信息時(shí)代高校檔案資源的開放和共享

何 黎

（西安醫(yī)學(xué)院，西安 710021）

1 高校檔案資源開放和共享的必然性

1.1 信息時(shí)代的必然要求

信息時(shí)代的迅速發(fā)展，人們對獲取知識(shí)和學(xué)習(xí)知識(shí)有了新的要求；同時(shí)，學(xué)習(xí)的速度也在逐漸加快，這就要求提供上要更多的信息，而信息資源的公開與共享在信息時(shí)代尤為重要，是社會(huì)民眾獲得更多知情權(quán)的重要方法。在這種情況下，高校檔案資源的開放和共享是必不可少的，對高校檔案信息資源進(jìn)行合理的調(diào)整分配，讓廣大社會(huì)民眾都能獲取到自己想要的信息。

1.2 社會(huì)發(fā)展和高校進(jìn)步的共同要求

在經(jīng)濟(jì)全球化的時(shí)代，雖然文化差異越來越小，但是來自全球信息化的挑戰(zhàn)和競爭卻越來越大。高校想要在這樣的環(huán)境下尋找適合自己的發(fā)展道路，就必須順應(yīng)時(shí)代。而開放和共享高校檔案資源就是一項(xiàng)重要的措施。高校檔案資源從原有的單一封閉的模式改變成綜合開放的模式，可以充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，促進(jìn)高校的發(fā)展。

2 實(shí)現(xiàn)高校檔案資源開放和共享的局限因素

2.1 高校檔案資源信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱

高校檔案資源開放和共享具有一定的操作局限性。首先，高校檔案資源是以紙質(zhì)信息為主。但在信息時(shí)代，紙質(zhì)信息已不能滿足人們的需求，究其原因是不僅讀者在借還流程中要耗費(fèi)一定的時(shí)間，而且工作人員在人工維護(hù)上也占據(jù)大量精力。這樣帶來的結(jié)果就是高校檔案資源信息開放與共享實(shí)施起來有一定的困難，怎樣利用信息時(shí)代的科學(xué)手段與高科技設(shè)施讓高校檔案信息化建設(shè)完善起來是值得深入研究的。

2.2 高校檔案資源信息化建設(shè)隱患多

隨著教育的發(fā)展，許多高校都進(jìn)行了生源的擴(kuò)招，學(xué)校擴(kuò)招帶來的就是學(xué)區(qū)的增加，這樣無形中給高校的檔案資源信息建設(shè)增加了壓力。要實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的開放和共享，最重要的是實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的信息化建設(shè)。目前，許多高校的檔案資源信息不能統(tǒng)一規(guī)劃，館與部門之間沒有聯(lián)系，資源較分散，不能有效調(diào)控，甚至重復(fù)建設(shè)，大量耗費(fèi)資源，這樣不僅為統(tǒng)一、科學(xué)、有效的進(jìn)行高校檔案資源信息化建設(shè)留下隱患，也不利于信息時(shí)代的高校檔案資源開放和共享。

2.3 高校檔案資源信息服務(wù)手段落后

雖然大部分高校已經(jīng)配備計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，個(gè)別高校已經(jīng)形成了高效的借還服務(wù)體系。但這樣的情況僅存在于個(gè)別學(xué)校，大部分學(xué)校在服務(wù)上還是利用人工來操作，自動(dòng)化辦公的程度并不高。大部分高校公開自己的檔案管理系統(tǒng)信息查閱權(quán)限有限，無形中為高校檔案資源的開放和共享增加了一定難度。

3 實(shí)現(xiàn)高校檔案資源開放和共享的有效途徑

3.1 更新服務(wù)觀念

檔案資源一直是國家和人民的文化財(cái)富，而高校檔案資源就是其中的一部分，只有真正實(shí)現(xiàn)高校的檔案資源的開放和共享，才是社會(huì)民眾最大知情權(quán)的體現(xiàn)。部分高校認(rèn)為，高校檔案資源是屬于自己學(xué)校的私有物品，只有特定的人群，如本校師生才能借閱，這種思想就要發(fā)生轉(zhuǎn)變。再次，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的開放和共享必然是受社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的影響，要求高校在服務(wù)方式上要進(jìn)行優(yōu)化，健全相關(guān)制度，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的開放和共享。

3.2 用數(shù)字與網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)保障

信息時(shí)代，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化未來在各領(lǐng)域中都被逐漸運(yùn)用，而高校檔案資源開放和共享工作，運(yùn)用高科技的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段是必不可少的。不難發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作有著一定的局限性，如大部分高校都是重藏輕用，大大限制了現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展。如果采用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段來實(shí)時(shí)高校檔案資源的管理工作，一方面，可利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化手段讓更多人看到珍貴的檔案原件，避免重要文書損壞的情況；另一方面，減輕了檔案工作者的負(fù)擔(dān)。運(yùn)用這樣的科學(xué)手段，不僅讀者和工作人員對檔案資源的查找更加方便，還打破了借還的時(shí)間與空間限制。

3.3 確保檔案資源信息安全性

高校檔案資源開放和共享的實(shí)施也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，即資源信息的安全性。開放和共享就代表著社會(huì)民眾都有權(quán)利去查閱高校檔案資源，檔案資源的安全性尤為重要。首先，要對數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行有效維護(hù)，網(wǎng)絡(luò)中時(shí)刻有安全隱患，這就要求涉及到保密性的檔案資源不得共享（或設(shè)置一定的權(quán)限與安全保障手段）。其次，要增加檔案管理人員的從業(yè)水平，檔案管理人員直接接觸這些檔案資源信息，一方面要讓他們快速熟悉信息化的檔案管理工作；另一方面，加強(qiáng)他們對知識(shí)產(chǎn)權(quán)的認(rèn)識(shí)，在最大程度上確保高校檔案資源的安全性。

［1］王良城.檔案安全保障體系建設(shè)基本任務(wù)探析［J］.中國檔案,2010(4).