疾控中心衛生業務檔案管理計算機化趨勢研究

杜德康

（吉林省疾病預防控制中心，長春 130062）

疾控中心衛生業務檔案管理計算機化趨勢研究

杜德康

（吉林省疾病預防控制中心，長春 130062）

在衛生防病、衛生監督體制改革不斷推進的背景下，疾控中心的管理工作面臨了新的機遇和挑戰。作為疾控中心管理工作中必不可缺的重要內容，衛生業務檔案的管理迫切需要做出相應的改革，將現代計算機技術與衛生業務檔案管理進行有機結合。本文將在分析疾控中心衛生業務檔案管理現狀的基礎上，設計其計算機化管理模式，進一步總結其中存在的不足并提出展望，以供參考。

疾控中心；衛生業務；檔案管理；計算機化

疾控中心是政府組建而成，負責國家級疾病防控和公共衛生管理服務的公益性事業單位，其工作始終堅持以人才為根本并將疾控作為中心，在我國的疾病防控、研究中占有重要地位。各級疾控中心每年會產生數量龐大的衛生業務檔案資料，做好這些檔案的管理工作可為我國疾病防控事業的健康和持續發展奠定可靠的基礎。伴隨著信息化進程的逐步推進，將計算機技術應用到疾控中心的衛生業務檔案管理工作中成為重要趨勢。

1　疾控中心衛生業務檔案管理的現狀

疾控中心通常包括病媒防治、衛生檢驗、傳染病預防控制、結核病預防控制、慢性病預防控制、財務室、人事部以及中心辦公室等科室，一般檔案室多設在辦公室當中，并由一名檔案管理員進行管理。一些疾控中心還會在各個科室分派兼職檔案員來配合、協助檔案管理員完成工作。

對于中心檔案室與業務科室而言，兩者因工作出發點存在差異而使得其對檔案管理工作提出了不同要求，業務科室往往希望檔案的歸檔與管理能夠為自身的隨時查閱和開展條系工作提供便利，中心檔案室則主要以確保所歸檔資料同原有資料數據間保持完整性、一致性為工作任務。對此，很多疾控中心為了滿足不同科室的檔案需求，往往將檔案歸檔工作分成兩個部分。一方面，由各個科室對平時的相應資料檔案做出自行收集與管理，根據上級業務部門、檔案室的具體要求建立起各個檔案預立卷；另一方面，檔案室的檔案員在年底時統一把各個科室的預立卷集中起來，并重新建立起正式的檔案目錄，進行集中的歸檔和管理。這一模式雖然能夠在一定程度上滿足業務科室、檔案室雙方的需求，然而檔案的即時調閱卻面臨不便。

2　衛生業務檔案計算機化管理模式的設計與應用

2.1計算機化管理模式的設計

從檔案室、業務科室的不同需求出發，在計算機化管理模式的設計中把歸檔的資料目錄分為了“專業業務檔案”“日常檔案”這兩個部分。其中，專業業務檔案主要結合各個科室的具體工作條系安排進行相應的設置，細分為工作報表、檢測數據、宣傳培訓、科研工作、專項工作以及計劃小結等部分，在不同科室頁面的具體設計過程中始終堅持條、塊相互結合的原則。日常檔案主要有科室文檔、會議記錄和收發文等的科室管理、工作依據、個人考核以及計劃總結等。

為減輕計算機操作人員對衛生業務檔案計算機化管理的不適應，并且給后續聯網后共享計檔案資料、資源提供方便，此次設計中摒棄了傳統的數據庫存取方法，而是選用了Web網頁這一方式，其優勢主要體現在：①有利于軟件開發成本的降低，軟件具有較強的移植適應性；② Web網頁給C/S結構管理（Client/Server）帶來了方便，在減輕服務器運行數據負荷的同時降低了運營的成本，通常機器中只要配備了IE瀏覽器便可使用；③作為操作平臺的提供方，Web網頁并不會修改現存數據，可便于迅速歸類資料；④操作難度較低，與自動化辦公軟件的界面類似，Web界面不需要上機者花費過多的時間去進行專門的學習，上手較為輕松。

2.2計算機化管理模式的應用

在本業務檔案預立卷計算機管理模式推出并試應用后，由于其易操作性以及實用性十分突出，在各個科室普遍得到了良好反映。實際應用中，該模式在一定程度上提高了檔案歸檔工作的即時性、條理性，并且有效保證了檔案的一致性與完整性。相比較傳統管理模式，顯著提升了調閱檔案的方便性。此外還強化了操作人員的規范性，合理滿足了檔案室、各科室的雙重要求，獲得了良好的應用效果。

3　總結與展望

作為一個負責預防控制疾病、出具公正的衛生監測數據的專業性機構，疾控中心所涉及到的專業十分廣泛，這就決定了其衛生業務數據與檔案也非常多且繁雜，具有很強的專業性，在管理中必須確保資料的連續性及完整性。計算機的應用給檔案管理工作的順利開展帶來了良好的輔助作用，進一步促進了衛生業務檔案管理工作的規范化發展。

本次設計的計算機化檔案管理模式在投用后反響良好，有效彌補了傳統管理的不足。但受時間倉促、投入資金不足、計算機專業人才較為缺乏等因素的影響，該管理軟件尚依靠單機操作，并以盤片交換為數據的主要交換方式，數據共享方面還有待進一步完善。在后續的研究工作中應適當加大業務檔案管理方面的資金投入，強化對檔案管理工作人員的計算機知識和技能的培訓，并通過基礎設施的不斷完善來實現計算機化檔案管理模式效用的最大化發揮。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.133

G271

A

1673-0194（2015）20-0169-01

2015-08-25