辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

辛穎楠

（大慶油田有限責(zé)任公司第六采油廠地質(zhì)大隊(duì)，黑龍江 大慶 163114）

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化（Office Automation。OA）是指在企業(yè)中以計(jì)算機(jī)為中心，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代化辦公流程，快捷信息共享、高效協(xié)同辦公，從而提高整個(gè)企業(yè)的辦公效率。

OA 系統(tǒng)的基礎(chǔ)構(gòu)架，可分為3 個(gè)邏輯層面。最上層為表示層，主要是向OA 的使用者展示界面，通過辦公流程和接口完成指令，例如，HTML 表單、JPS、JavaApplet 等。中間層為應(yīng)用層，是OA的使用者通過表示層獲取數(shù)據(jù)需要調(diào)用的代碼，包括安全系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)、技術(shù)平臺(tái)等多個(gè)部分，可根據(jù)其邏輯的獨(dú)立性采取靈活的應(yīng)用設(shè)計(jì)方案。在技術(shù)上主要利用Java 語言、Servlet 和Beans 等，以組件包的形式將抽象功能、邏輯等分別打包，并統(tǒng)一規(guī)范為核心API，為表示層的訪問提供確切接口。底層為數(shù)據(jù)層，主要用于實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)交換。

2 OA 的功能

2.1 建立內(nèi)部通信平臺(tái)

建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使員工間的通信和信息交流快捷通暢。

2.2 建立信息發(fā)布平臺(tái)

建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，使內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作任務(wù)事項(xiàng)等能夠及時(shí)下達(dá)到每位工作人員，使員工及時(shí)了解公司的工作動(dòng)態(tài)。

2.3 實(shí)現(xiàn)工作日志自動(dòng)化

不同的工作任務(wù)，每項(xiàng)任務(wù)的下達(dá)及完成情況都要及時(shí)上報(bào)，通過OA 內(nèi)部辦公系統(tǒng)。每位員工只需要用自己的用戶名登錄，就可以看到自己的工作任務(wù)，上報(bào)工作完成情況。OA 系統(tǒng)和綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)一樣，每人都有專屬的賬戶密碼，不能混用，系統(tǒng)中的所有操作都是有痕跡的。

3 OA 的應(yīng)用

3.1 OA 辦公系統(tǒng)在員工管理中的應(yīng)用

作為高層領(lǐng)導(dǎo)，不可能熟知每個(gè)員工的工作能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)等情況。領(lǐng)導(dǎo)要合理利用OA 辦公系統(tǒng)做好員工管理工作，例如通過組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布個(gè)人工作業(yè)績(jī)，使領(lǐng)導(dǎo)更好地了解員工能力，創(chuàng)建一個(gè)員工與領(lǐng)導(dǎo)溝通與交流的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

3.2 OA 辦公系統(tǒng)權(quán)限的應(yīng)用

在辦公自動(dòng)化管理軟件的設(shè)計(jì)中，企業(yè)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行管理需要通過權(quán)限模塊來完成，每個(gè)員工最后獲得的操作權(quán)限一般都是不同的，權(quán)限都與其崗位息息相關(guān)。系統(tǒng)定制角色時(shí)，同時(shí)定制此角色對(duì)這幾個(gè)功能模塊的操作權(quán)限，角色可以任意定制，其對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限是以上幾個(gè)模塊的組合。

4 OA 辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施

一個(gè)好的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須是足夠安全的，因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部的大多數(shù)文件將保存在此系統(tǒng)中。針對(duì)目前系統(tǒng)安全的問題，在OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全方面提出以下防范方法，以保證網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全。

4.1 加強(qiáng)機(jī)房管理

對(duì)目前大多數(shù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來說，存在的一個(gè)很大的不安全因素是網(wǎng)絡(luò)管理員的權(quán)力太大，所以要采取一定的手段來限制或削弱網(wǎng)絡(luò)管理員的權(quán)力。對(duì)工作人員，要結(jié)合機(jī)房、硬件、軟件、數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)等各個(gè)方面的安全問題，加強(qiáng)業(yè)務(wù)、技術(shù)等方面的定期培訓(xùn)，提高管理人員的技術(shù)水平。

4.2 設(shè)置訪問控制

訪問控制是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的策略之一。訪問控制策略包括入網(wǎng)訪問控制策略、操作權(quán)限控制策略等幾個(gè)方面的內(nèi)容。首先，網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)對(duì)用戶賬戶的使用、用戶訪問網(wǎng)絡(luò)的時(shí)間和方式進(jìn)行控制和限制。用戶賬戶應(yīng)只有網(wǎng)絡(luò)管理員才能建立，用戶口令是用戶訪問網(wǎng)絡(luò)所必須提交的準(zhǔn)入證。其次，用戶名和口令通過驗(yàn)證后，系統(tǒng)需要進(jìn)一步對(duì)用戶賬戶的默認(rèn)權(quán)限進(jìn)行檢查。最后，針對(duì)用戶和用戶組賦予一定的操作權(quán)限。網(wǎng)絡(luò)管理員能夠通過設(shè)置，指定用戶和用戶組可以訪問網(wǎng)絡(luò)中的特定資源，進(jìn)行操作等。

4.3 數(shù)據(jù)加密

主要針對(duì)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密。它是通過網(wǎng)絡(luò)中的加密系統(tǒng)，把各種原始的數(shù)據(jù)信息(明文)按照某種特定的加密算法變換成與明文完全不同的數(shù)據(jù)信息(密文)的過程。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密的關(guān)鍵是選擇一個(gè)好的加密算法。

4.4 建立工作日志

對(duì)所有合法登錄用戶的操作情況進(jìn)行跟蹤記錄，對(duì)非法用戶，要求系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄其登錄次數(shù)、時(shí)間、IP 地址等信息，以便網(wǎng)絡(luò)管理員能夠根據(jù)日志信息監(jiān)控系統(tǒng)使用狀態(tài)，并對(duì)惡意行為采取相應(yīng)的措施。

5 結(jié) 語

現(xiàn)在是信息化時(shí)代，OA 辦公自動(dòng)化充分利用了各種信息，企業(yè)工作效率實(shí)現(xiàn)最大化，并提升工作質(zhì)量，降低企業(yè)成本。OA 辦公系統(tǒng)中的核心是各種設(shè)備與人機(jī)信息系統(tǒng)，合理利用不同種類的設(shè)備及人機(jī)信息系統(tǒng)，協(xié)助人們完成各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)，提高工作效率。OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用是企業(yè)信息化發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)。

［1］張文國(guó).群體協(xié)同工作——OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)［J］.電腦知識(shí)與技術(shù),2010(11).

［2］王東亮.OA 系統(tǒng)模塊分析［J］.青海大學(xué)學(xué)報(bào),2011(1).

［3］楊浩.辦公系統(tǒng)在信息管理中應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)［J］.電子計(jì)算機(jī),2009(2).