數(shù)字檔案館背景下中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘

種金成，路 穎

（南京中醫(yī)藥大學 檔案館，南京 210023）

數(shù)字檔案館背景下中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘

種金成，路 穎

（南京中醫(yī)藥大學 檔案館，南京 210023）

高校名人檔案是推動學校發(fā)展的文化基礎(chǔ)之一，它用人類的記憶傳承助推校園文化發(fā)展，體現(xiàn)了名人檔案管理工作對名人負責、對學校負責、對歷史負責的使命，從而為學校的未來發(fā)展服務。本文通過概述數(shù)字檔案館建設背景下中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘的意義及現(xiàn)狀，分析了中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘的對象、內(nèi)容及方法，最后討論了數(shù)字檔案館建設背景下的名人檔案信息資源如何有效地利用。

數(shù)字檔案館；名人檔案；檔案信息資源

傳統(tǒng)意義上的高校檔案側(cè)重于黨群、行政、教學、科研等大類檔案的收集與管理工作，而忽略了名人檔案信息的收集整理。隨著檔案工作的信息化發(fā)展的進程加快，尤其是在高校數(shù)字檔案館建設的大背景下，要求檔案信息資源收集更要顧及方方面面，名人檔案信息資源的收集、整理從某種程度上豐富了數(shù)字檔案館建設的檔案信息資源。通過名人檔案信息資源的挖掘，不僅能使高校名人的科研態(tài)度和治學風格得到繼承和發(fā)揚，也從某種意義上推動了高校的校園文化建設。

中醫(yī)院校名人檔案全宗是指名人（指本校的知名人士，在中醫(yī)類學科或者中醫(yī)類某一領(lǐng)域作出過重大貢獻、學術(shù)水平較高的專家、教授、學者等）在其一生活動中形成的具有保存價值的圖表、文字、圖像視頻等載體文件材料的綜合體。

1　中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘的意義

1.1名人檔案是高校檔案的重要組成部分

高校名人檔案是豐富檔案館藏的重要內(nèi)容，中醫(yī)院校一般都是建校歷史悠久，名人、大家眾多，有些知名教授、專家、國醫(yī)大師在教學、科研活動中形成了許多內(nèi)容豐富的成果和材料，具有非常重要的保存價值，而這些信息資源對于了解本校的歷史變遷、學術(shù)沿革以及教學思想的發(fā)展有著重要參考價值。高校檔案館（室）建立名人檔案全宗，通過對這些名人檔案的收集整理，建立豐富、完整的名人檔案數(shù)據(jù)庫，不僅充實了館藏，也傳承了學校的校園文化。

1.2名人檔案展現(xiàn)了中醫(yī)院校的辦學特色

中醫(yī)院校是我國中醫(yī)學科領(lǐng)域?qū)＜摇W者、教授匯聚的地方，他們在教學、科研和社會活動中形成的有價值的材料，對于了解中醫(yī)院校的人才培養(yǎng)和學科建設有著重要的參考作用。中醫(yī)院校作為培養(yǎng)中醫(yī)方面人才的搖籃，通過建立系統(tǒng)、完整的中醫(yī)類名人檔案，不僅展示了本校學術(shù)、教育水平的特色，也是對傳統(tǒng)檔案工作的創(chuàng)新，有利于優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、豐富館藏內(nèi)容、傳承中醫(yī)歷史文化。

1.3名人檔案征集助于學校檔案保存的完整性

中醫(yī)院校名人檔案信息資源的挖掘不僅保護了高校的歷史文化財富，同時也賦予了高校名人一種榮譽感。此外，通過對名人檔案的廣泛征集，不僅使得名人檔案信息資源日趨豐富，還為學校編寫校史、校志等方面的工作提供了重要的參考資料。

1.4名人檔案發(fā)揮了“存史育人”的文化功能

名人檔案真實記錄了中醫(yī)名人們學習、工作和生活歷程，向中醫(yī)學子們展現(xiàn)了名人全方面的學習歷程和科研成果，這些都是一代代師生學習的榜樣，是啟發(fā)和激勵年青一代的生動教材，也是培養(yǎng)學生科研能力、創(chuàng)新精神最真實的素材。中醫(yī)院校名人檔案中保存的教學科研成果，對在校教師及大學生有很重要的啟示和指導意義，可激發(fā)他們進行中醫(yī)科學研究的興趣，培養(yǎng)創(chuàng)新精神。

2　中醫(yī)院校名人檔案信息資源收集、管理現(xiàn)狀

2.1名人檔案收集整理缺乏系統(tǒng)性和完整性

一方面，由于名人檔案歸私人所有，大部分名人沒有歸檔意識，或擔心自己的學術(shù)成果歸檔后被別人剽竊借鑒，而存于自己手中不重視個人建檔，導致檔案材料不能移交給檔案館（室）。在這些名人中，隨著時間的推移，他們存有的許多反映校史、早年從事科研教育的珍貴文件材料，正在逐漸流失。另一方面，有的學校檔案管理部門沒有安排專人進行名人檔案的征集、整理，從而導致名人檔案信息資源的收集缺乏系統(tǒng)性和完整性。針對這些狀況，檔案管理部門應該制訂具體有效的措施，制定相應的名人檔案規(guī)章制度以保證名人檔案資料收集的完整性。

2.2名人檔案材料管理缺乏制度和和規(guī)范化

名人檔案在高校檔案管理實施方面是一個弱點、難點。國家教委辦公廳編著發(fā)行的檔案文件《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規(guī)范》，并沒有把名人檔案列入高校檔案工作的范疇，因此，名人檔案的管理也就缺少標準化、規(guī)范化的依據(jù)。各高校自行制定名人檔案方面的規(guī)則制度，或者根據(jù)對本校名人檔案資源組成的理解來開展這項檔案工作，沒有標準化和規(guī)范化，也導致了很多高校沒有開展名人檔案的征集工作。

2.3重視程度不夠，檔案收集渠道狹隘

一方面學校主要領(lǐng)導不重視、檔案意識淡薄，導致其他領(lǐng)導及教師的“跟風”效應。另一方面，有歸檔意識的名人歸檔程度及深度不夠，應該歸檔的檔案材料沒有保存或保存不全，造成遺失或缺失現(xiàn)象嚴重。

由于名人檔案設計方面廣、類型多，數(shù)量大，大部分院校對于收集與管理缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導和集中管理，有的學院或部門收集到名人的檔案材料后自行管理，沒有及時移交到檔案部門，有的甚至無人管理，管理水平參差不齊，也缺乏必要地溝通約束機制。這些情況都使得高校檔案管理部門無法獲得名人的全部有價值的檔案材料，造成名人歸檔材料不完整，直接影響到了名人檔案的歸檔效率和質(zhì)量。

2.4綜合專業(yè)水平不高，缺乏規(guī)范管理

數(shù)字檔案館建設背景下，名人檔案管理需要既懂信息化專業(yè)知識，又要熟悉檔案業(yè)務的復合型人才。而目前一些高校的檔案人員沒有經(jīng)過專門系統(tǒng)的信息化專業(yè)知識培訓，缺乏檔案基礎(chǔ)知識和技能，造成名人檔案的歸檔沒有按照一定的程序進行，隨意性大，給名人檔案管理工作造成了困難。

3　數(shù)字檔案館背景下中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘及利用

3.1中醫(yī)院校名人檔案信息資源挖掘的對象

學校在編、在崗人員中，在中醫(yī)教學科研方面有突出貢獻并在該學科領(lǐng)域內(nèi)有一定影響力的知名專家教授，以及對學校建設和發(fā)展有突出貢獻的校級領(lǐng)導；曾在本學校學習、工作過，在國內(nèi)外有一定影響力的著名專家學者、擔任國家重要職務的黨政領(lǐng)導、以及在中醫(yī)相關(guān)領(lǐng)域為社會發(fā)展產(chǎn)生了積極影響的知名人士；來校考察訪問或者參加與學校相關(guān)活動的國家領(lǐng)導人和國內(nèi)外知名人士。

3.2名人檔案信息資源挖掘內(nèi)容

反映名人一生經(jīng)歷及其主要活動的生平材料，如自傳、傳記、回憶錄、日記等；反映名人職務活動、社會活動、國際交往的各種記錄材料，如文章、報告、演講稿、題詞、被邀請出席各種重要會議的通知、在各種會議上所作報告底稿或提綱、擔任某些職務的聘書等；反映名人成就的材料，如論文、著作、研究成果、書畫、文學藝術(shù)作品等；社會及輿論對名人研究、評價的材料，如紀念性、回憶性、評述性及研究介紹性材料等；與名人有直接關(guān)系的材料，如證明材料（履歷表、職務任命書等）、各類證書（學生證、工作證、畢業(yè)證、學位證、獲獎證書、榮譽證書、任命書、委任狀等）、獎章、信函等；反映名人活動的聲像（錄音帶、錄像帶、照片、光盤等）、實物等載體形式的材料；個人書信（包括名人發(fā)給別人的信稿和收到別人寄來的信件）；名人的口述歷史材料等；與名人有關(guān)，并且有收藏價值的其他材料；名人使用過的有重要保存價值的實物以及受贈禮品等。

3.3名人檔案信息資源的整理歸檔

對征集到的名人檔案信息資源進行科學合理的分類整理，不僅有利于保管，而且提高了檔案的查準率和查全率。結(jié)合中醫(yī)院校名人檔案征集及整理辦法，主要可從一下幾個方面進行。

第一，對本校館藏名人檔案，按人名實行集中管理的原則，按照一人一號，按人名首字母及歸檔檔案類別編制檔案實體分類號：一級類目以名人首字母（MR）表示，二級類目以該人名首字母表示（如張三：ZS），三級類目以歸檔的該名人檔案類別M表示（以M1、M2、M3、M4分別表示不同類目），如名人張三本人形成的檔案則賦予該名人檔案實體分類號MR-ZS-M1（M2M3M4）。

第二，名人檔案應以每個名人為單位設立檔案全宗，包括對名人的介紹、該名人檔案歸檔內(nèi)容及整理說明、檔案交接單據(jù)和目錄清單、檔案統(tǒng)計記錄等等。

第三，根據(jù)歸檔檔案載體和類別的不同，以卷或件為單位，按照相關(guān)的名人檔案整理規(guī)范和文件進行分類、整理、編目和入庫保管。高校名人檔案類目多，有文書類檔案、聲像類檔案、實物類檔案、電子類檔案等，因此在分類整理時應采用不同的歸檔方法，如文字類檔案材料應按照文書檔案的整理規(guī)則進行分類整理；聲像類則應該按照聲像類檔案整理方法整理；每一類檔案都要按照時間的先后順序立卷。例如：某名人歸檔的所有手稿、傳記、論文等文字型材料檔案可劃分為M1類（例如：張三，則賦予名人檔案實體分類號MR-ZS-M1-）；歸檔的錄音、照片、視頻類檔案可劃分為M2類（例如：張三，則賦予名人檔案實體分類號MR-ZS-M2-）；歸檔的相關(guān)的以光盤、U盤、移動硬盤等為載體的電子類檔案可歸為M3（例如：張三，則賦予名人檔案實體分類號MR-ZS-M3-）；歸檔的實物類的如獎杯、獎牌等可劃分為M4（例如：張三，則賦予名人檔案實體分類號MR-ZS-M4-）。

3.4數(shù)字檔案館建設背景下的名人檔案信息資源利用

高校所有類別檔案的收集保管其最終目的都是為了提供利用，名人檔案也不例外，尤其是在數(shù)字檔案館建設的大背景下，如何將收集整理的名人檔案以現(xiàn)代化的技術(shù)及手段對外提供利用服務顯得尤為重要。

組織名人檔案編研，深度挖掘名人檔案的人文資源。可由學校檔案部門負責，組織相關(guān)的專家，對一部分名人檔案進行系統(tǒng)研究，形成系統(tǒng)性的成果，如出版關(guān)于該校的教授名錄、校史、校志等等以名人檔案材料為支撐的校史資料；對一些在國內(nèi)外影響力較高的名人，還可通過組織專家進行專門研究、一對一訪談等形式，出版關(guān)于該名人的系列書籍。

定期進行非涉密名人檔案展出，重視名人檔案的育人教育功能。由于名人檔案中包括科研機密和關(guān)于個人隱私的內(nèi)容，在進行展出之前檔案部門要根據(jù)檔案法規(guī)和保密法的相關(guān)規(guī)定，確定可公開的內(nèi)容，同時要取得該名人的同意之后才能展出。展出的形式可多種多樣，既可在學校校史館開辟單獨的欄目進行長期性展出，也可在檔案館建設專門的展廳、展臺定期對外開放，以此擴大名人效應，發(fā)揮名人檔案的文化育人功能。

建立名人檔案專題數(shù)據(jù)庫。數(shù)字檔案館建設背景下，不僅要建立各種目錄級名人檔案數(shù)據(jù)庫，編制各種檢索工具，還要建立健全名人檔案全文數(shù)據(jù)庫、聲像數(shù)據(jù)庫。將收集歸檔的紙質(zhì)名人檔案定期進行掃描，并將掃描件及時掛接到檔案管理系統(tǒng)中，這樣不僅有利于查閱利用還有助于檔案的長久保存。同時也可將歸檔的實物類檔案進行拍照、標注，然后在檔案館網(wǎng)站上按照專題進行展示，使名人檔案在學術(shù)傳承和校園文化建設中，發(fā)揮出積極的作用。

4　結(jié) 語

高校名人檔案不僅是重要的知識資源信息庫，也是學校的珍貴文化財富。做好名人檔案的歸檔工作不僅能收集到珍貴的歷史文化遺產(chǎn)，豐富檔案館藏內(nèi)容，更重要的是可有效利用這些寶貴的檔案，發(fā)揚及傳承名人艱苦學習的作風、嚴謹治學的態(tài)度，傳播他們的科技、文化成果，充分發(fā)揮名人檔案在高校中的教育、育人作用。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.136

G271

A

1673-0194（2015）20-0172-02

2015-08-27

2013年南京中醫(yī)藥大學哲學社會科學基金項目（13XSK09）。