淺談會計(jì)電算化對實(shí)際財(cái)務(wù)的影響

吳振薇，王 燕

（佳木斯大學(xué)，黑龍江 佳木斯 154007）

經(jīng)濟(jì)貿(mào)易全球化的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，極大地影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和數(shù)據(jù)環(huán)境、經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等各個(gè)方面，毫無例外會計(jì)工作也深深地受其影響。尤其是近幾年來互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，向人們提供了一種全新的聯(lián)系方式，包括經(jīng)濟(jì)活動中交易和信息傳遞方式。會計(jì)電算化已成為當(dāng)前會計(jì)工作的主要工具，是提高工作效率，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)代替手工記賬的基本方式。市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，全球經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的復(fù)雜多變，客觀地分析了會計(jì)電算化在實(shí)際財(cái)務(wù)中面臨的問題，有針對性地提出解決問題的對策和措施，不僅對會計(jì)電算化工作，而且對整個(gè)會計(jì)系統(tǒng)，都具有十分重大的作用。那么會計(jì)電算化給企業(yè)的財(cái)務(wù)帶來怎樣的影響。

一、會計(jì)電算化給財(cái)務(wù)人員帶來的便捷

自從會計(jì)作為對一種經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行反應(yīng)和監(jiān)督的活動，從而近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國企業(yè)會計(jì)工作中已經(jīng)得到了普遍的應(yīng)用，大部分企業(yè)的會計(jì)部門都會運(yùn)用會計(jì)軟件，大多數(shù)由會計(jì)人員來完成的核算工作現(xiàn)在財(cái)務(wù)人員只需要輸入數(shù)據(jù)，核算由計(jì)算機(jī)完成。會計(jì)處理工具由算盤、草稿紙轉(zhuǎn)變?yōu)楦咚龠\(yùn)算的計(jì)算機(jī)，并且可以進(jìn)行遠(yuǎn)程計(jì)算和數(shù)據(jù)交換。在算盤和草紙時(shí)代，由于計(jì)算工具的落后，信息加工的成本過高，使得數(shù)據(jù)處理和信息生成數(shù)量受到成本過高的限制。計(jì)算機(jī)的使用使得這一狀況發(fā)生了巨大改變，數(shù)據(jù)處理速度、加工速度成千上萬倍的提高，不同人員、不同部門之間的數(shù)據(jù)相互交換、加工相互合作、信息共享不再受到空間范圍的限制。這種改變將會計(jì)人員從傳統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)中解脫出來，會計(jì)人員不再為需要填寫大量的憑證和賬本而發(fā)愁。新興的會計(jì)電算化不僅便于人們查找憑證而且減輕了會計(jì)人員的負(fù)擔(dān)。

二、電算化系統(tǒng)和實(shí)際財(cái)務(wù)之間的聯(lián)系密切

目前，我國應(yīng)用中的會計(jì)信息系統(tǒng)主要是對會計(jì)部門業(yè)務(wù)的自動化處理，包括記賬、轉(zhuǎn)賬、試算平衡、結(jié)賬、編制報(bào)表等工作。因此，這種自動化會計(jì)信息系統(tǒng)一般是從會計(jì)視角設(shè)置并與企業(yè)各部門職能相對應(yīng)的核算子系統(tǒng)，例如，賬務(wù)處理子系統(tǒng)、應(yīng)收賬款核算子系統(tǒng)、應(yīng)付賬款子系統(tǒng)、存貨核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析子系統(tǒng)、報(bào)表子系統(tǒng)等。在該系統(tǒng)中，只有經(jīng)過會計(jì)部門的賬務(wù)處理，各個(gè)專門核算子系統(tǒng)的會計(jì)數(shù)據(jù)才能轉(zhuǎn)變?yōu)榉磻?yīng)企業(yè)經(jīng)營成果和財(cái)務(wù)狀況的會計(jì)報(bào)表信息。這樣來說，賬務(wù)處理子系統(tǒng)既是自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的核心，有時(shí)連接其他各個(gè)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)系的橋梁。

企業(yè)自動化會計(jì)信息系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成會計(jì)核算工作，并在此基礎(chǔ)上向企業(yè)管理者提供財(cái)務(wù)信息，進(jìn)行輔助決策。與手工環(huán)境下的會計(jì)信息系統(tǒng)相比，自動化會計(jì)信息系統(tǒng)的處理流程有以下的特點(diǎn)：會計(jì)因襲的處理方法和步驟沒有本質(zhì)上的變化。會計(jì)工作的效率、會計(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性得到極大的提高，實(shí)現(xiàn)了一定程度的數(shù)據(jù)共享。自動化系統(tǒng)在會計(jì)數(shù)據(jù)的采集、存儲、加工和報(bào)告等方面發(fā)生了較大變化。

首先，自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可能是手工錄入的，也可能是其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)錄入的；其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以自動和集中地完成記賬、對賬、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬、輸出賬表等賬務(wù)處理工作，證、賬、表間的勾稽關(guān)系在數(shù)據(jù)處理過程中自動得到保證；最后，自動化系統(tǒng)的輸出可以采用多種輸出方式，包括打印輸出、屏幕瀏覽、磁盤輸出等。自動化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制也發(fā)生了較大變化。原有的某些內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了轉(zhuǎn)移，并且由于信息處理環(huán)境的變化又產(chǎn)生了一些新的控制問題。例如，各個(gè)部門之間或工作人員之間的相互牽制關(guān)系需要按照計(jì)算機(jī)信息處理的特點(diǎn)重新設(shè)立；手工環(huán)境的一些新的會計(jì)控制，如賬賬之間的勾稽關(guān)系（在信息技術(shù)環(huán)境中已經(jīng)沒有意義），取而代之的自動化會計(jì)信息系統(tǒng)的輸入控制，處理中控制；計(jì)算機(jī)信息處理中的特有風(fēng)險(xiǎn)帶來了新的控制問題，例如，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作控制、數(shù)據(jù)處理控制等。賬務(wù)處理子系統(tǒng)完成全部記賬憑證的記賬、結(jié)賬、對賬和轉(zhuǎn)賬，生成日記賬、總賬以及除子系統(tǒng)生成的明細(xì)賬外的所有明細(xì)賬，編制和產(chǎn)生各類會計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)分析報(bào)告。

在實(shí)際應(yīng)用中，從靈活性和適用性上考慮，往往將報(bào)表編制和財(cái)務(wù)分析功能分離出來，形成相對獨(dú)立的通用報(bào)表子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)有應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款子系統(tǒng)來完成應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的記錄、沖銷、報(bào)告及分析預(yù)測等工作。工資核算子系統(tǒng)完成工資的計(jì)算、工資費(fèi)用的匯總和分配、計(jì)稅等工作。存貨核算子系統(tǒng)來完成存貨購進(jìn)的核算、貨款的支付、存貨的入庫、存貨收發(fā)結(jié)存的核算，并自動編制材料費(fèi)用分配轉(zhuǎn)賬憑證、計(jì)算和分配材料成本差異等。固定資產(chǎn)子系統(tǒng)完成固定資產(chǎn)卡片管理、固定資產(chǎn)增減變動核算、折舊計(jì)提和分配等工作。成本核算子系統(tǒng)完成各種費(fèi)用的歸集和分配，計(jì)算產(chǎn)品的單位成本和總成本，并未成本管理和利潤核算提供相應(yīng)的成本數(shù)據(jù)。會計(jì)電算化的發(fā)展對會計(jì)核算、會計(jì)組織、會計(jì)工作方式和手段以及會計(jì)人員的地位和作用都產(chǎn)生了深刻的影響。在會計(jì)核算會計(jì)記賬時(shí)難以取得數(shù)據(jù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的紙質(zhì)原始憑證，不能以同樣的速度在這些數(shù)據(jù)部門之間進(jìn)行傳遞，有些電子交易甚至沒有產(chǎn)生紙質(zhì)原始憑證。

三、企業(yè)選擇合理財(cái)務(wù)軟件，提高工作效率

會計(jì)電算化主要由人、計(jì)算機(jī)或者計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，以及運(yùn)行在計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的軟件系統(tǒng)三大部分共同組成。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)交付使用的過程中，其可靠性是用戶關(guān)心的一個(gè)重要問題之一。可以想象到，一個(gè)漏洞百出的系統(tǒng)無法正確和完整地實(shí)現(xiàn)它的功能，甚至還是危險(xiǎn)的。由于面對眾多軟件測試的復(fù)雜性，所以在軟件測試方面仍然存在相當(dāng)多的問題。根據(jù)我國目前的實(shí)際情況，企業(yè)建立電算化會計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)實(shí)現(xiàn)會計(jì)軟件的途徑大致有：企業(yè)自主研發(fā)會計(jì)軟件；企業(yè)與軟件公司聯(lián)合開發(fā)會計(jì)軟件；企業(yè)委托軟件公司開發(fā)會計(jì)軟件；企業(yè)購買商品化的會計(jì)軟件；企業(yè)購買部分商品化的軟件后進(jìn)行二次開發(fā)；企業(yè)使用上級主管部門推廣應(yīng)用的會計(jì)軟件。這幾種方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，主要取決于企業(yè)所處的環(huán)境和自身?xiàng)l件。怎樣選擇一個(gè)適合企業(yè)的電算化軟件呢？近年來，市場上出現(xiàn)了許多電算化軟件，價(jià)格相對便宜，配置和運(yùn)行也相對容易，操作界面和功能上也基本能夠滿足中小企業(yè)的核算要求。由于會計(jì)軟件對企業(yè)開展會計(jì)電算化工作的重要性及其特殊性，選擇會計(jì)軟件不僅僅是選擇單一的會計(jì)軟件更是為企業(yè)選擇一個(gè)合作伙伴。因此，在選擇會計(jì)軟件時(shí)一定要謹(jǐn)慎小心。選購軟件的人員要認(rèn)清企業(yè)的自身應(yīng)用環(huán)境，明確會計(jì)處理數(shù)據(jù)要求，包括自己所需的各項(xiàng)運(yùn)行環(huán)境指標(biāo)、運(yùn)行系統(tǒng)的硬軟件環(huán)境和其他平臺的接口、本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和數(shù)據(jù)量以及通信條件和網(wǎng)絡(luò)連接等。會計(jì)軟件的選擇要符合國家統(tǒng)一要求。會計(jì)工作應(yīng)該遵循全國統(tǒng)一的會計(jì)準(zhǔn)則和會計(jì)制度以及其他財(cái)經(jīng)法規(guī)。對會計(jì)軟件的先進(jìn)性、實(shí)用性進(jìn)行評價(jià)也是非常必要的。除了考慮會計(jì)軟件是否滿足國家的要求外，還應(yīng)考查和其他軟件相比是否先進(jìn)，會計(jì)軟件是否適用于本企業(yè)。而且要設(shè)計(jì)一個(gè)時(shí)間表，使會計(jì)人員和其他管理人員比較深入的了解會計(jì)電算化的目的、性質(zhì)，并且對新上崗的人員進(jìn)行培訓(xùn)。工作人員的培訓(xùn)必須在系統(tǒng)的實(shí)施階段早期開始進(jìn)行。這不僅是為了在建成之后可以立即投入使用，而且為了對硬件和軟件進(jìn)行進(jìn)一步完善和修改。

四、發(fā)展會計(jì)電算化，會計(jì)人員抓好機(jī)遇

會計(jì)電算化模型的構(gòu)建是從簡單到復(fù)雜、從低級到高級，企業(yè)的管理基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)決定了企業(yè)能夠建立和應(yīng)用什么樣的會計(jì)電算化系統(tǒng)，會計(jì)電算化的發(fā)展基礎(chǔ)應(yīng)該與企業(yè)的管理基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)相適應(yīng)，這就是會計(jì)電算化在實(shí)際財(cái)務(wù)中的發(fā)展規(guī)律。會計(jì)人員應(yīng)該減少對電算化管理人員的依賴，利用信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中發(fā)揮更大的作用。會計(jì)人員將在企業(yè)的戰(zhàn)略決策活動中起到先鋒隊(duì)的作用，會計(jì)人員需要分析和管理業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，此外，還要分析企業(yè)的發(fā)展機(jī)遇，并對要發(fā)展的業(yè)務(wù)進(jìn)行成本。

雖然會計(jì)電算化在實(shí)際財(cái)務(wù)中的產(chǎn)生較好的影響，但是與國際水平還有一定的差距。我們要加大會計(jì)軟件的開發(fā)力度，廢除不合理的會計(jì)制度，適應(yīng)會計(jì)電算化的發(fā)展。提高會計(jì)人員的整體工作水平，不斷總結(jié)，不斷進(jìn)步。為會計(jì)電算化在財(cái)務(wù)中的規(guī)范與進(jìn)步貢獻(xiàn)出自己的一份力量。