影響企業使用電子發票的關鍵因素分析

影響企業使用電子發票的關鍵因素分析

艾雨婷

（中南財經政法大學會計學院）

【摘要】我國電子商務的迅猛發展催生了國家對電子發票的探索和推廣，自2009年起，我國推出了一系列的政策法規，鼓勵條件成熟的行業地區進行電子發票的試點。使用電子發票具有諸多好處，但是由于受到不少因素的制約，電子發票在我國的推廣應用遭遇瓶頸。本文以歐盟成員國西班牙的企業為研究對象，試圖從企業層面尋找影響其使用電子發票的關鍵因素所在，為電子發票在我國企業間的推廣應用提供借鑒。

【關鍵詞】電子發票推廣應用關鍵因素

【中圖分類號】F81/F279

一、電子發票

電子發票是指單位和個人在購銷商品、提供或者接受勞務服務，以及從事其他生產經營活動中，以電子方式開具、收取、存儲并通過網絡傳遞的收付款憑證。電子發票是紙質發票的替代品，在形式上是紙質發票的電子映像，是一連串的電子記錄。他具有同紙質發票一樣的法律效力，可以作為會計核算的原始憑證和稅務稽查的重要依據。與傳統的紙質發票相比，電子發票加速了信息的傳遞，能夠適應電子商務的跨國界、無紙化、快速化和實時性要求，在未來，他很可能成為財務供應鏈上的重要組成部分。目前，國際上并沒有電子發票的正式統一格式，但是通常習慣使用的軟件格式有PDF、XML、EDIFACT、html、doc、xls、jpeg和TXT。推廣使用電子發票的一個重要原因是他能保證信息的真實性和完整性，使得傳統的偷漏稅手段走入了絕境。為了達到這一目的，電子發票需要通過使用數字簽名、CA認證技術和網絡安全技術來確定其合法性和安全性。

使用電子發票有諸多好處，能夠降低操作成本，減少管理失誤和消除傳遞延期，僅通過減少使用每年生產的數以百萬計的紙質發票這一項，電子發票就極大地降低了社會總成本。然而，即使電子發票能夠帶來如此多的好處，在許多國家，只有不到20%的企業使用電子發票。我國目前正處在推廣使用電子發票的初步階段，通過研究西方國家在推廣應用電子發票時遭遇到的阻礙因素，尋找影響企業使用電子發票的關鍵因素，能夠為電子發票在我國的順利推廣提供有用的借鑒。

本文就影響企業使用電子發票的因素進行了研究，著重分析了4個關鍵因素：感知的易用性、感知的有用性、與企業活動的兼容性和電子傳輸數據的安全性。本文通過將企業分為兩類，一類為已經采用了電子發票的企業，另一類為未使用電子發票的企業，來驗證這4個因素在這兩類企業中的重要性。了解企業為何采用電子發票以及未采用電子發票企業的期望，幫助作為供應商的企業更好的吸引新客戶和留住現有的客戶。由于采用電子發票的不同國家

之間缺乏同質性和可比性，因此本文選取西班牙這個國家的企業作為研究對象。西班牙采用電子發票的企業大約占所有企業的12%左右，而且最重要的是，西班牙公共管理部門（Spanish Public Administra?tion）將電子發票的推廣作為重要的任務目標之一。因此，對西班牙企業的研究結果將對同樣意圖在國內推廣電子發票的中國提供借鑒作用。

二、理論基礎

不同的學者建立了不同的行為模型來解釋企業和個人采用新技術的行為。其中最重要并且最為廣泛使用的兩個模型是創新推廣理論（Innova?tion Diffusion Theory, IDT）和技術接受模型（Tech?nology Acceptance Model, TAM）。

（一）創新推廣理論

1962年，羅杰斯在其著作《創新推廣》（Diffu?sion of Innovation）中提出了創新推廣理論（Rogers, 1962），后來的學者將這個理論廣泛地應用于各種實證研究之中。該理論從過程導向的視角解釋了創新是如何被接受的以及創新是如何在用戶中傳播的。羅杰斯認為，創新推廣是指一項新事物通過特定的傳播通道，經過一定的時間為某些特定社群成員所了解與采用的過程，也是推廣作用的應用。他還指出，創新推廣總是借助一定的社會網絡進行，并且需要一定的時間，而信息技術能夠有效地加速其傳播。創新的推廣過程包括5個階段，依次為：獲知（Knowledge）：接觸創新并對其如何運作有所了解；說服（Persuasion）：有關創新的態度形成，接受或者反對；決策（Decision）：進一步思考、討論和尋求有關的信息，確定是否采用該項創新活動；實施（Implementation）：投入創新的運用；確認（Confir?mation）：尋求與之相關的補充情報，強化或者改變原有決定。同時，羅杰斯總結了被采用的創新的特征有：相對優越性：該項創新優于其所取代的舊觀念的程度；兼容性：該項創新與現有的價值觀、以往經驗預期采用者的需求同存的程度；復雜性：該項創新被理解和運用的難度；可實驗性：該項創新在有限基礎上可被實驗的程度。

（二）技術接受模型

1989年，戴維斯運用理性行為理論研究用戶對信息系統接收時提出了技術接受模型(Davis, 1989），這個模型最早被他用來解釋計算機廣泛接受的決定性因素，即：感知的易用性（Perceived ease-of-use，簡稱PEOU），他反映的是用戶認為容易使用某個特定系統的程度；感知的有用性（Per?ceived usefulness，簡稱PU），他反映了用戶認為使用某個特定系統所帶來的工作績效的提升程度。

電子發票的出現本身就可以看作是一項技術上的創新，因此，企業是否采用電子發票可以理解為企業是否接受這項技術創新活動。國外學者研究結果表示，采用ICT的企業對其帶來的影響和益處有更好的理解，而且他們發現采用者相比不采用者有不同的處理信息的方法（Bhattacherjee & prem?kumar, 2004; Michell & prince, 1993）；當企業擁有使用ICT的經驗并不斷獲取關于它們的知識時，企業表現得到改善（Karahanna et al., 1999; Lankodd, 1995; Thompson, Higgins & Howell, 1994; venkatesh & Morris, 2000）。

三、典型案例

（一）背景資料

2003年，西拔牙采用了歐洲理事會指令（2001/ 115/EC），允許企業使用電子發票，確定了電子發票的合法地位，使電子發票在法律上具有了同紙質發票同等的效力。根據西班牙稅務機關（Spanish Tax Agency）的規定，如果一個企業想要采用電子發票，只需做到：接受歐盟頒布的相關法律條款，以及擁有一臺能夠連接網絡的計算機。西班牙稅務機構和銀行業協會（Banking Association）還精心設計了被稱為“Factutae”的統一電子發票軟件系統，該系統可以被企業免費下載。但是盡管使用電子發票具有諸多被廣泛認可的好處，但是電子發票的廣泛推廣使用卻成為一個遙遠的目標，特別是在中小企業中。目前，西班牙企業的電子發票采用率只有

12%左右。學者研究發現，其主要阻礙因素有：大多數企業已經建立了令其滿意的復雜企業流程，在線技術的安全性問題以及電子發票系統的不兼容問題（Arrieta, 2010）等。

為了研究阻礙西班牙企業采用電子發票的關鍵因素，有學者進行了一項基于計算機輔助電話訪問（Computer Assisted Telephone Interviewing，CATI）的問卷調查。調查問卷的對象包括使用了電子發票的企業和還未使用電子發票的企業。研究結果顯示：企業在使用電子發票的前后都感知到了電子發票帶來的好處，特別是使用電子發票以后，企業活動得到了改善；在企業使用一項新技術之前，必須察覺到應用這項新技術不會與企業的日常活動、價值觀發生沖突，兼容性使得企業能夠從自己的企業結構中獲得比較優勢，這給了企業更好地評價應用新技術結果的能力和理解力，而且兼容的程度越高就越能提升電子發票的工作績效和企業的效率；除了可以預見到的益處以外，企業也必須感知到新技術對企業來說是合適的，而且能夠很好的與企業的工作程序相適應；企業在首次采用電子發票的時候，安全性是一個重要的考慮因素；當企業采用電子發票并感受到電子發票的易用性之后，企業持續使用電子發票的意圖會增強，這加速了學習進程，并且使得企業通過使用電子發票帶來的好處會被高度重視。

（二）案例分析

根據上述案例，使用IDT和TAM的相關理論對影響企業使用電子發票的關鍵因素進行分析。

PEOU被定義為反映用戶認為容易使用某個特定系統的程度，這個因素同羅杰斯提出的復雜性特征所表示的含義是一致的。采用一項復雜的新技術更需要操作上的努力和技術上的能力。根據歐洲理事會（European Commission，2009）電子發票系統需要容易安裝、使用和維護。事實上，使用電子發票并不需要很復雜的程序，國際上也并沒有電子發票的正式統一格式，通常習慣使用的軟件格式有PDF、XML、EDIFACT、html、doc、xls、jpeg和TXT，這些都是廣泛使用的軟件格式，這意味著使用電子發票并不復雜，感知的易用性程度較高。而且，易用性也是管理部門為了提高電子發票使用率而在制定相關政策時會仔細考慮的一個方面。

PU被定義為反映用戶認為使用某個特定系統所帶來的工作績效的提升程度。由于他導致用戶認為某項新技術是不可缺少的，從而對用戶的行為起到一定的修正作用（Klopping and McKinney, 2004; Liao, Palvia & Che, 2009）。他與羅杰斯提到的相對優越性相類似。一方面，如果用戶認為某項新技術是有用的，那么采用這項新技術會變成一項有吸引力的選擇，從而使得這項新技術很可能在近期被采用。另一方面，如果使用一項新技術給企業帶來了很高的滿意度，那么企業將會更頻繁的使用這項新技術。在這里，PU指的是使用電子發票所帶來的好處。使用電子發票能夠極大地提高企業的人工效率，它將企業從繁瑣的紙質開票程序中解放出來，在買賣雙方完成交易時即時開具，并可以實時在企業各部門或者企業之間快速傳輸，節約了時間和成本，如果電子發票同企業的ERP相整合，那么數據的產生和傳輸就會變得更加便捷。一旦電子發票開出，信息接收的實時性使得企業驗證發票的真偽也變得十分簡單。同時，電子發票還可以降低傳統紙質發票的出錯率，減少企業的額外損失。電子發票的諸多優點增強了企業使用電子發票的意愿。

兼容性被定義為一項創新與現有的價值觀、以往經驗預期采用者的需求同存的程度。一項新技術能夠被企業采用并持續使用，就必須與企業偏好的工作方式、企業價值觀以及企業文化相適應。在這里，兼容性指的是企業認為電子發票能夠適用于他們自己的業務。一旦企業意識到電子發票缺乏兼容性和隨之可能帶來的相關問題，他們將決絕使用電子發票，也會大大降低企業在以后的實踐中使用電子發票的意圖。

安全性是財務工作中必須考慮的最重要因素之一，他反映了企業對支付方式可靠性和數據傳輸、存儲機制的觀點。調查結果顯示，企業對同供應商和客戶的網上交易仍然心存擔憂，安全性成為

推廣電子發票最大的障礙之一。企業對安全性有著嚴格的要求，一部分來自于企業同其利益相關者（如供應商、客戶等）進行聯系所需要的安全保障（如保密性，隱私性，真實性等要求），另一部分則來自于相關的企業文化（例如安全政策，電子儲存要求等）。電子發票的無紙化以及修改的不留痕跡性，使得電子發票相對于傳統發票而言，面臨著一個更嚴重的安全性問題，即如何防止電子發票被篡改。而且，電子發票的實施，要涉及到政府、商家、消費者，而交易又都是在網上完成的，這就需要各方的身份認證，而這正是電子發票的第二個安全性問題。此外，電子發票在傳輸的過程中也可能被人修改，這是其另外一個安全隱患。因此，為了達到安全性，相關管理部門需要使用更有效的技術手段來保障電子發票的合法性和安全性。

四、推廣使用電子發票的建議

（一）相關管理部門需要考慮已使用電子發票的企業的相關經驗

率先使用電子發票的企業能夠用他們獲得的經驗來評價使用電子發票的結果，他們可以作為技術上的創新者來不斷提升電子發票在其企業中的應用環境。后續用戶和相關管理部門可以鼓勵他們分享使用經驗和相關有用信息。這些率先使用電子發票的企業可以作為各行各業中的“變革者”，并以自身的經驗來幫助其他企業發現使用電子發票的優勢。而且，他們可以將使用電子發票的好處實實在在的傳遞給他們的客戶、供應商和合伙人，減少他們的猶疑并獲得支持。

（二）相關管理部門需要充分宣傳使用電子發票的益處

對使用電子發票的好處進行大力宣傳，能夠使潛在用戶真正明白什么是電子發票以及明確電子發票對企業來說是機遇（opportunity）而非威脅（threat），以使企業真正獲得電子發票所能帶來的效率的提升。相關管理部門可以通過向對電子發票感興趣的企業提供針對性培訓課程等手段與企業進行面對面的交流與溝通，也可以通過在相關報刊雜志上發表評論文章等途徑進行宣傳。

（三）相關管理部門在推廣電子發票的同時需要大力投入以保障電子發票的安全性

企業使用電子發票需要對安全性方面有所投入，不僅要能保障數據的正確傳輸，還要保障企業其他方面的技術能夠對使用電子發票起到必要的補充和支持作用。企業對收到的電子發票要能明確其來源，并且要能保護數據不受篡改。相關管理部門也需要大力投入電子發票的安全性建設，以消除潛在用戶對安全方面的疑慮。此外，相關管理部門可以設計一套包括安全建設問題在內的，與電子發票實踐相關的“良好規范”（Good practice）。同時，對現行法律法規規范或者條例進行相應的調整，補充電子商務的有關條款，特別是關于安全方面的條款，以便相關部門在實際工作中有法可依。以法律來保障電子發票的合法性和安全性也能夠增強企業對使用電子發票的信任感。

（四）相關管理部門在設計相關系統時，應該考慮其易用性和應用規則的統一性

國際上針對電子發票數據傳輸有不同的標準，有美國指定的標準，也有歐盟指定的標準，還有聯合國的標準等，但是標準的不同會極大阻礙國際貿易的開展，我國實施電子發票，也會面臨著標準的選擇問題。一方面應盡可能采取國際上通用的標準，另一方面也應該與我國的國情相適應。此外，還要積極致力于建立國際統一標準，而不是止步于專有的解決方案，以促進國際貿易的發展。

（五）相關管理部門需要考慮兼容性問題

電子發票的應用應該符合大多數公司的商業慣例，否則，應用電子發票給企業所帶來的改變會導致企業決絕使用電子發票。為了更好地推廣電子發票的使用，應該設計能與所有企業兼容的通用軟件，不論企業的大小如何。如果企業認為電子發票能與企業活動相兼容，而導致能夠降低應用電子發票所產生的風險，那么這將極大地減少企業對未知的恐懼。

責編:楊雪