事業單位檔案管理信息化 設

◎周葦

事業單位檔案管理信息化 設

◎周葦

隨著我國經濟的發展，計算機網絡已經深入到各個行業之中，企業也逐漸采取信息化的管理方式，同時，在事業單位的現代化管理中檔案管理方式也發生了從傳統的管理方式向網絡信息化管理方式的轉變。這種轉變能夠適應社會現代化的要求，彌補傳統事業單位檔案管理工作的缺陷，不斷提高現階段事業單位檔案管理的效率，已經成為我國事業單位檔案管理工作的核心任務。

檔案信息化主要是指在保證檔案原有內容的前提下，通過計算機網絡技術對檔案形式進行有效的信息轉換，從而在網絡中形成電子檔案。檔案管理信息化建設是我國現階段事業單文檔案工作的重要內容，隨著市場經濟以及網絡信息化的快速發展，事業單位檔案管理模式不斷推進，加強信息化管理對事業單位檔案工作有效開展的作用越來越明顯。因此，對比傳統事業單位的檔案管理方式，信息化的檔案管理變得更加快捷、便利、高效，不僅簡化了檔案管理工作的繁瑣流程，還規范了檔案管理工作，顯示出了其自身的優越性。同時，在針對的對象上看，檔案管理的信息化建設對當事人和事業單位都有著重要的作用。因此，在社會不斷發展的進程中要逐漸加強事業單位的檔案管理信息化建設。

事業單位檔案管理信息化管理的特點及優勢

和傳統的事業單位檔案管理相比，信息網絡和計算機在管理軟件上的應用使得事業單位的檔案管理有以下兩點的特點及優勢

檔案存儲環境的優勢。事業單位傳統的檔案管理工作主要依靠紙張來對事業單位員工的信息進行記錄，由于紙張自身的特點，檔案的記載很容易受到潮濕環境、蟲蛀侵蝕破壞，以至于檔案無法實現長久的保存，為了實現檔案的完整和長久保存，事業單位相關的檔案工作人員就要反復對檔案進行整理和儲存，使得浪費了很多不必要的時間，影響了其他工作的進行。信息化的檔案存儲就及時彌補了傳統檔案管理的局限，可以將事業單位的各類檔案直接存儲到計算機的磁盤中，同時電腦的功能還可以對檔案信息進行備份，防止丟失。相比傳統的紙質檔案管理，信息化的檔案管理既安全、又節省了不必要的人力資源。

檔案的使用、查詢更加方便。事業單位傳統的檔案管理的工序非常復雜，在檔案的管理、分類、存儲等方面需要牽一發而動全身，對一方面信息的查詢，需要調動其他相關的信息進行輔助查找。而信息化的檔案管理可以迅速查找所需要的檔案材料，完全不用對其他相關資料的反復翻閱，同時，信息化的查詢方式和流程很方便，只需要簡單的電腦操縱就可以獲得想要的信息。

事業單位檔案管理信息化管理的現狀及問題

雖然我國事業單位檔案管理的信息化較之傳統的檔案管理存在無可比擬的優越性，但是也存在一些問題。最明顯的就是很多事業單位沒有對檔案管理工作足夠重視，帶來了以下幾個方面的問題：

檔案管理信息化建設的平臺更新速度慢。雖然我國很多事業單位建立員工檔案的信息管理系統，但是在實際應用中卻對其不夠重視，沒有加大人力資源對檔案信息系統及時更新，使員工的信息始終停留在剛進單位時候的信息狀態，不能讓事業單位的上層領導了解各層員工的現狀，不能及時優化事業單位的用人結構。

檔案管理信息化建設平臺的使用率低。事業單位使用信息化的檔案管理為了是節約單位檔案管理的成本，方便人員之間的互相了解。但是，在實際應用中，卻很少有員工對其進行使用，導致了平臺的閑置。

檔案管理的工作人員素質低下。事業單位在選取檔案信息化的管理人員時不夠嚴謹，在人員選拔上顯得過于隨意，造成了很多檔案信息化管理工作人員不達標準的現象。他們大多缺乏足夠的計算機信息儲備，計算機的專業技能低下，甚至還有不會對計算機進行操作的人員存在，嚴重制約了平臺建設。

事業單位檔案資源信息化建設的主要任務

加強檔案數據庫的建設。為了進一步完善檔案信息，提升檔案部門的工作效率，要加強檔案數據庫的建設。比如可以全面引進檢索系統以及相關管理軟件，在檔案管理建設的初始階段應該注重加強檢驗和管理，對于復雜、特殊、重要的信息要加快信息化建設。具體可以表現為：首先，將傳統的檔案工作資源優先入館，保證事業單位人員能夠及時查到普遍性的資源信息；其次，增長入庫檔案資源的使用年限；最后，逐步全面錄入所有檔案信息，實現檔案信息化的全面。

加強對電子資源檔案的管理。事業單位大多引用了信息化檔案管理，為了保障電子檔案的真實性、完整性、規范性以及安全性，要加強對電子檔案錄入的監督和管理，做好電子檔案的保密工作。

事業單位檔案管理信息化建設的路徑

提升檔案管理人員的素質。要加強對檔案管理人員的計算機操作水平、工作技能、工作素質等方面的培訓，在培訓的潛移默化中加強檔案管理人員對檔案工作的重視，從思想上提升管理人員的認識。同時，要定期對管理人員進行相關的技能考核，及時對管理人員進行更新，提升他們的競爭意識，從而為事業單位檔案管理信息化提供全面的高素質人才。

完善檔案管理的硬件建設。事業單位要保障檔案管理信息化的硬件設施完備，在硬件設施的建設中加大資金力度，這樣不但能促進檔案工作的管理，還能有效保證檔案資料的齊全。其中，關鍵的是加大計算機的儲存容量。

將信息化管理和傳統的管理方式結合。事業單位要在檔案管理的工作將信息化管理和傳統管理相結合，在循序漸進中不斷推動檔案管理的信息化建設。要讓檔案管理員工分別了解兩種不同的管理形式，在傳統管理形式的基礎上利用信息資源開拓創新，提升檔案管理效率。

加強信息化建設平臺的推廣。檔案信息化建設平臺的建設目的在于為事業單位的員工提供更多優質化的信息。因此，事業單位的管理部門要不斷加強對檔案信息化建設平臺的宣傳和推廣 ，從而不斷提升其知名度和影響力。

實現檔案管理制度的科學性和安全性。科學、安全的檔案管理制度能夠保證檔案管理信息化的進行，因此，企業要根據實際情況制定能夠指導檔案管理信息化建設的管理制度，實現檔案資源的信息共享，保障檔案信息資源的安全。另外，企業還可以將制度的實施作為一項考核標準，以此來激勵員工踐行制度的積極性，促進檔案管理信息化的建設。

信息化以其自身的優越性已經成為事業單位檔案管理工作的重要方向，因此，事業單位的領導要不斷落實檔案管理信息化的建設工作，從而不斷提升事業單位檔案管理的工作效率、工作質量和服務水平。

（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）