醫院檔案管 現代化問題及相應對策

◎王皓明

醫院檔案管 現代化問題及相應對策

◎王皓明

隨著社會的發展，醫院的工作也得到了進一步的規范，實現的法制化、制度化，與此同時，醫院的檔案管理工作也應該與時俱進，建立起現代化的管理理念和管理方式，進一步提高科學檔案管理的效率和水平，讓醫院的檔案管理更為標準和規范。

隨著科技的發展和社會的進步，尤其是信息技術的快速發展和廣泛運用，對于醫院檔案管理工作來說也面臨著新的挑戰，同時，也迎來了新的發展機遇。因此，醫院必須加強檔案的現代化管理，才能順應時代的發展，才能提高檔案管理的水平和效率。

目前醫院檔案管理存在的問題

對醫院檔案管理工作的認識不夠，對醫院檔案管理工作的目的也存在誤區，部分領導干部和工作人員在實際工作中，錯誤地認為醫院工作與檔案管理與醫院工作沒有太大的關系，自己的工作重點就是管住檔案，因此，在檔案收集、登記、整理、裝訂、歸檔以及保管等各個環節都掉以輕心，出現了這樣那樣的差錯或漏洞。

對醫院檔案管理工作重視不夠，造成了檔案管理落實工作差，管理不規范、不到位。尤其是一些基層衛生院由于檔案管理室的不健全，加之經費以及辦公條件得不到保障，檔案管理多數堆積在檔案柜里，未能及時進行檔案的移交、沒有進行規范地存檔、最終造成了病人信息、治療信息等相關資料和信息的丟失、殘缺等問題，此外，醫院的干部和工作人員在檔案管理的專業知識較為欠缺也是目前一個較為突出的問題。

加強醫院檔案的現代化管理的措施

加強領導、強化組織管理。首先要做好檔案管理工作，作為醫院的領導干部應擺正自己的位置，必須嚴格認真地貫徹與執行《檔案法》等檔案管理方面的相關法律法規，并將此項工作納入單位年度工作計劃，在實際工作中加以落實。同時，領導干部應及時更新觀念，對檔案工作的重要性要有充分的認識，并對檔案工作進行定期的檢查，發現其中存在的問題，并進行及時解決，對檔案管理人員的職責要進行明確，進一步將文件材料的整理、歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、利用等一系列檔案工作的規章制度建立并完善，并且在實際工作中一定要加強落實工作。

提高檔案管理重要性的認識。醫院檔案在我國檔案管理中也是極為重要一項內容，經過多年的經驗我們可以看出醫院檔案對醫院發展及疾病信息搜集、治療的重要作用，也就是說醫院的檔案管理在一定程度上決定了醫院醫療水平的高低，宏觀角度也可以決定社會醫療水平的進步。因此，認真完成好醫院檔案管理工作，能夠為醫生提供最前沿的治療信息、為病人搜集最佳的救治方案、為人類生命保存最珍貴的治療記錄。因此各地醫院需結合現實，及時吸納社會先進的檔案管理理念，對過去以存儲為主的檔案管理理念進行豐富加工，并根據本單位本地區特點制定檔案管理工作發展短期和長期規劃。各醫院領導應當充分認識到現代化的檔案管理對具體業務工作開展和服務群眾方面的重要意義，認識到檔案分析、檔案交流以及檔案傳遞的重要性，在現代化檔案管理技術設備投入方面預算更為充裕的資金，確保檔案管理能跟上群眾對醫院信息服務要求，最大限度的發揮檔案的信息作用。本處談更新理念而不是改變理念，主要緣由是檔案管理的根本作用并未發生改變，而是發生拓衍，即不僅僅再是片面的存儲和查詢，而增加了分析、研究、交流、傳遞等重要作用，因而需要各級領導干部充分認識到新增作用的重要性，為推進檔案管理現代化提供良好的物質和人力保障。

強化檔案的規范化管理。在實際工作中一定要嚴格執行《檔案法》，實行檔案管理的規范化、標準化、現代化。而要加強檔案管理，提高檔案現代化管理水平，一定要實行嚴格、規范的工作方法和程序，并將這行方法和程序嚴格貫徹到檔案管理每一個環節中去，必須以科學的方法以及統一的程序開展工作。具體來說主要做好以下三方面的工作：嚴格制定和執行文件材料的歸檔范圍以及保管期限的表冊，一定要讓應該歸檔的文件材料保證齊全和完整，劃分保管期限一定要準確；對檔案的整理工作要求規范化，將這些檔案進行科學的分類，諸如劃分為內科、外科、腫瘤科等檔案，對于像照片、圖片、音像等有著特殊載體的檔案，應以各個門類的檔案要求采用統一規范的方式進行整理，其中檔案卷皮、卷盒以及裝訂的材料等裝具一定要符合國家標準化相關的規定；強化檔案保管工作，一定要建立和使用專門的檔案庫房，并在庫房中應該配備必要的設備如吸濕機、溫濕度儀等，并積極做好防火、防蟲等各項防護措施，相關的設備設施一定要與國家相關規定相符。

加強系統網絡化。總體上來看醫院的檔案管理現代化是一項具有系統性、復雜性的工作，一定要進行統籌規劃以及科學的布局，只有明確了各部分和人員的責任，確立專門的領導小組、責任落實到人頭，并在這個過程中加強部門間的聯系，更好地發揮他們之間在工作中的監督與制約作用，才能讓檔案管理工作能夠更為順暢地運轉。與此同時，必須讓檔案管理的計算機網絡建設跟進，確保醫院檔案信息服務網絡的技術方面的先進，功能方面的完善以及安全可靠。這樣一個網絡的建立不僅僅是讓醫院工作有了一個基本體系，還讓檔案收集與管理有了一個完整的系統體系。與此同時，還應加強網絡的管理和相關人員的培訓，最好能夠定期培訓專兼職檔案員，注重其專業知識、管理與創新能力，學習、接受、整合新技術的能力的提高，一定要注重其業務能力和綜合素質的全面提升。因此，我們必須建立起醫院檔案管理的完整領導機構，優秀的工作隊伍、科學的基層網絡，才能實現檔案管理的現代化。

綜上所述，推進醫院檔案管理現代化具有非常重要的現實意義，我們對此應該有充分的認識，并加以足夠的重視，因此，我們必須加強醫院檔案管理現代化新技術、新設備的引入和運用，這是檔案管理現代化的首要前提，同時，檔案管理人員要加強學習，在牢固掌握專業知識的基礎上，還應該掌握好計算機技術尤其是現代信息技術等相關的科學知識和技術，建設一支德才兼備的檔案管理的人才隊伍，才能更有效地推進醫院的檔案管理的現代化的進程。

（作者單位：四平市結核病醫院）