數(shù)字檔案館背景下中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘

種金成，路 穎

（南京中醫(yī)藥大學(xué) 檔案館，南京 210023）

數(shù)字檔案館背景下中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘

種金成，路 穎

（南京中醫(yī)藥大學(xué) 檔案館，南京 210023）

高校名人檔案是推動學(xué)校發(fā)展的文化基礎(chǔ)之一，它用人類的記憶傳承助推校園文化發(fā)展，體現(xiàn)了名人檔案管理工作對名人負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)的使命，從而為學(xué)校的未來發(fā)展服務(wù)。本文通過概述數(shù)字檔案館建設(shè)背景下中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘的意義及現(xiàn)狀，分析了中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘的對象、內(nèi)容及方法，最后討論了數(shù)字檔案館建設(shè)背景下的名人檔案信息資源如何有效地利用。

數(shù)字檔案館；名人檔案；檔案信息資源

傳統(tǒng)意義上的高校檔案側(cè)重于黨群、行政、教學(xué)、科研等大類檔案的收集與管理工作，而忽略了名人檔案信息的收集整理。隨著檔案工作的信息化發(fā)展的進(jìn)程加快，尤其是在高校數(shù)字檔案館建設(shè)的大背景下，要求檔案信息資源收集更要顧及方方面面，名人檔案信息資源的收集、整理從某種程度上豐富了數(shù)字檔案館建設(shè)的檔案信息資源。通過名人檔案信息資源的挖掘，不僅能使高校名人的科研態(tài)度和治學(xué)風(fēng)格得到繼承和發(fā)揚(yáng)，也從某種意義上推動了高校的校園文化建設(shè)。

中醫(yī)院校名人檔案全宗是指名人（指本校的知名人士，在中醫(yī)類學(xué)科或者中醫(yī)類某一領(lǐng)域作出過重大貢獻(xiàn)、學(xué)術(shù)水平較高的專家、教授、學(xué)者等）在其一生活動中形成的具有保存價(jià)值的圖表、文字、圖像視頻等載體文件材料的綜合體。

1　中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘的意義

1.1名人檔案是高校檔案的重要組成部分

高校名人檔案是豐富檔案館藏的重要內(nèi)容，中醫(yī)院校一般都是建校歷史悠久，名人、大家眾多，有些知名教授、專家、國醫(yī)大師在教學(xué)、科研活動中形成了許多內(nèi)容豐富的成果和材料，具有非常重要的保存價(jià)值，而這些信息資源對于了解本校的歷史變遷、學(xué)術(shù)沿革以及教學(xué)思想的發(fā)展有著重要參考價(jià)值。高校檔案館（室）建立名人檔案全宗，通過對這些名人檔案的收集整理，建立豐富、完整的名人檔案數(shù)據(jù)庫，不僅充實(shí)了館藏，也傳承了學(xué)校的校園文化。

1.2名人檔案展現(xiàn)了中醫(yī)院校的辦學(xué)特色

中醫(yī)院校是我國中醫(yī)學(xué)科領(lǐng)域?qū)＜摇W(xué)者、教授匯聚的地方，他們在教學(xué)、科研和社會活動中形成的有價(jià)值的材料，對于了解中醫(yī)院校的人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)有著重要的參考作用。中醫(yī)院校作為培養(yǎng)中醫(yī)方面人才的搖籃，通過建立系統(tǒng)、完整的中醫(yī)類名人檔案，不僅展示了本校學(xué)術(shù)、教育水平的特色，也是對傳統(tǒng)檔案工作的創(chuàng)新，有利于優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、豐富館藏內(nèi)容、傳承中醫(yī)歷史文化。

1.3名人檔案征集助于學(xué)校檔案保存的完整性

中醫(yī)院校名人檔案信息資源的挖掘不僅保護(hù)了高校的歷史文化財(cái)富，同時(shí)也賦予了高校名人一種榮譽(yù)感。此外，通過對名人檔案的廣泛征集，不僅使得名人檔案信息資源日趨豐富，還為學(xué)校編寫校史、校志等方面的工作提供了重要的參考資料。

1.4名人檔案發(fā)揮了“存史育人”的文化功能

名人檔案真實(shí)記錄了中醫(yī)名人們學(xué)習(xí)、工作和生活歷程，向中醫(yī)學(xué)子們展現(xiàn)了名人全方面的學(xué)習(xí)歷程和科研成果，這些都是一代代師生學(xué)習(xí)的榜樣，是啟發(fā)和激勵年青一代的生動教材，也是培養(yǎng)學(xué)生科研能力、創(chuàng)新精神最真實(shí)的素材。中醫(yī)院校名人檔案中保存的教學(xué)科研成果，對在校教師及大學(xué)生有很重要的啟示和指導(dǎo)意義，可激發(fā)他們進(jìn)行中醫(yī)科學(xué)研究的興趣，培養(yǎng)創(chuàng)新精神。

2　中醫(yī)院校名人檔案信息資源收集、管理現(xiàn)狀

2.1名人檔案收集整理缺乏系統(tǒng)性和完整性

一方面，由于名人檔案歸私人所有，大部分名人沒有歸檔意識，或擔(dān)心自己的學(xué)術(shù)成果歸檔后被別人剽竊借鑒，而存于自己手中不重視個人建檔，導(dǎo)致檔案材料不能移交給檔案館（室）。在這些名人中，隨著時(shí)間的推移，他們存有的許多反映校史、早年從事科研教育的珍貴文件材料，正在逐漸流失。另一方面，有的學(xué)校檔案管理部門沒有安排專人進(jìn)行名人檔案的征集、整理，從而導(dǎo)致名人檔案信息資源的收集缺乏系統(tǒng)性和完整性。針對這些狀況，檔案管理部門應(yīng)該制訂具體有效的措施，制定相應(yīng)的名人檔案規(guī)章制度以保證名人檔案資料收集的完整性。

2.2名人檔案材料管理缺乏制度和和規(guī)范化

名人檔案在高校檔案管理實(shí)施方面是一個弱點(diǎn)、難點(diǎn)。國家教委辦公廳編著發(fā)行的檔案文件《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，并沒有把名人檔案列入高校檔案工作的范疇，因此，名人檔案的管理也就缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)。各高校自行制定名人檔案方面的規(guī)則制度，或者根據(jù)對本校名人檔案資源組成的理解來開展這項(xiàng)檔案工作，沒有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，也導(dǎo)致了很多高校沒有開展名人檔案的征集工作。

2.3重視程度不夠，檔案收集渠道狹隘

一方面學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案意識淡薄，導(dǎo)致其他領(lǐng)導(dǎo)及教師的“跟風(fēng)”效應(yīng)。另一方面，有歸檔意識的名人歸檔程度及深度不夠，應(yīng)該歸檔的檔案材料沒有保存或保存不全，造成遺失或缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。

由于名人檔案設(shè)計(jì)方面廣、類型多，數(shù)量大，大部分院校對于收集與管理缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和集中管理，有的學(xué)院或部門收集到名人的檔案材料后自行管理，沒有及時(shí)移交到檔案部門，有的甚至無人管理，管理水平參差不齊，也缺乏必要地溝通約束機(jī)制。這些情況都使得高校檔案管理部門無法獲得名人的全部有價(jià)值的檔案材料，造成名人歸檔材料不完整，直接影響到了名人檔案的歸檔效率和質(zhì)量。

2.4綜合專業(yè)水平不高，缺乏規(guī)范管理

數(shù)字檔案館建設(shè)背景下，名人檔案管理需要既懂信息化專業(yè)知識，又要熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。而目前一些高校的檔案人員沒有經(jīng)過專門系統(tǒng)的信息化專業(yè)知識培訓(xùn)，缺乏檔案基礎(chǔ)知識和技能，造成名人檔案的歸檔沒有按照一定的程序進(jìn)行，隨意性大，給名人檔案管理工作造成了困難。

3　數(shù)字檔案館背景下中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘及利用

3.1中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘的對象

學(xué)校在編、在崗人員中，在中醫(yī)教學(xué)科研方面有突出貢獻(xiàn)并在該學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)有一定影響力的知名專家教授，以及對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展有突出貢獻(xiàn)的校級領(lǐng)導(dǎo)；曾在本學(xué)校學(xué)習(xí)、工作過，在國內(nèi)外有一定影響力的著名專家學(xué)者、擔(dān)任國家重要職務(wù)的黨政領(lǐng)導(dǎo)、以及在中醫(yī)相關(guān)領(lǐng)域?yàn)樯鐣l(fā)展產(chǎn)生了積極影響的知名人士；來校考察訪問或者參加與學(xué)校相關(guān)活動的國家領(lǐng)導(dǎo)人和國內(nèi)外知名人士。

3.2名人檔案信息資源挖掘內(nèi)容

反映名人一生經(jīng)歷及其主要活動的生平材料，如自傳、傳記、回憶錄、日記等；反映名人職務(wù)活動、社會活動、國際交往的各種記錄材料，如文章、報(bào)告、演講稿、題詞、被邀請出席各種重要會議的通知、在各種會議上所作報(bào)告底稿或提綱、擔(dān)任某些職務(wù)的聘書等；反映名人成就的材料，如論文、著作、研究成果、書畫、文學(xué)藝術(shù)作品等；社會及輿論對名人研究、評價(jià)的材料，如紀(jì)念性、回憶性、評述性及研究介紹性材料等；與名人有直接關(guān)系的材料，如證明材料（履歷表、職務(wù)任命書等）、各類證書（學(xué)生證、工作證、畢業(yè)證、學(xué)位證、獲獎證書、榮譽(yù)證書、任命書、委任狀等）、獎?wù)隆⑿藕龋环从趁嘶顒拥穆曄瘢ㄤ浺魩А浵駧А⒄掌⒐獗P等）、實(shí)物等載體形式的材料；個人書信（包括名人發(fā)給別人的信稿和收到別人寄來的信件）；名人的口述歷史材料等；與名人有關(guān)，并且有收藏價(jià)值的其他材料；名人使用過的有重要保存價(jià)值的實(shí)物以及受贈禮品等。

3.3名人檔案信息資源的整理歸檔

對征集到的名人檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)合理的分類整理，不僅有利于保管，而且提高了檔案的查準(zhǔn)率和查全率。結(jié)合中醫(yī)院校名人檔案征集及整理辦法，主要可從一下幾個方面進(jìn)行。

第一，對本校館藏名人檔案，按人名實(shí)行集中管理的原則，按照一人一號，按人名首字母及歸檔檔案類別編制檔案實(shí)體分類號：一級類目以名人首字母（MR）表示，二級類目以該人名首字母表示（如張三：ZS），三級類目以歸檔的該名人檔案類別M表示（以M1、M2、M3、M4分別表示不同類目），如名人張三本人形成的檔案則賦予該名人檔案實(shí)體分類號MR-ZS-M1（M2M3M4）。

第二，名人檔案應(yīng)以每個名人為單位設(shè)立檔案全宗，包括對名人的介紹、該名人檔案歸檔內(nèi)容及整理說明、檔案交接單據(jù)和目錄清單、檔案統(tǒng)計(jì)記錄等等。

第三，根據(jù)歸檔檔案載體和類別的不同，以卷或件為單位，按照相關(guān)的名人檔案整理規(guī)范和文件進(jìn)行分類、整理、編目和入庫保管。高校名人檔案類目多，有文書類檔案、聲像類檔案、實(shí)物類檔案、電子類檔案等，因此在分類整理時(shí)應(yīng)采用不同的歸檔方法，如文字類檔案材料應(yīng)按照文書檔案的整理規(guī)則進(jìn)行分類整理；聲像類則應(yīng)該按照聲像類檔案整理方法整理；每一類檔案都要按照時(shí)間的先后順序立卷。例如：某名人歸檔的所有手稿、傳記、論文等文字型材料檔案可劃分為M1類（例如：張三，則賦予名人檔案實(shí)體分類號MR-ZS-M1-）；歸檔的錄音、照片、視頻類檔案可劃分為M2類（例如：張三，則賦予名人檔案實(shí)體分類號MR-ZS-M2-）；歸檔的相關(guān)的以光盤、U盤、移動硬盤等為載體的電子類檔案可歸為M3（例如：張三，則賦予名人檔案實(shí)體分類號MR-ZS-M3-）；歸檔的實(shí)物類的如獎杯、獎牌等可劃分為M4（例如：張三，則賦予名人檔案實(shí)體分類號MR-ZS-M4-）。

3.4數(shù)字檔案館建設(shè)背景下的名人檔案信息資源利用

高校所有類別檔案的收集保管其最終目的都是為了提供利用，名人檔案也不例外，尤其是在數(shù)字檔案館建設(shè)的大背景下，如何將收集整理的名人檔案以現(xiàn)代化的技術(shù)及手段對外提供利用服務(wù)顯得尤為重要。

組織名人檔案編研，深度挖掘名人檔案的人文資源。可由學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)，組織相關(guān)的專家，對一部分名人檔案進(jìn)行系統(tǒng)研究，形成系統(tǒng)性的成果，如出版關(guān)于該校的教授名錄、校史、校志等等以名人檔案材料為支撐的校史資料；對一些在國內(nèi)外影響力較高的名人，還可通過組織專家進(jìn)行專門研究、一對一訪談等形式，出版關(guān)于該名人的系列書籍。

定期進(jìn)行非涉密名人檔案展出，重視名人檔案的育人教育功能。由于名人檔案中包括科研機(jī)密和關(guān)于個人隱私的內(nèi)容，在進(jìn)行展出之前檔案部門要根據(jù)檔案法規(guī)和保密法的相關(guān)規(guī)定，確定可公開的內(nèi)容，同時(shí)要取得該名人的同意之后才能展出。展出的形式可多種多樣，既可在學(xué)校校史館開辟單獨(dú)的欄目進(jìn)行長期性展出，也可在檔案館建設(shè)專門的展廳、展臺定期對外開放，以此擴(kuò)大名人效應(yīng)，發(fā)揮名人檔案的文化育人功能。

建立名人檔案專題數(shù)據(jù)庫。數(shù)字檔案館建設(shè)背景下，不僅要建立各種目錄級名人檔案數(shù)據(jù)庫，編制各種檢索工具，還要建立健全名人檔案全文數(shù)據(jù)庫、聲像數(shù)據(jù)庫。將收集歸檔的紙質(zhì)名人檔案定期進(jìn)行掃描，并將掃描件及時(shí)掛接到檔案管理系統(tǒng)中，這樣不僅有利于查閱利用還有助于檔案的長久保存。同時(shí)也可將歸檔的實(shí)物類檔案進(jìn)行拍照、標(biāo)注，然后在檔案館網(wǎng)站上按照專題進(jìn)行展示，使名人檔案在學(xué)術(shù)傳承和校園文化建設(shè)中，發(fā)揮出積極的作用。

4　結(jié) 語

高校名人檔案不僅是重要的知識資源信息庫，也是學(xué)校的珍貴文化財(cái)富。做好名人檔案的歸檔工作不僅能收集到珍貴的歷史文化遺產(chǎn)，豐富檔案館藏內(nèi)容，更重要的是可有效利用這些寶貴的檔案，發(fā)揚(yáng)及傳承名人艱苦學(xué)習(xí)的作風(fēng)、嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)的態(tài)度，傳播他們的科技、文化成果，充分發(fā)揮名人檔案在高校中的教育、育人作用。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.136

G271

A

1673-0194（2015）20-0172-02

2015-08-27

2013年南京中醫(yī)藥大學(xué)哲學(xué)社會科學(xué)基金項(xiàng)目（13XSK09）。