有人、有條例可循。讓檔案管理的每一項都落實到個人，將任務責任制。醫院可根據員工的表現情況做出獎罰制度，提高員工責任心的同時，增強員工工作積極性，更好的完善醫院電子文檔管理系統。

4 結語

綜上所述，在科學發展高速的今天，受到信息化的影響，電子文檔管理日新月異，想要完善醫院電子文檔管理必須從技術上、管理手段上、員工素質等方面齊頭并進，只有這樣，才能跟上時代的變化，在學習中不斷創新，提高醫院的工作效率，為醫院的長久發展做出一份貢獻。

［1］王丹.應用信息技術加強醫院電子檔案管理[J].黑龍江檔案,2013（02）.

［2］許建偉.醫院電子檔案管理存在的問題與思考[J].社區醫學雜志,2013(15).

［3］王海波.新型醫療服務模式下電子病歷管理的研究[D].山東師范大學,2010.