圖書館檔案管理信息化建設的重要性和關鍵步驟

田愛民

（鄒城市鮑店煤礦學校，山東 鄒城 273510）

圖書館檔案管理信息化建設的重要性和關鍵步驟

田愛民

（鄒城市鮑店煤礦學校，山東 鄒城 273510）

圖書館檔案管理是圖書館日常工作最重要的組成部分，隨著網絡技術的不斷發展，信息化建設成為近年來圖書館管理中的重要工作內容。圖書館檔案管理信息化系統較于傳統的檔案管理模式有著無可比擬的優越性。本文首先闡述了圖書館檔案管理信息化建設的重要性，繼而分析了在建設過程中的幾個關鍵步驟，希望對圖書館管理工作能有所幫助。

圖書館；檔案管理；信息化

1　圖書館檔案管理信息化建設的重要性

所謂圖書館檔案管理信息化建設，是指利用現代信息技術和網絡技術，根據圖書館自身建設和發展要求，開發和管理圖書館各項信息資源，為圖書館用戶提供優質信息服務的過程。這能最大程度地滿足不同讀者對圖書信息資源的需求。圖書館檔案管理信息化建設的重要性是其相較于傳統的圖書館檔案管理模式來說的，其重要性主要表現在以下4個方面。

一是隨著信息時代的不斷發展，圖書館檔案信息的需求也越來越高，傳統的紙質檔案管理方式存在著信息流通量不高、處理不及時、查詢繁瑣、檔案信息易丟失、文件歸檔工作量大等弊端，導致檔案信息不能及時被搜集、整理和歸檔。其檔案信息處理和檢索的及時性、靈活性和準確性也無法滿足龐大的讀者需求。而檔案管理信息化系統利用計算機技術和網絡信息技術，能高效處理和檢索檔案信息，其速度和準確性都會大大提高，通過網絡終端，讀者可直接快速查找到所需要的數字化文件內容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。

二是傳統的圖書檔案管理模式中，一方面需要很大的室內面積來儲存檔案，同時還需要對應的借書室、閱覽室以及采編室等辦公場所，這在很多單位和學校中很難完全滿足；另一方面對于龐大的圖書檔案信息，需要專業的圖書管理人員對圖書檔案信息進行采集、整理、歸檔、查詢和維護等，對人力、物力和財力的要求較高，一般單位很難配備這么充足的專業管理人員。而圖書館檔案管理信息化系統只需要一個很小的空間甚至幾臺電腦加服務器和存儲設備，就可以實現儲存功能，不需要浪費大量的人力、財力和物力，還可以提高檔案管理工作效率，創造更好的社會效益和經濟效益。

三是傳統的各個圖書館檔案管理單位之間都是相互分開的，一般都是半封閉型和館藏型的，如果想要實現信息共享非常困難。而檔案管理信息化系統可以很好地解決這個問題，它一方面可以讓圖書檔案信息實現由半封閉型、館藏型向開放型、開發利用型轉變，為廣大讀者提供了一個信息共享的平臺，同時也為科學研究和知識普及等提供智能化服務。另一方面，對每一位讀者來說，在信息化系統平臺上獲得的信息會更加廣泛，信息量會更大，可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，更能體現出檔案信息化系統的人性化和個性化特點。

四是在圖書館檔案管理信息化普遍發展的今天，很多圖書館采取將傳統服務延伸拓展到現代網絡上，極大地提升圖書館的現代科技含量和服務功能。能夠大大縮短檔案形成和利用周期，避免歸檔過程中容易出現的不及時、不齊全等現象。在一些部門和管理層中，決策是否正確，管理措施是否得當，都要依靠完整的、準確的信息來保障，圖書館檔案管理信息化系統避免了人工查找和判斷的錯誤，可用準確完整的檔案信息支持決策和管理。

2　圖書館檔案管理信息化建設的關鍵步驟

2.1建立健全完善的檔案管理信息化網絡和設施

強大的圖書館檔案管理信息化系統需要一套完善的信息化網絡和設施來提供足夠的支撐和保障，從硬件到軟件，從內部到外部。從硬件方面來說，檔案信息化管理需要大量的設備進行支撐，例如電腦、服務器、掃描儀、打印機等。從軟件方面來說，選擇適合自身辦公特點的圖書檔案管理軟件和管理平臺是檔案管理信息化的基礎，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。例如，利用各種搜索引擎從網絡上查詢并獲得各種信息；利用各種導航系統為讀者快速獲取信息提供服務等。單位要將檔案信息化建設經費列入年度財務預算，對檔案保管數量的增加和檔案載體形態、技術手段的變化要有一個特定的預算等因素，增加經費投入。

2.2建立完善的檔案信息化管理標準和體系

不同的圖書館的檔案管理工作都存在一定的差異性和共同點，各圖書館檔案管理信息化建設都要根據自身發展的特點和工作內容建立完善的檔案信息化管理標準和體系。可將檔案管理信息化建設涉及到的大量的基礎設施和設備、信息應用系統、資源管理、安全系統和人員培養等諸多方面進行規范管理。

2.3提高檔案信息管理人員的專業素質

一是要求檔案信息化管理人員要有檔案管理方面專業的知識，主要包括對檔案信息真實性的辨別能力，對檔案信息重要性的評估能力，對檔案信息的整理加工能力等。二是要有一定的計算機應用能力和網絡信息處理能力，才能保證各種檔案信息的完整性和準確性。

3　結 語

目前，圖書館檔案管理信息化建設是圖書館發展的主要方向和動力，需要各個方面的支持。圖書館管理人員首先應認識到管理信息化建設的重要性，然后再根據工作特點和發展方向采取合適的建設平臺和方式，把握好關鍵步驟，才能更好地做好圖書檔案管理工作。

主要參考文獻

［1］何曉威.對高校圖書館檔案工作的幾點思考［J］.圖書情報知識，2009（6）.

［2］陳巍，王愛萍.檔案管理信息化的對策研究［J］.黑龍江史志，2012（9）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.129

G258.2；G271

A

1673-0194（2015）20-0165-01

2015-07-25