關于企業協同辦公平臺的設計與實現的探討

李 靜

（河北建投能源投資股份有限公司，石家莊 050000）

社會發展日新月異，當前社會已是網絡社會，是信息化的社會。傳統的手工辦公模式耗時、耗力、繁雜、重復，而且離開辦公室將很難處理，這些已經遠遠不能滿足新形勢下公司發展的需要。在信息化技術、高速發展的今天，企業協同辦公平臺的設計與實現，可以充分發揮人的創造力和想象力，克服傳統辦公模式的弊端，更好地為企業各項管理工作服務。

1 傳統辦公模式存在的問題

1.1 工作效率低下

傳統辦公模式下辦公室人員不停地人工處理收文、發文、流轉、督辦、歸檔等繁雜、重復的工作。紙質文件需要領導做批示，一旦離開辦公室，文件將無法及時處理。需分享的信息必須依次傳閱，決策的制定和實施周期人為地延長，對工作缺乏監督、檢查和評價，員工缺乏積極性。

1.2 溝通模糊、不暢

傳統辦公模式最普遍的是電話溝通，電話溝通雖然實時，但容易打斷員工工作，且不可重現，出了問題相互推諉責任。

1.3 信息不能共享

各部門只與自己業務密切相關的部門有聯系，企業內的各種信息被分成了一個個孤島，有價值的經驗和信息不能被共享。

1.4 管理成本高，辦公資源浪費或閑置

存在幾個部門做同一件事的現象，企業有限資源得不到充分利用；紙質辦公造成紙張、設備、耗材及人員的極大浪費，辦公設備不能共享，造成辦公資源閑置；異地機構到總部匯報工作，造成交通費、電話費等辦公費用增加。

1.5 企業的分支機構不能協同管理

分支機構得不到總部的及時支持與監管的現象，這將給企業帶來巨大的隱患。

2 協同辦公平臺在企業辦公中的作用

協同辦公平臺是一個溝通平臺，是管理和協作的平臺，是知識中心和應用運行支持的平臺，從某種程度上說，協同辦公平臺就是員工隨身的辦公室。同時，在此平臺上還能部署一些應用，如人事管理、ERP 系統等，開發各種協同化的應用軟件。

協同辦公平臺的作用主要體現在以下幾方面。第一，減少手工方式產生的錯誤與信息不準確的現象；第二，消除信息孤島，共享信息，提高企業資源的利用率；第三，支撐企業的管理和業務的運作，提升工作效率；第四，借助網絡,通過手機、筆記本電腦等移動設備實現隨時隨地辦公；第五，方便獲取企業各種數據，為決策提供參考；第六，降低辦公成本，節約辦公資源。

3 協同辦公平臺的設計與實現

Java 是目前使用最廣泛、發展最迅速、認同度最高的企業級應用開發技術，相對其他技術，它具有安全、開放、穩定、跨平臺等突出優勢。協同辦公平臺主要包括任務管理、公文管理、檔案管理、新聞管理、內部信息、會議管理等功能模塊，符合企業辦公習慣和特點，使用戶輕松的完成日常辦公工作。

為了使協同辦公平臺更人性化，更容易操作，更具有協同性，設計理念需要圍繞工作流程、細節管理、靈活性以及可操作性幾個基本要點出發，進行開發設計，使實現的協同辦公平臺不僅是一個協同辦公軟件，更是一個易用的協同整合平臺。

3.1 流程化設計

工作流程是企業工作的程序和標準，如果企業沒有工作流程，各工作環節的銜接就會出問題，進而引發一系列問題。所以協同辦公平臺的設計首先要從企業工作流程著手，按照工作流程和部門間的職責分工設計處理程序，將流程固化到協同中，從而杜絕職責不分、權限不清的現象。

3.2 精細化設計

協同辦公平臺必須兼容所有應用軟件，包括辦公軟件、視頻軟件、圖片軟件、閱覽軟件等，而且還要適應電腦、手機等各種設備的不同操作系統，實質上就是“工作工具和管理工具”，要想達到很好的效果，順暢運行，必須考慮所有細節，解決各種問題。

3.3 平臺化設計

利用開發商提供的軟件平臺，快速構建其應用，把協同應用中共性的應用做到足夠精致、足夠靈活，并通過自定義平臺快速構建簡單的、個性化應用，各個軟件中有大量的開發與自定義工具，能夠最大程度地滿足不同企業的個性化應用，幫助企業隨機應變，不斷擴展和延伸功能。

3.4 易用性設計

易用性設計體現在產品設計的每一個細節，需要企業親身體驗和感悟，沒有考量標準，總體依照讓用戶盡量少寫東西、少記東西、簡潔、易操作、易理解的原則，最大限度地確保產品的易用性、可操作性。

［1］李志剛,王光旭,關昌慧.機關事業單位辦公自動化系統的設計與實現［J］.硅谷,2012(23).