醫院電子檔案管理模式

張藝

(山東省萊陽市中醫醫院,山東萊陽 265200)

醫院電子檔案管理模式

張藝

(山東省萊陽市中醫醫院,山東萊陽 265200)

當今社會,計算機和網絡傳輸等技術已經被廣泛應用并在迅速發展過程中,電子檔案是一種十分重要和常用的信息化資源,是醫院檔案非常重要的組成部分。文章著重分析醫院的電子檔案在管理工作過程中面臨著的問題,針對建立電子檔案的管理制度、創建完善的管理平臺、建設醫院的數字資源、創建檔案的信息管理系統、提高檔案人員的知識結構和加大資金的投入等方面進行探討。

醫院管理 電子檔案 數字化

辦公的自動化正在大面積擴展與深化過程中,傳統形式用紙墨、相片或者錄相傳遞出的文件、影像、圖片、科技情報、文獻資料等,都要用計算機來進行管理,由此產生了電子文件。電子文件及時收集歸檔,同時使之得以長期的保存,這是檔案的信息化在建設過程中的一項十分重要的內容。醫院的電子檔案數據指的是醫院在科研科技、醫療、教學及基礎建設方面等活動過程中,形成的和歸檔保存著的文字、聲像、圖表等形態科技文件方面材料,它具有非人工的直接識讀性、可復制傳遞高保真性、載體和信息的可分開性,這有利于檔案長期保存及資源共享,同時對計算機的系統依賴性、內容易改性及載體不穩定性、維護檔案真實性、有效性和完整性提出了嚴峻考驗。

1 問題

1.1 電子檔案安全保護

受溫濕度、有害生物、紫外線、機械磨損、磁石磁場等方面外界因素影響,數據光盤和其他儲存性介質容易被損壞,進而導致了電子檔案改變原始性;如果計算機出現故障,就可能會造成系統的非正常運行,甚至丟失部分的資料,進而嚴重影響到檔案完整性;另外,磁石的磁場、設備的磁石磁場也使得長久保管電子檔案發生困難,很多年后曾經完好保存的電子檔案,其載體可因找不到匹配的設備來識讀,喪失了其存在意義。實際的應用時,電子文件與電子檔案的信息處理具有高效和便捷的優點,但電子檔案易改動性強,其隨時會被修改、丟失、盜竊,甚至于銷毀等危險,真實和可靠性不如紙質的檔案。而且,電子檔案在提供網絡的共享時,如果疏于對安全的防范,很容易受電腦黑客惡意侵入,這造成信息任意被取舍篡改,進而導致信息的泄露和丟失,使國家及集體蒙受損失。

1.2 電子檔案管理

醫院檔案管理是綜合性檔案室來負責的,一般收集整理會計、文書、人事、科技、基建和設備的檔案。因為行業管理具有要求,而醫院病歷的檔案是專門病案室來管理的,各種影像和圖文檔案、各種病理的切片檔案、各種檢驗檔案和日常辦公等電子型資料檔案,這些分別是各業務的科室收集和管理,不能綜合起來利用,使檔案完整性與安全性受到風險,導致檔案管理的職責模糊、管理欠缺或多頭管理現象的發生。另外,電子檔案有非人工的直接可識讀性,這對于計算機的系統具有較強依賴性,每個業務科室日常的電子管理中對病毒防范、網絡安全、資料存貯、權限管理及保管等各方面存在管理欠缺現象,并在電子檔案的收集、鑒定、整理、歸檔等方面知識匱乏,這導致電子檔案發生缺失與損壞。

1.3 檔案的管理人員專業素質

醫院中醫學性專業技術者占比例較高,而檔案管理只是附屬性的工作,檔案管理人員大多是行政和醫技部門的轉崗者,專業檔案人員較少。還存在崗位配備隨意、人員老化、流動性大、專業知識落后、欠缺知識結構、管理水平和思想觀念相對滯后的問題,這亟需醫療知識、管理流程、信息技術、專業檔案知識等多方面的學習提高,來適應新的時期檔案管理事業的需要。人員的檔案意識淡薄,工作時把電子文件任意存放各自的辦公室的電腦中,不及時到位歸檔,這影響到電子檔案的管理水平提高。

2 思考

2.1 制訂嚴格性管理制度

建設制度是檔案管理過程中的重要一環。為加強檔案完整和安全,醫院要建立嚴格性電子檔案的操作制度及安全保密的制度,使電子檔案實現負責制,辦理人員需要在電子檔案移交、形成、利用時實施簽字負責制度;加強安全意識,防火墻與防病毒軟件全天候實現自動升級,是檔案額上傳、和下載等安全等級級訪問權限安全設定;同時建立好電子檔案額備份制度,做到定期檢測及拷貝,注意多重加密和備份,以保障檔案的電子數據保存、使用和傳輸過程中能夠安全穩定;在系統設備的更新時,要制訂數據轉換的辦法,以確保數據的準確無誤能在新的系統內運行;并建立和完善電子檔案的跟蹤記錄,使電子檔案能進行動態性管理,醫院電子檔案的工作按照規范流程來進行,實現文檔的完整、真實、有效。

2.2 建立完善化管理平臺

醫院檔案的信息量很大且類別多,要采取高科技的手段,使數據庫的無紙化得以實現。建立和健全醫院的檔案管理就要做到醫院、科室、檔案室三級的管理網絡體系,這是醫院保障檔案管理工作做好的重要手段。三級化檔案管理的網絡要明確醫院中電子檔案的管理職責和要求,這類管理模式利于統一的領導、統一的操作、統一的保管,利于監督到各部門檔案管理的工作,利于電子的檔案保管安全、規范和完整,也利于通過實現網絡多元化的信息資源共享和權限統一性規劃。通過計算機與網絡技術來建好醫院自己完善的檔案管理信息系統,把重點科室連接起來,實現綜合的檔案室和臨床病區、行政性職能的科室、醫技的科室間信息資源實現共享,準確、快速、便捷地給查檔者提供信息的查詢及傳遞類服務,這有效降低了醫院的運行成本,并拓展了檔案的利用,提高了檔案的利用效率。另外,深化了檔案信息網絡編研性工作,這將靜態檔案信息變為動態數字信息資源,優化了檔案的質量,通過鏈接互聯網,給醫院檔案對外服務來提供窗口,著也為檔案的信息資源共享制造了機會。

2.3 提高檔案人員的知識結構

醫院的檔案管理實施的是數字建設,這就要求必須注重現有額檔案管理性人員要進行信息的素質培養,要突出信息網絡技術專業化教育,緊緊跟隨信息化發展步伐。數字時代醫院檔案的管理人員不但要有檔案專業理論知識,也要兼備部分醫學、計算機、網絡、通訊術和管理方面知識,也要熟悉知識產權的保護及網絡的安全維護方面知識,培養成一專多能性檔案專業的復合型人才,這樣就能為醫院的信息建設更好地服務。

[1]呂燕.試論醫院電子檔案數據的安全保護[J].蘭臺世界,2012.

[2]李丹.多措并舉確保電子檔案安全[J].科學與財富,2011.