醫院聲像檔案管理之我見

文/棗莊市婦幼保健院 付娟娟

醫院聲像檔案管理之我見

文/棗莊市婦幼保健院 付娟娟

本文論述了醫院聲像檔案管理意義；聲像檔案的現狀和存在的問題；醫院聲像檔案建設的建議。

醫院；聲像檔案；管理；研究

醫院聲像檔案主要由兩大類組成，一類是在醫院管理活動中形成的；另一類是在醫療科研工作中形成的。它在醫院日常管理中真實、形象、鮮活地記載了歷史事件的原貌，是醫院活動最直觀、最真實的歷史記錄，對了解醫院發展歷史，了解奮斗歷程、激勵員工、探尋醫院發展方向具有重大意義。隨著時代的發展，以辦公自動化、社會信息化為核心的檔案管理模式的推進，聲像檔案的優勢更加顯著。它是對醫院醫療、教育、科研、管理及不同階段發生的重大事件進行記錄的音像資料，涉及到醫院工作的方方面面，能夠鮮明地體現事件的整個過程，給人以直觀、生動的親臨現場的真實感。與傳統檔案相比，聲像檔案能夠更加鮮明直觀地發揮現實查證與歷史參考作用。當前醫療市場競爭激烈，各大醫院都希望在社會中樹立良好的公共形象，探索宣傳新思路，擴大社會影響力并提升美譽度。醫院聲像檔案以其特殊的表現形式，對關系醫院建設與發展工作點點滴滴的真實場景進行再現記錄，都具有很強的保存查證與參考價值，在醫院建設與發展中發揮著獨特的重要功能。

一、聲像檔案的現狀和存在的問題

目前，很多醫院對聲像檔案仍不夠重視，管理不到位，使得聲像檔案管理工作中存在資料缺失、遺漏、保存不全等問題。

（一）聲像檔案的不完善、不規范。醫院聲像檔案工作存在著保管不夠重視、歸檔收集不暢，甚至部分醫院還沒意識到聲像檔案對醫療工作的作用，一直沒有建立，有的僅將一些重要的圖片、錄音簡單整理寄存檔案室。

（二）檔案意識不強。醫務人員缺乏聲象檔案管理意識，致使絕大多數原始信息無法以聲像形式保存。

（三）缺乏硬件條件。聲像檔案從形成到歸檔、利用，與其它檔案有所區別，它脫離了傳統的紙質載體檔案形式，需要一定的設備載體。而大部分醫療機構只重醫療投入，對改善檔案管理條件的投入較少，管理設備不符合要求。

（四）沒有專職檔案管理人員。由于形成聲像檔案的科室分散，沒有專職人員負責收集信息，而綜合檔案管理者只能被動地收集，導致聲像歸檔不完整、安全性差等問題。

二、醫院聲像檔案建設的建議

當前，我國醫院聲像檔案管理仍處于發展初期，傳統的聲像檔案管理模式仍需不斷完善、改進。各醫療機構應加強對聲像檔案的數字化信息庫的建設，建立完善的符合醫院發展要求的聲像檔案科學管理模式，實現聲像檔案資源的共享，為醫院建設發展發揮應有的信息服務作用。

（一）醫院各科室工作人員均要加強對聲像檔案的思想重視，增強檔案保存意識。各部門可安排1名工作人員兼職負責本科室檔案收集整理歸檔工作，這不僅有利于醫院檔案管理部門的收集歸檔工作，也有利于保障本科室檔案的齊備完整，同時也可避免在緊急、特殊情況下，因專業攝影攝像人員未到達現場，錯失珍貴聲像資料的攝制。

（二）制定嚴謹的聲像檔案工作制度，確保檔案的原始性、齊全性，提高聲像管理的標準化程度。檔案管理的各個流程都需要制定科學的檔案管理制度。醫院針對特殊活動需要留檔聲像資料的，應在活動前將活動性質、流程等告知相關負責人，促使其做好攝影、攝像等準備工作。由于聲像檔案以數字化方式呈現，歸檔管理中涉及到硬件錄制設備、保存設備、資料共享檢索聯網設備與軟件等，都需要執行嚴格的規范標準。各科室在將聲像檔案移交檔案室時要做好聲像檔案的復制留檔工作，同時在借出、歸還檔案時，要做好記錄工作。

（三）加大檔案工作人員培訓力度，提升檔案管理能力。

聲像檔案工作需要檔案工作人員掌握現代管理工具、具備現代信息技術知識等相關能力，要加強對檔案工作人員培訓，促進其素質的全面提升。

（四）改善聲像檔案管理環境。聲像檔案的儲存方式與傳統檔案不同，聲像檔案管理條件的好壞，直接關系到能否長久地存用。檔案室要配備合乎音像檔案保護條件的檢測、管理設備，環境條件要符合防磁、防潮、恒溫、恒濕、防塵、防光、防蛀、防霉等要求，并定期進行有效性、安全性檢測。

（五）試行網絡共享。加強檔案管理部門與信息科的合作，建立數據網絡平臺，在保有一定登錄權限的前提下，提供聲像檔案的自動上傳歸檔、在線瀏覽咨詢、下載、修改等功能。檔案管理部門進一步加強檔案信息資源數據庫建設。同時加強與宣傳科的密切合作，將醫院重大事件的攝像錄音等數據資源及時歸檔，建立數字化檔案數據庫，以便宣傳和利用。

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