辦公自動化系統應用分析

王 雷

（零八一電子集團有限公司，四川 廣元 628017）

辦公自動化系統應用分析

王 雷

（零八一電子集團有限公司，四川 廣元 628017）

隨著全球計算機與通信網絡技術突飛猛進的發展，Internet相關應用在企業日常辦公中日益普及，發揮了巨大的作用。本文對企業辦公自動化系統進行分析。

辦公；自動化；系統；應用；企業；管理

1　目前我國企業辦公自動化現狀與背景

對地方企業來說，其信息化基礎相對較弱，計算機硬件、軟件配置較差，員工素質參差不齊，企業經濟實力也不夠雄厚，地方企業的管理層和決策者對辦公自動化的認識不到位。他們通常存在以下幾個誤區。第一，認為辦公自動化只是把原先人工的形式轉化為電子形式，利用先進技術即可，將企業辦公自動化與Office等桌面辦公系統混淆，不想加大這方面的投入，從而阻礙企業辦公自動化的發展。第二，公司在運行過程中，不重視通過優化管理過程提高公司辦事效率和執行效率，而是通過簡化業務過程來提高生產效率。第三，有些公司為了節約資金，購買通用辦公自動化軟件，甚至應用免費的辦公自動化軟件，但是這些通用的辦公自動化軟件和公司的實際需求具有很大差異，且公司不能自行完成其系統維護，從而給公司的日常運作及內部數據存儲埋下相當大的安全隱患。

2　企業辦公自動化的基本特性

2.1企業OA與政務OA的差異

企業OA系統（Office Automation），是指針對企業的專門的辦公應用軟件系統。它不同于政務OA，雖然企業OA和政務OA都屬于辦公自動化系統，它們在技術領域上相同，功能也比較相似，但是在應用領域和對象上有所差別。

功能上，政務OA和企業OA有著明顯的差異，其中企業OA是以企業運作為重點，主要目的是系統工作和知識管理。而政務OA是以公文為核心，其重點是圍繞公文的運轉展開工作。

從特性上講，企業OA會根據企業實際，從企業自身的特點出發，注重通過OA系統展開改進企業流程的各項工作。而政務OA則主要是遵循政府部門規章制度的過程。

從目標上來看，企業OA和政務OA有著共同的目標，那就是提高整體效率，更有效、更迅速地完成各項工作。但企業OA還有另外的目標，那就是提高企業的迅速應變能力，加強知識共享和處理，進而增加企業在同行競爭中的影響力。從這一點來看，企業OA除了是一個工具應用外，還是增加盈利的一個重要手段，這是企業OA和政務OA最根本的不同。

2.2企業OA與ERP等系統的差異

企業OA和ERP、CRM、SCM都是企業應用軟件系統的重要分支，它們的作用都是提高企業信息化水平，增強企業的核心競爭力。但是它們之間也存在著細微的差別。

企業辦公自動化系統主要的作用是協同工作、處理文件、管理文檔、行政辦公等。ERP則主要注重于企業的銷售、生產、采購、經營、外貿等資源性問題。SCM注重的是供應鏈上下游的連接關系。CRM主要注重于客戶關系的管理等。

四者最主要的不同在于目標差異。ERP、SCM、CRM主要針對企業的業務運作過程，企業辦公自動化系統（OA）則更注重于企業自身的管理層面。ERP、SCM、CRM通過優化業務提高工作效率，進而提高資金使用效率，加強各方面的綜合管理；企業OA則通過整合管理層面來提高企業的日常運作能力，提高企業的適應速度、決策能力，加強企業自身競爭力。

2.3企業OA與桌面辦公軟件的差異

單從名稱上看，企業OA和辦公軟件有著許多相似的地方。其實MS Office等桌面辦公軟件都是辦公自動化的重要組成部分。但是在概念內涵上，企業OA與桌面辦公自動化軟件有著明顯的差異。桌面辦公軟件也是一種便捷的辦公自動化軟件，但其主要用于個人辦公，以提高個人辦公效率。雖然當前的桌面辦公軟件也具備協同工作的能力，但都是比較簡單的功能，無法針對企業復雜的工作。企業OA的主要功能則是提高企業整體辦公效率，提高協同工作的效率和規范性，加強各部門間的聯系，提高企業整體的辦公效率。

3　企業辦公自動化系統發展的必要性

由于辦公自動化系統和企業的主要業務（比如：產品采購、加工生產、開發、銷售、售后等）沒有很密切的直接的聯系，所以當前企業中的信息化人員并不重視辦公自動化系統。但辦公自動化系統能夠加強部門間信息溝通和共享的能力，對于知識型企業至關重要，并能有效地提高企業的辦公效率。企業辦公自動化系統的發展對企業的建設有著至關重要的作用。

主要參考文獻

［1］曹波.建筑企業辦公自動化綜合平臺的設計與實現［D］.成都:電子科技大學,2011.

［2］葉坤華.基于企業辦公自動化的知識管理系統設計［D］.北京:北京郵電大學,2010.

［3］付昕.中小型企業辦公自動化（OA）的研究與實現［D］.成都:電子科技大學,2010.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.064

F270.7

A

1673-0194(2015)10-0074-01

2015-03-02