事業(yè)單位檔案管理信息化 設(shè)

◎周葦

事業(yè)單位檔案管理信息化 設(shè)

◎周葦

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到各個(gè)行業(yè)之中，企業(yè)也逐漸采取信息化的管理方式，同時(shí)，在事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理中檔案管理方式也發(fā)生了從傳統(tǒng)的管理方式向網(wǎng)絡(luò)信息化管理方式的轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變能夠適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化的要求，彌補(bǔ)傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作的缺陷，不斷提高現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的效率，已經(jīng)成為我國事業(yè)單位檔案管理工作的核心任務(wù)。

檔案信息化主要是指在保證檔案原有內(nèi)容的前提下，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案形式進(jìn)行有效的信息轉(zhuǎn)換，從而在網(wǎng)絡(luò)中形成電子檔案。檔案管理信息化建設(shè)是我國現(xiàn)階段事業(yè)單文檔案工作的重要內(nèi)容，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以及網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式不斷推進(jìn)，加強(qiáng)信息化管理對(duì)事業(yè)單位檔案工作有效開展的作用越來越明顯。因此，對(duì)比傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理方式，信息化的檔案管理變得更加快捷、便利、高效，不僅簡(jiǎn)化了檔案管理工作的繁瑣流程，還規(guī)范了檔案管理工作，顯示出了其自身的優(yōu)越性。同時(shí)，在針對(duì)的對(duì)象上看，檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)當(dāng)事人和事業(yè)單位都有著重要的作用。因此，在社會(huì)不斷發(fā)展的進(jìn)程中要逐漸加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)。

事業(yè)單位檔案管理信息化管理的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

和傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理相比，信息網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)在管理軟件上的應(yīng)用使得事業(yè)單位的檔案管理有以下兩點(diǎn)的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

檔案存儲(chǔ)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依靠紙張來對(duì)事業(yè)單位員工的信息進(jìn)行記錄，由于紙張自身的特點(diǎn)，檔案的記載很容易受到潮濕環(huán)境、蟲蛀侵蝕破壞，以至于檔案無法實(shí)現(xiàn)長久的保存，為了實(shí)現(xiàn)檔案的完整和長久保存，事業(yè)單位相關(guān)的檔案工作人員就要反復(fù)對(duì)檔案進(jìn)行整理和儲(chǔ)存，使得浪費(fèi)了很多不必要的時(shí)間，影響了其他工作的進(jìn)行。信息化的檔案存儲(chǔ)就及時(shí)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的局限，可以將事業(yè)單位的各類檔案直接存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的磁盤中，同時(shí)電腦的功能還可以對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，防止丟失。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，信息化的檔案管理既安全、又節(jié)省了不必要的人力資源。

檔案的使用、查詢更加方便。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理的工序非常復(fù)雜，在檔案的管理、分類、存儲(chǔ)等方面需要牽一發(fā)而動(dòng)全身，對(duì)一方面信息的查詢，需要調(diào)動(dòng)其他相關(guān)的信息進(jìn)行輔助查找。而信息化的檔案管理可以迅速查找所需要的檔案材料，完全不用對(duì)其他相關(guān)資料的反復(fù)翻閱，同時(shí)，信息化的查詢方式和流程很方便，只需要簡(jiǎn)單的電腦操縱就可以獲得想要的信息。

事業(yè)單位檔案管理信息化管理的現(xiàn)狀及問題

雖然我國事業(yè)單位檔案管理的信息化較之傳統(tǒng)的檔案管理存在無可比擬的優(yōu)越性，但是也存在一些問題。最明顯的就是很多事業(yè)單位沒有對(duì)檔案管理工作足夠重視，帶來了以下幾個(gè)方面的問題：

檔案管理信息化建設(shè)的平臺(tái)更新速度慢。雖然我國很多事業(yè)單位建立員工檔案的信息管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際應(yīng)用中卻對(duì)其不夠重視，沒有加大人力資源對(duì)檔案信息系統(tǒng)及時(shí)更新，使員工的信息始終停留在剛進(jìn)單位時(shí)候的信息狀態(tài)，不能讓事業(yè)單位的上層領(lǐng)導(dǎo)了解各層員工的現(xiàn)狀，不能及時(shí)優(yōu)化事業(yè)單位的用人結(jié)構(gòu)。

檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)的使用率低。事業(yè)單位使用信息化的檔案管理為了是節(jié)約單位檔案管理的成本，方便人員之間的互相了解。但是，在實(shí)際應(yīng)用中，卻很少有員工對(duì)其進(jìn)行使用，導(dǎo)致了平臺(tái)的閑置。

檔案管理的工作人員素質(zhì)低下。事業(yè)單位在選取檔案信息化的管理人員時(shí)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，在人員選拔上顯得過于隨意，造成了很多檔案信息化管理工作人員不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。他們大多缺乏足夠的計(jì)算機(jī)信息儲(chǔ)備，計(jì)算機(jī)的專業(yè)技能低下，甚至還有不會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的人員存在，嚴(yán)重制約了平臺(tái)建設(shè)。

事業(yè)單位檔案資源信息化建設(shè)的主要任務(wù)

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。為了進(jìn)一步完善檔案信息，提升檔案部門的工作效率，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。比如可以全面引進(jìn)檢索系統(tǒng)以及相關(guān)管理軟件，在檔案管理建設(shè)的初始階段應(yīng)該注重加強(qiáng)檢驗(yàn)和管理，對(duì)于復(fù)雜、特殊、重要的信息要加快信息化建設(shè)。具體可以表現(xiàn)為：首先，將傳統(tǒng)的檔案工作資源優(yōu)先入館，保證事業(yè)單位人員能夠及時(shí)查到普遍性的資源信息；其次，增長入庫檔案資源的使用年限；最后，逐步全面錄入所有檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的全面。

加強(qiáng)對(duì)電子資源檔案的管理。事業(yè)單位大多引用了信息化檔案管理，為了保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性以及安全性，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案錄入的監(jiān)督和管理，做好電子檔案的保密工作。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

提升檔案管理人員的素質(zhì)。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平、工作技能、工作素質(zhì)等方面的培訓(xùn)，在培訓(xùn)的潛移默化中加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案工作的重視，從思想上提升管理人員的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，要定期對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的技能考核，及時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行更新，提升他們的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，從而為事業(yè)單位檔案管理信息化提供全面的高素質(zhì)人才。

完善檔案管理的硬件建設(shè)。事業(yè)單位要保障檔案管理信息化的硬件設(shè)施完備，在硬件設(shè)施的建設(shè)中加大資金力度，這樣不但能促進(jìn)檔案工作的管理，還能有效保證檔案資料的齊全。其中，關(guān)鍵的是加大計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存容量。

將信息化管理和傳統(tǒng)的管理方式結(jié)合。事業(yè)單位要在檔案管理的工作將信息化管理和傳統(tǒng)管理相結(jié)合，在循序漸進(jìn)中不斷推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。要讓檔案管理員工分別了解兩種不同的管理形式，在傳統(tǒng)管理形式的基礎(chǔ)上利用信息資源開拓創(chuàng)新，提升檔案管理效率。

加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)的推廣。檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的建設(shè)目的在于為事業(yè)單位的員工提供更多優(yōu)質(zhì)化的信息。因此，事業(yè)單位的管理部門要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的宣傳和推廣 ，從而不斷提升其知名度和影響力。

實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的科學(xué)性和安全性。科學(xué)、安全的檔案管理制度能夠保證檔案管理信息化的進(jìn)行，因此，企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況制定能夠指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)的管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享，保障檔案信息資源的安全。另外，企業(yè)還可以將制度的實(shí)施作為一項(xiàng)考核標(biāo)準(zhǔn)，以此來激勵(lì)員工踐行制度的積極性，促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。

信息化以其自身的優(yōu)越性已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作的重要方向，因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要不斷落實(shí)檔案管理信息化的建設(shè)工作，從而不斷提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率、工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

（作者單位：鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局）