歷史檔案數字化實踐與建議

李 晨，高建忠，楊 揚

（中國石油集團石油管工程技術研究院，西安 710077）

進入信息化社會后，網絡信息技術不斷推陳出新，由傳統檔案過渡到數字檔案，已成為信息化時代檔案工作的主題。國家檔案館在2000年制定的全國檔案事業發展“十五”計劃中，提出了要“加快檔案現代化進程，加快現有檔案數字化進程”。在這一方針的指導下，許多地方單位都開展了檔案數字化的實踐工作。

中國石油集團公司在對所屬各單位的檔案數字化方面，進行了具體規定，要求在國家“十二五”計劃末，各單位的檔案數字化率要達到館藏的80%。按照該要求，我單位從2013年底開始，通過業務外委的方式，進行了歷史檔案集中數字化轉化工作，截至目前數字化率已達到90%。本文就我單位在歷史檔案數字化加工過程中的做法，和存在的一些問題進行了探討，并就問題解決對策提出了建議。

1 檔案數字化的必要性

簡單來說，檔案數字化轉化就是把紙質文檔，通過掃描、照相、錄入等方式將信息存儲到計算機中，形成電子文件形式，以方便檢索、查閱和維護，節省物理存儲空間。

1．1 有效保護歷史檔案

由于歷史檔案年代久遠，保管條件有限，許多歷史檔案正遭受著自然和人為的破壞，蟲蛀、霉變、發黃、殘缺、污染、字跡模糊等情況嚴重，用戶對檔案的利用也容易造成歷史檔案的破損和遺失。通過檔案數字化的轉化，可及時搶救歷史檔案，使其避免遭受進一步的破壞。

1．2 增加保管途徑

傳統檔案采用庫房進行物理存放，雖然有“八防”措施，但一旦發生不可抗拒的災難事故，將造成無法挽回的損失。檔案進行數字化轉化之后，可通過磁盤、光盤、磁帶等多種介質存貯，而且可以方便地實現異地、多地備份，提高了保管安全度。

1．3 節省物理存放空間

企業的檔案產生歷史久遠，各類檔案數量巨大，尤其是一些非永久性檔案的增多，需要大量的庫存空間。檔案數字化轉化后，可以及時將非永久性存檔的紙質檔案進行清理，節約物理空間。

1．4 方便檔案利用

檔案數字化轉化后，檔案的借閱、查閱和利用，從“物流”轉變為“信息流”，并可通過網絡進行遠程借閱和利用，提高了檔案信息利用的效率。

2 歷史檔案數字化轉化實施

我單位共有可轉化檔案1．4萬余卷60余萬頁。為確保安全、高效、高質量地完成歷史檔案數字化轉化工作，我單位檔案管理部門從專業化、規范化和流程化的角度，對轉化過程進行了認真地組織和實施。

2．1 專業化的設備和人員是基礎

歷史檔案數字轉化過程中，配置了12臺零邊距高速掃描儀、零幅面圖紙掃描儀等專業設備。同時，對配置的操作人員進行了檔案裝訂、保管以及電腦相關軟件使用等基礎知識考查，確保其具備從事檔案拆裝、圖像掃描和處理的必備技能。

2．2 規范化的管理是保障

為了管理方便，檔案管理部門單獨辟出場地用于檔案數字化轉化工作。場地安裝有監控攝像頭，并且在工作期間有檔案管理人員在場。所有從事檔案數字化轉化的人員均簽署保密協議，現場采取分區作業，按照功能分為整理拆裝區、著錄區、掃描區、圖像處理區、數據掛接區、質量檢查區等。制定了“數字化加工安全保密制度”“數字化加工流程”“數字化加工現場管理制度”等相關制度，并在現場做到“制度上墻”。數字化轉化工作結束后，在檔案管理人員的監督下，對所有數據進行安全備份，并對全部電腦實施低級格式化后方可允許撤離。

2．3 流程化的作業是手段

數字化加工流程，一般是由檔案提取、檔案整理、檔案掃描、圖像糾錯等步驟組成，如圖1所示。

圖1 檔案數字化加工流程圖

（1）提取檔案。根據提供的掃描檔案的紙質明細清單，做好交接登記

（2）檔案整理。對需要整理的檔案進行拆訂、分類（需要掃描及不需要掃描兩大類）。

（3）檔案掃描。用高速掃描儀對需要掃描的檔案資料進行掃描。掃描后的影像文件按指定的命名要求存到服務器上，以方便下一道工序的進行。

（4）圖像糾錯。對已掃描的文件進行頁數和圖像質量檢查，并進行糾偏、去黑邊的工作，如發現有漏掃或需要以灰度補掃的資料做好補掃登記。

（5）檔案補掃。通過圖像糾錯步驟所做好的補掃記錄，進行補充掃描。

（6）裝訂還原。裝訂還原已處理完成的檔案資料。（7）歸還檔案。根據提取檔案時的交接清單歸還實物檔案。（8）原文掛接。掃描文件的存放目錄與數字化軟件系統的目錄數據一一對應，發現有錯誤的返回上一步驟重做。

流程化的作業，確保了檔案數字化轉化工作的流暢性和工期要求。

3 檔案數字化的經驗總結

3．1 數字化轉化中的問題及對策

（1）質量和效率問題。企事業單位的檔案管理部門一般屬于后勤部門，人員少、投入經費不足，在管理體系中不受重視。因此，僅靠檔案管理人員實施大量歷史檔案的數字化難度非常大，況且也難于保證質量和進度。可以通過委托專業公司（承包方）來實施這項工作，但是在工作過程要做好以下工作：①與承包方積極溝通。例如，我單位在數字化加工時，承包方為方便工作量統計，提出一人進行一類檔案的掃描。而我單位從檔案復原安全角度考慮，應該按類、按年代掃描。經協調，承包方接受了要求，避免了檔案復原質量漏檢；②加強質量管理。檔案管理人員應定期統計，抽查數字化成品，監督現場工作運行，發現問題及時要求整改。

（2）原始檔案的完整性和保密性問題。歷史檔案的數字化，必然需要對原始紙質檔案進行拆卷、加工和重新裝訂，處理不當，容易造成檔案不可逆的變化或損壞。因此，對負責拆裝的人員技能、拆裝程序等都必須注意嚴格控制；另外，檔案數字化過程還涉及保密性問題，應對從事數字化操作人員進行保密教育，并簽署保密協議，規定保密責任。工作完成后，對需要帶出現場的電腦文件進行徹底刪除，確保不失密。

（3）檔案數字化工作中的認識誤區。企業的檔案數字化轉化經常存在兩個極端。一個極端是大興土木，投入大量人力、物力，為數字化而數字化，只求數量不求質量；另一個極端是思想中認為檔案管理不重要，數字化更沒必要，是燒錢的行為。這兩種誤區都影響檔案數字化及其有效利用，檔案管理人員應讓領導人員充分認識檔案數字化的必要性和意義，通過合理規劃，用合理的花費推進檔案數字化進程。

3．2 數字化檔案保管與利用中的問題

數字化的檔案雖然帶來了很多方便，但一些問題也應引起重視。

（1）保管問題。對于采用掃描方法進行數字化的歷史檔案，一般存放在磁盤、磁帶、光盤等介質上。但由于材質性能原因，存在失效期限。光盤遇熱或彎折就會失效，硬盤受磁場的影響也會消磁，因此每隔若干年，都需要投入大量人力、物力重新備份。

（2）信息安全問題。數字化檔案由于其獲取便捷、攜帶方便的特點，因此也就造成了分發范圍控制問題和信息安全保密問題。對于分發，應嚴格控制借閱、復制流程，對于敏感性的檔案建議不上傳附件，以方便控制；信息安全涉及到檔案管理系統的安全控制，應有完善的措施和手段，如防火墻、加密、電子簽名、權限控制等，防止非法入侵和不當使用。

4 結束語

（1）在歷史檔案批量數字化轉化中，應本著專業化、規范化和流程化的原則，建議委托專業公司實施，以確保質量和效率。

（2）應充分認識檔案數字化的必要性，但也要在數字化檔案的使用范圍控制和信息安全方面制訂有效的防范措施。

（3）檔案數字化是為了更有效的利用，應加快實施網上借閱、遠程借閱等工作的推進和實施。

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