淺議ERP環境下石化企業會計流程再造

○廖劍峰

（中國石油江西公司 江西 南昌 330096）

淺議ERP環境下石化企業會計流程再造

○廖劍峰

（中國石油江西公司 江西 南昌 330096）

ERP系統管理已經被大多數石化企業所運用，在提高企業經濟效益、增強企業的競爭力方面發揮著重要的作用。但由于傳統的會計流程在理念上落后，無法適應ERP系統的要求，ERP環境下會計流程的再造成為必然。ERP環境下的會計流程再造是一項復雜的系統工程，本文分析了ERP環境下會計流程再造的必要性及可行性，并闡述了會計流程再造的內容。

ERP 石化企業 會計流程再造

一、ERP與會計流程再造

ERP（Enterprise Resource Plan）即企業資源規劃系統。在企業中存在各種各樣的資源，如人力資源、財務資源、信息資源、客戶資源、供應商資源等等，如何將這些資源進行合理規劃，實現資源的最優化的配置，從而提高企業整體的經營能力與經營效率是企業管理者孜孜以求的目標。人們通常所說的企業內部各個部門都是一個“信息孤島”，指的就是信息（包括財務、人力等方面）的不能及時傳遞與處理，由此帶來管理上的效率損失及機會成本的上升。要提高企業管理水平，首先必須突破信息傳遞及處理這個“瓶頸”。70年代以來，國外企業為突破這個“瓶頸”，陸續開始了企業資源計劃的嘗試。至90年代初期，ERP獲得很大的成功，這主要應歸功于相關技術，如電信、計算機及應用軟件等得到了空前的發展。實施ERP，至少有三個方面的好處：一是各種信息能夠得到即時的處理與傳遞。如非常及時性的財務數據及庫存數據，這對于大型企業是非常必要的。二是可以打破企業管理者的管理邊界，并且同時不會造成效率上的損失。三是可以降低企業內部的交易費用，同時也有利于企業組織結構的再造。因此，中石油總公司為提高企業內部管理技術，決定將煉油和化工整合后，采用SAP公司的R3系統進行ERP的實施。

會計流程是企業流程的重要組成部分，是對企業發生的交易或事項的原始會計信息，經過確認、計量、記錄和報告，為企業的決策提供會計信息的一系列工作。會計流程包括許多子流程，比如收購銷流程、付款流程、費用結算流程等；涉及到許多崗位；比如總賬會計、成本會計、出納等，這些子流程和各種工作崗位共同構成了會計流程。會計流程的再造是對會計流程的革命性的變革，是對企業會計流程的重新思考和設計，以會計信息使用者的信息需求為導向，通過會計業務流程的再造，使企業在成本、質量、服務等方面有較大的提升，使企業能適應競爭日益加劇的市場環境，提高企業的經濟效益。

二、ERP環境下會計流程再造的必然性

1、傳統會計流程缺陷要求會計流程再造

現有的會計流程是建立在勞動分工理論下的一種順序化業務流程，會計人員利用會計科目和復式記賬法這兩個強大的會計工具把會計主體的資產、負債和所有者權益的財務度量結果分類匯總，使用標準格式和項目內容規范的會計報表將匯總的數據定期提交給信息使用者。在手工會計核算方式下，會計流程順序為：識別所需紀錄的經濟業務→登記日記賬→過入分類賬→編制會計報表→期末進行實物清查。在會計電算化方式下，雖然會計人員的壓力有所減輕，但現有的會計電算化信息系統并未突破手工會計核算方式的框架，僅僅是手工會計流程的高度仿真。這種業務流程除具有手工會計流程的特點外，只是將會計流程中許多無效的中間工作交由計算機程序完成。會計人員在計算機軟件功能的幫助下仍然是按老模式辦事。因此，深入分析傳統會計流程的缺陷，對于改革會計流程，用業務流程重組的思想指導財會人員重塑流程具有重要的意義。

2、ERP環境下會計目標的變化要求進行會計流程的再造

ERP的應用能通過管理理念的轉變，以技術手段為依托，實現數據的標準化、共享化，實時準確的反映企業經營狀況，最終提高企業的運營效率。要實現這些目的，就要求會計流程進行有效再造。ERP環境下，根據一定規則對源數據進行處理，存儲于數據庫，供內、外部使用者調用，這樣就滿足了信息使用者的多樣化需求。相應的，就要求ERP環境下的會計處理不只呈現業務的處理結果，還要追蹤出數據的處理過程。為了滿足這一要求，會計流程必須進行再造。實現數據的標準化、共享化要求會計流程進行再造。將會計信息系統由現行的功能驅動型實現向“事件驅動型”處理模式的轉變，要求進行會計業務流程再造。在事件驅動方式下，可以把信息劃分若干大類，為每一類事件設計相應的模型，當使用者需要某種信息時，根據不同動機選擇相應事件進而驅動不同程序，就能快速得到相應信息。實現向相關需求者提供實時財務報告的需求，要求會計流程進行再造。在ERP環境下，將改變目前財務報告時效性較差這一問題，通過建立實時財務報告體系，實現企業處理會計信息與信息使用者獲取會計信息同步。現行的會計流程滿足不了這一要求，就要求進行會計流程再造。

3、ERP系統的功能和技術特點要求進行會計業務流程的再造

ERP系統實施的目的是提高企業的管理水平，促進企業經濟效益的提高。企業要達到這樣的目的，必須采取先進的管理模式，采用能與ERP相適應的會計組織和技術手段，從而實現ERP系統對經濟業務的實時控制和“過程管理”。ERP系統功能的發揮要求會計業務流程必須科學合理，必須對傳統會計模式下的流程進行徹底重構，ERP系

統作用的充分發揮要求企業進行會計流程的再造。高度的信息集成性是ERP系統的顯著特點，ERP系統的會計處理模塊與其他業務模塊聯系在一起，不同模塊之間相互嵌入。ERP系統下會計數據的獲取來自于各相關部門，一旦各部門的會計數據進入系統之中，就可以實現信息的實時傳輸和處理，各部門和會計職能部門緊密的聯系在一起，實現了信息共享。ERP系統下工作內容的變化，必然要求對傳統的會計業務流程進行再造。

三、ERP環境下會計流程的再造

1、會計觀念的再造

會計觀念是指會計人員在會計實踐活動中形成的對客觀事物的系統看法。會計觀念再造的對象是傳統會計的習慣、信念、精神等社會人文意識。在ERP環境下，原有的會計模式已經改變，相應的，會計觀念也需要進行重建。根據ERP系統集成性的要求，借鑒業務流程重組的思想，利用先進的信息技術，對傳統的會計業務流程從會計觀念、會計信息處理流程和會計組織結構三個方面進行重組，建立一個全新的會計模式。首先，原有會計業務流程與新會計業務流程之間并不是彼此對立、完全排斥的關系。即流程再造的“揚棄”過程并不是完全否定原有ERP環境下的會計業務流程，而是在它基礎上的優化或重組。其次，結合企業ERP系統實施的現狀，ERP環境下的會計業務流程重組并不是一蹴而就的，應該采取“全局考慮，分段實施”的策略，經過從準備到局部改造直至全局重建的過程，逐漸加大其改革的深度和廣度。會計觀念再造的主要方式包括：培訓、宣傳和交流，其目的在于重建會計的理性基礎．用新的思想、新的觀念來為會計業務流程的再造做準備以及為再造后的會計業務流程順利進行提供保障。因此，新的會計觀念主要包括：樹立為信息使用者服務的觀念；樹立面向未來的觀念；樹立團隊合作的觀念等。

2、會計流程的再造

在進行會計流程再造之前，先要對ERP的流程進行分析、研究，充分理解ERP的各種標準業務流程，然后對企業原有會計業務流程進行描述、分析和診斷，系統化地改造和設計新的會計業務流程，盡可能地減少會計業務流程中的非增值環節以及調整會計業務流程的核心增值活動。ERP環境下的會計業務流程分為會計數據收集、會計數據處理及會計數據輸出三大塊。

（1）會計數據的收集方式為自動收集。ERP系統下，當某項業務發生時，其業務數據便由各業務部門的管理子系統加以收集，并按一定編碼將業務數據傳遞到ERP系統后臺數據庫中保存，會計部門按照核算的需求從數據庫中調取數據進行核算，會計數據的自動獲取，大大減輕了會計部門工作人員的工作量，而且信息在傳遞的過程中能保證真實性和完整性，會計信息搜集、處理、傳遞都是由計算機來完成，最大程度上保證了會計信息的及時性，并且大大減輕了會計人員的勞動強度，而且使會計數據收集在范圍數量和效率上都有很大提高。

（2）會計數據的處理方式由事件驅動。傳統的會計業務流程是功能驅動，信息的處理由各自子系統完成，方法和順序都固化下來，由于信息的傳遞時間慢，往往以歷史成本計量，是對會計交易事項的事后反映。ERP環境則是由事件驅動的，即當某一特定事件的要求代碼進入工作時，程序指令開始執行。當經濟業務發生時，根據數據處理規則，各業務部門將業務數據存入數據庫，數據庫中的數據只是經過初步加工的源數據。當信息使用者想從系統中獲取信息時，由信息使用者輸入信息處理代碼，系統啟動相應的信息處理程序，對數據庫中的信息進行加工處理并將處理結果實時反饋給信息使用者。

（3）會計數據的輸出方式以網絡實時報告形式輸出。ERP環境下的會計業務流程具有交互性的特點，一般企業按照自己的行業或者企業的特點對ERP系統進行改造，根據信息的需求來設計事件驅動模型，設置完成以后，信息使用者只需要點擊鼠標發出指令，ERP系統的報告生成器就會根據用戶的選擇，啟動相應的信息處理程序，調用模型庫中適合的會計處理程序對數據庫中的信息進行加工處理，生成需求的信息，并將處理結果實時反饋給信息使用者。

3、會計組織的再造

會計組織是會計業務流程的組織基礎，會計流程只有附著在會計組織及其結構之上，并通過一定的手段和方式才能有效運作。ERP環境下，原有崗位職能和人員的工作內容會發生變化，會計流程再造后，建立流程和職能兩個維度的組織結構，即流程維與職能維。一方面會計組織以業務流程為主干，建立與業務流程相應的會計業務流程小組，滿足與業務流程橫向經濟關系處理全面控制的要求。會計業務流程和其他的業務流程集成，會計組織要為業務流程的正常運行服務，會計組織的設置以業務流程為主要根據，建立與業務流程相適應的會計流程小組，從橫向上滿足業務流程各個環節的銜接和順利進行。另一方面需要一個為會計流程小組服務的職能單元，在縱向上保證對會計流程小組的管理。重組后的會計部門面向流程開展工作，不再區分專門的職能崗位，主要是對信息的管理和監督，由于ERP系統功能是通過計算機實現的，還要設置硬件和軟件維護人員，負責支持會計流程的各種軟硬件的使用以及數據庫的維護。另外，還切實提高會計流程重組后人員的素質。ERP系統下雖然一定程度上減少了會計人員的工作量，但對會計人員的素質提出了更高的要求。由于打亂了原有崗位的設置和計算機技術的大量應用，再加上當前經濟業務的復雜性，要求會計人員既懂得會計專業知識，也要掌握計算機技能，還要不斷的學習，成為綜合性高素質的人才。

[1]劉宗柳、陳漢文：企業會計業務流程：理論、實務與案例[M].北京：中國財政經濟出版社，2000.

[2]曹健、李麗麗：ERP環境下的會計業務流程重組[J].經貿財會，2005（8）.

[3]楊定泉：基于ERP理念重構會計業務流程[J].企業經濟，2009（4）.

[4]李光風：利用EPR再造財務會計業務流程[J].商業研究，2009（3）.