醫院文書檔案管理問題與完善措施分析

劉惠民

（福建醫科大學附屬第二醫院，福建 泉州 362000）

從某種意義上說，文書檔案是醫院在發展過程中形成的一種資料。在醫院管理方面，文書檔案是一種憑據，能夠為對應的管理工作提供支撐。目前，醫院文書檔案管理還存在一些問題。因此，根據醫院的現實情況，具體分析文書檔案管理存在的問題，并提出行之有效的改善措施，提高文書檔案的管理水平。

1 醫院文書檔案管理概述

在新時代下，“制度化、科學化、規范化”是醫院文書檔案管理向前發展的關鍵性標志。在醫院檔案管理方面，文書檔案管理是衡量其水平高低的關鍵性指標之一。

1.1 醫院文書檔案管理的特點

首先，醫院文書檔案的內容以及載體呈現出多樣化特點。比如，醫院工作計劃、總結、統計資料、會議記錄等。同時，它也是醫院很多方面的重要歷史依據，比如，醫療護理管理、行政管理、財務檔案，這些都是對醫院各方面工作真實地記錄與反映。其次，對于醫院文書檔案管理來說，對資料進行“收集、保存、記載”是它的核心部分，為醫院工作者對相關信息的查找做好鋪墊。最后，在醫院方面，文書檔案與文書工作緊密相連，因為對于檔案工作來說，它是以文書工作為紐帶，對檔案進行一系列的操作，包括收集、整理、保管等。因此，文書工作是檔案管理能夠得以進行的前提條件。

1.2 醫院文書檔案管理的特殊性

醫院文書檔案管理不同于一般文書檔案管理，其特殊性主要體現在以下幾個方面。第一，以業務類的文件為主，以黨務類文件為輔。主要是因為醫院工作主要是以臨床醫療服務為核心，所涉及的黨務類文件也和它息息相關。第二，在文書檔案管理中，醫療業務方面的指導性文件比較多。同時，這些文件更新的速度比較快。主要是因為在綜合性醫院中，科室或專業的分類多而細。隨著醫療事業的飛速發展，醫院還設有一些不同類型新疾病的科室。因而，這些醫療業務指導性的文件也隨之增加與更新。第三，在職務聘任以及晉升方面，對應的文件也比較多。據有關數據分析，一所醫院每年在職務聘任和晉升方面，少則幾百人，多則上千人。由于醫院人員在職務聘任和晉升方面變動比較大，對應的文件資料也會隨之增加。

2 醫院文書檔案管理存在的問題

醫院文書檔案管理不完善將導致對應的文書檔案存在一系列問題，比如，保存的文書檔案不具備規范性，文書檔案的保密性較低，降低了文書檔案的使用價值。要使這些存在的問題得到有效解決，必須從實際出發，對醫院文書檔案管理存在的問題進行深入分析。

2.1 醫院文書檔案管理人員綜合素質低

總的來說，在醫院文書檔案管理方面，很多工作人員都不是從事檔案管理的專業人員。同時，他們也沒有豐富的工作經驗，沒有經過專業培訓，影響了文書檔案管理的工作效率。具體說來，一是在醫院文書檔案管理方面，其工作人員不具備本專業素質，無法勝任對應的工作崗位；二是該工作崗位上的管理人員文化程度較低，已有的檔案管理知識結構比較落后；三是在檔案管理方面，醫院沒有對管理進行相應的進修培訓。

2.2 醫院文書檔案管理制度機制不健全

首先，醫院管理者沒有建立獨立的檔案管理部門，未能明確檔案管理人員的工作職責。在文書檔案管理出現問題之后，沒有及時采取有效措施解決，致使問題進一步惡化。其次，醫院管理者沒有建立合理的檔案管理標準以及操作流程，管理工作效率低下。最后，醫院管理者沒有建立科學的考核制度，挫傷了檔案管理人員工作的積極性與主動性。

2.3 醫院檔案管理方法比較落后，文書檔案利用率不高

一是關于醫院文書檔案管理方法方面。在科技飛速發展的新時代下，一些醫院還在以落后的手工方式對醫院文書進行操作。比如，文書檔案的整理、編寫、歸檔。這不僅工作效率低下，檔案管理的準確率也比較低。同時，這種手工形式的檔案管理方法已無法滿足新時代發展的要求。二是關于文書檔案的利用率方面。醫院管理者對文書檔案的管理沒有引起重視，致使其利用率極其低下。同時，“重管輕用”是文書檔案管理存在的主要問題，文書檔案資源經常處于閑置狀態，沒有得到充分利用。

3 醫院文書檔案管理完善的措施

針對醫院文書檔案管理存在的問題，采取可行的策略予以解決已成為當下迫在眉睫的事情。同時，這也是順應時代發展潮流，有利于促進醫院整體水平的提高，為醫院可持續發展做好鋪墊。對于醫院文書檔案管理來說，應根據其多樣化特點，尋求相應的解決辦法。

3.1 提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質

從某種意義上說，提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質是做好醫院檔案管理工作關鍵的環節。一是要對檔案管理人員定期進行專業技能培訓，培養其檔案管理的能力，提高其專業素質。比如，安排專業講座，到優秀的檔案管理單位進行觀摩學習，定期安排檔案管理人員進修學習等。二是要對檔案管理人員進行再教育，對檔案管理人員已有的知識體系予以更新和完善。三是要對檔案管理人員進行思想教育學習，使他們意識到檔案管理工作的重要性，增強自身的服務意識。

3.2 提高醫院文書檔案資源的利用率

在醫院文書檔案管理方面，提高文書檔案資源利用率非常關鍵，也是醫院檔案管理的最終目標。首先，檔案管理人員需要樹立服務意識。在實際工作中，檔案管理人員通過各種渠道和手段對檔案資源進行開發，進而為醫院各方面工作的開展提供支撐，比如，臨床、教學、科研。其次，檔案管理人員需要對那些使用價值較大的檔案資料予以合理的深加工，為醫學工作的進一步開展提供重要的依據。比如，在文書檔案管理的過程中，管理人員可以對其檔案資料進行客觀地統計與分析，在此基礎上，對檔案資料進行歸納整理，以供醫院決策者使用。最后，檔案管理人員需要對不同類型的專題進行合理地編制，及時為醫學工作者提供“多方面、多層次”的重要資源信息。

3.3 以現代技術為媒介，完善醫院文書檔案管理

在提供醫院文書檔案管理水平方面，完善其管理方法也是不可忽視的部分。一是需要以檔案管理具有的特點為紐帶，選擇適宜的系統軟件。在此基礎上，以計算機為橋梁，把所有的文書檔案資料錄入到電子系統中，為醫院工作者對檔案資料信息的查找提供便利。二是需要對已有的檔案管理資源系統予以合理地開發。提高檔案資料電子檢索的速度，縮短檢索時間，提高醫院工作者的工作效率。三是要對檔案管理人員進行對應系統操作能力的培養，使他們在工作中，能夠對這些現代化管理系統進行規范操作。

3.4 促進文書檔案管理與文書工作的協調

從某種意義上說，醫院文書檔案管理與文書工作之間存在著某種聯系。文書工作的質量會對直接影響醫院文書檔案管理水平。因此，在醫院文書檔案管理方面，需要對文書工作引起重視。一是要加強文書人員的檔案管理意識。同時，在工作中，要對檔案管理人員進行適當地指引和監督。二是文書人員需要嚴格遵守立卷歸檔制度。在實際工作中，文書人員要對文件資料及時準確地收集。在此基礎上，對文件進行正確的分類、歸檔。三是醫院檔案管理科室要嚴格遵循檔案歸檔管理制度。在日常工作，檔案管理人員要對歸檔的文件資料進行核對。在檢查的過程中，一旦發現有不符合規定的文件，要及時返給文書人員，對該文件重新進行整理，使文書檔案的質量得到保證。四是關于使用文書檔案方面。相關人員需要辦理檔案查詢、借閱方面的審批手續。在檔案歸還之后，檔案管理要及時對檔案進行歸位。在使用的工程中，對沒有如期還回的檔案要及時催還，使各類檔案處于完好的狀態。

3.5 明確歸檔范圍，保證醫院文書檔案的完整

一是需要對醫院文書檔案的歸檔范圍重新進行劃分。在重新修訂的過程中，要對文書檔案歸檔的重要部分引起重視，使其明確化。此外，還要和相關部門進行交流、溝通，明確醫院文書檔案歸檔的范圍。二是在日常工作中，檔案管理人員要從歸檔文件、資料的形式、內容等方面出發，對它們進行區分。三是在對文書檔案管理的過程中，要以保管的年限為基礎進行劃分。這樣，方便對到期文件的銷毀，避免過期文件長期積壓，對檔案資料的查詢造成影響。四是在實際工作中，各個部門的檔案管理人員都需要對文件資料進行收集。同時，還要對文件資料進行跟蹤。在此基礎上，按照相關規定，對文件資料進行歸檔，為保證文件資料的完整做好鋪墊。此外，在文書檔案管理的過程中，要把文書檔案的歸檔范圍發放給不同部門的檔案管理人員，使不同部門的檔案管理人員對文書檔案的歸檔范圍有清晰地認識，在對文件、資料整理的過程中，能夠嚴格參照其歸檔范圍，對它進行正確地歸檔。

3.6 采用現代化的手段，對醫院文書檔案進行管理

在網絡技術飛速發展的今天，實現文書檔案管理的現代化已成為時代發展的必然趨勢。一是在醫院文書檔案管理方面，需要檔案管理設備的應用引起重視。各個醫院需要根據自身發展的實際情況出發，引進一些先進設備，提高文書檔案管理的工作效率及準確率。同時，減少設備故障的發生。二是要把文書檔案管理工作和醫院發展的實際情況相融合，對醫院文書檔案進行現代化管理。三是在醫院日常運作中，需要定期對文書檔案管理的內容加以總結，并對它進行對應的檢查。同時，醫院管理者要根據文書檔案管理的情況，建立合理的考核制度，對文書檔案完成的情況適當考核，使其不斷完善。

除此之外，還有一些其他方面的策略。比如，需要對醫院文書檔案管理制度、責任制度予以完善，建立完善的管理體系，使不同部門、不同崗位職責予以明確化，使檔案管理人員更好地履行本職工作。與此同時，需要對醫院已有的文書檔案管理制度予以健全，如檔案資料的借閱。進而，使文書檔案管理工作井然有序。

4 結 語

在新時代，完善醫院文書檔案管理有著非常深遠的意義。它的完善有利于提高醫院檔案管理的工作效率，降低錯誤率，使文書檔案資料得到優化利用。同時，也有利于醫院檔案管理質量的提高。更重要的是，它的完善是我國醫療事業步入更高發展階段，走上可持續發展道路的重要基石。

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