檔案光盤的使用及管理

蔣成禹

（襄陽市教育考試院，湖北 襄陽 441021）

當前，企事業單位的工作分工越來越細，存放的資料不斷增多，存檔時間逐步延長。黨群工作、行政管理、基本建設、會議紀要、大事記等類的檔案，都需要長時間保存。而光盤由于其使用壽命較長的特點，成了存放檔案資料首選。

1 光盤的作用和特點

1.1 作 用

光盤是利用激光原理進行讀、寫的設備，是迅速發展的一種輔助存儲器；可以存放各種文字、聲音、圖形、圖像和動畫等多媒體數字信息。由于光盤儲存密度高，可以儲存相當于上萬頁A4紙的文件。

1.2 特 點

使用壽命較長：一般歸檔級光盤壽命可達50年以上，原因在于其非接觸式的讀寫決定了它一次寫入數據后讀取時對介質幾乎是無損耗的。易于保管和存放：光盤記載檔案憑借其存儲介質成本低、容量大、易攜帶、記錄可靠，其體積小，對環境要求不高，抗惡劣環境能力強，不易霉爛、蛀蟲、鼠咬，即使在平常環境下也能長時間保存。易于讀取和打印：光盤中的文件和資料，可以利用計算機能夠很方便地輸出，對一些檔案資料還可以進行讀取后打印輸出。

2 光盤記載檔案的使用及標識

在利用光盤記載檔案時，要進行文件資料的分類和整理，根據儲存文件資料的大小、重要程度、保存時間，來選用可擦寫的光盤或其它光盤。光盤刻錄完成后要按照單位完成工作的先后和光盤形成的時間順序進行編制分類記載。如：用dq表示黨群工作類；用XZ表示行政管理類，其余各類類似。為便于查找光盤中的資料，可以根據表1所示。

表1 光盤資料查找導向

3 光盤檔案的管理

企事業單位切實加強光盤檔案的管理，嚴格按照檔案的管理制度，加大管理力度。檔案管理人員要認真抓好光盤檔案管理的每個環節；同時，做好以下幾個方面的工作。

3.1 做好日常管理工作

一是注意光盤的取放。在提取光盤檔案時，要輕輕捏住它的兩邊，小心取出。使用完畢后，放回光盤檔案盒，要記住從光盤檔案盒中取出光盤的位置，以免光盤裝錯位置。二是配齊配套檔案盒。根據本單位光盤檔案的數量，進行配齊配套檔案盒。便于工作可應備用一些空檔案盒。三在檔案盒上進行標記。在光盤檔案盒上，標記好檔案盒內存放光盤的數量、記載檔案資料的內容、刻錄人員、刻錄時間等，這樣便于分類儲存和管理。

3.2 保持盤面整潔

在每次取光盤時，不要觸摸光盤面、應該拿著光盤的外邊緣，避免汗漬、油漬和指紋落在光盤的信息區。不能用油性筆在光盤盤片上面直接寫上標識，油性筆里面的油墨隨著時間的變遷，會慢慢滲透到盤片的染料層里面，導致光盤的永久性損壞；同時，不要在光盤上貼標簽，光盤表面的異物會使光盤在高速旋轉時失去平衡。正確的做法是在光盤盒上對光盤進行標識。

3.3 防止光盤的損傷

為要防止光盤的損傷，以免造成光盤的損壞，因此，要做好以下幾點。一是防暴曬。刻錄盤要存放在不透陽光的檔案室里，如果在烈日下曝曬，會引起染料的變異而導致光盤的報廢。二是防潮濕。刻錄盤片要存放在干燥通風的地方，避免潮濕的環境影響盤片燃料發生變化。光盤因受天氣、溫度的影響，表面有時會出現水氣凝結，使用前應取干凈柔軟的棉布將光盤表面輕輕擦拭，以免造成光盤的損壞。三是防變形。在每次用完光盤后，要把光盤檔案盒放到光盤柜里，光盤放置時，要垂直擺放才不會變形，若出現光盤變形，可將其放在紙袋內，紙袋上下各放玻璃板，在玻璃板上方壓5 kg的重物，36 h后可恢復光盤的平整度。四是防劃傷。光盤在臨時放置時不要隨意亂放，而要將光面朝上。在放回檔案盒時，應檢查光盤和檔案盒內是否沾有異物，以免有微小雜物劃傷光盤表面。一旦劃傷光盤表面，就可能會引起讀取錯誤，甚至導致光盤完全毀壞。

3.4 光盤文件的保護

根據光盤檔案存放的條件和存放時間，防止儲存的數據遭到外力和人為的破壞以及使用中的意外損傷等。還應該做到：對于一般文件，除保存一份原始的可擦型光盤外，還應在計算機的硬盤中存放檔案資料備份；對于重要文件，應刻錄一份只讀型光盤作備份，并定期檢查，發現問題及時重新刻錄，最好的辦法是制作原盤的副本提供利用。此外，要避免不良的機械作用（如壓力、扭力、沖擊、擦傷等）引起介質結構變化失效；采用具有防磁、防潮、防靜電等功能的儲存柜，以利長期保存。

4 結 語

光盤記載檔案有利于企事業單位記載管理檔案，企事業檔案管理人員要按照光盤管理檔案的要求，抓好各項工作，切實利用好光盤儲存信息技術，更好地服務于企事業單位。