企業(yè)ERP系統(tǒng)與預算管理的融合

陶艷春

(銅陵有色稀貴金屬分公司，安徽　銅陵　244000)

企業(yè)ERP系統(tǒng)與預算管理的融合

陶艷春

(銅陵有色稀貴金屬分公司，安徽銅陵244000)

摘要：隨著網絡信息技術的飛速發(fā)展，一系列優(yōu)質化的信息系統(tǒng)管理軟件應運而生，ERP系統(tǒng)作為一種以系統(tǒng)化管理思想為核心、旨在為企業(yè)運行提供決策依據(jù)的管理平臺，在其實踐應用中獲得不斷推廣。同時，在ERP系統(tǒng)的深入開發(fā)應用中，其與預算管理的職能領域、作用形式以及互相融合的主體問題，引起了理論界和實務界的共同關注。預算管理需要ERP系統(tǒng)在關鍵環(huán)節(jié)的支持，ERP系統(tǒng)也需要運用預算管理的一定成果，因此，如何實現(xiàn)兩者的優(yōu)化融合，具有十分顯著的現(xiàn)實意義。

關鍵詞：ERP系統(tǒng)；預算管理；融合

一、引言

20世紀初，隨著預算管理在西方大型企業(yè)得到顯著成效的應用后，在全球范圍內逐漸掀起了對預算管理的重視和推廣運用。隨著實踐應用的不斷深入，預算管理逐步發(fā)展成為了標準化的運行流程，其職能發(fā)揮也不斷完善，由對企業(yè)內部的生產經營活動進行協(xié)調規(guī)劃，提升成為了以企業(yè)戰(zhàn)略目標為導向進行一系列的激勵、控制和評價具有綜合管理功效的一套健全的企業(yè)經營管理機制。誠然，預算管理在企業(yè)的管理中具有十分廣泛的應用價值，但是，隨著市場競爭的日益激烈以及信息技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的預算管理運行模式已經不能滿足企業(yè)高層次經營管理的需要，預算管理亟需現(xiàn)代信息技術和手段的強健支撐。而ERP系統(tǒng)自身的優(yōu)勢和完備性，通過與預算管理的有效融合，能夠解決傳統(tǒng)預算所存在的缺陷問題，因此，需要企業(yè)在實踐中根據(jù)理論架構的指引，結合自身預算管理存在的缺陷問題，并以ERP系統(tǒng)本身的數(shù)據(jù)架構特質為基礎，分析兩者結合的可行性，最終探討出在ERP環(huán)境下進行預算管理運行的建議策略，以促進企業(yè)經營管理的健康長遠發(fā)展。

二、一般信息系統(tǒng)架構下預算管理存在的缺陷問題

(一)一般信息系統(tǒng)工具難以支撐預算管理的任務要求

預算管理強調以高管層制定的企業(yè)戰(zhàn)略目標為導向，結合企業(yè)組織架構和各部門運轉特點，將宏觀的發(fā)展目標予以分解化，進而轉換成為利于實踐操作的部門微觀目標，這意味著預算管理的著力點在每個責任單元的成本效益狀況。而一般信息系統(tǒng)工具需要依賴經濟活動實際的運行結果，從而提供有關銷售以及采購等業(yè)務循環(huán)的基礎核算信息，其特點在于是以實際發(fā)生的經濟活動去對所需財務信息進行拆解、分析，并不能實現(xiàn)對預算目標的事前分解。因而，一般信息系統(tǒng)工具在戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)過程中難以給予預算管理硬件性的支撐，導致企業(yè)的預算管理和戰(zhàn)略規(guī)劃的脫節(jié)，并不能卓有成效地發(fā)揮預算管理的職能功效。所以，需要適宜的信息系統(tǒng)工具在為預算管理提供硬件支撐的同時，并與其實現(xiàn)良好融合，促動預算管理的健全發(fā)展。

(二)一般信息系統(tǒng)工具的落后，導致預算管理的編制形式化

預算編制作為預算管理的重要環(huán)節(jié)，主要職能在于形成預算執(zhí)行過程中予以遵循的標準體系，同時為完成預算編制工作需要涉及到相應的預算編制方法，西方企業(yè)大多采用固定預算、彈性預算結合等具體的編制方法，能夠較為靈活地應對預算管理的具體要求。而我國企業(yè)由于一般的信息系統(tǒng)所具備的數(shù)據(jù)集成度無法滿足靈活的編制方法對信息處理效率的要求，其多采用增量或者減量這種較為單一和形式化的預算編制方法，但是，由于預算管理涉及的范圍廣、內容多、包含東西豐富，各種數(shù)據(jù)指標與相應部門的勾稽關系也較為復雜，簡單的編制方法根本難以從時間上和成本效益角度上予以滿足，導致預算編制的進程緩慢且成效低劣；此外較低的自動化程度，造成部門間信息共享的困難，同時也不能實現(xiàn)預算在業(yè)務流程中的追蹤，導致安全性較低。經過上述分析，可以探知，企業(yè)在預算管理中由于一般信息系統(tǒng)工具本身的落后性，導致其難以滿足靈活預算編制方法的要求，從而使得企業(yè)在實踐應用中只能依賴形式化的編制方法，以至于不能發(fā)揮預算編制職能而失效。

(三)一般信息系統(tǒng)下的預算管理指標體系不健全

預算管理進行相應指標體系的構建，是基于一定的信息系統(tǒng)作為基礎環(huán)境的，因而在一般信息系統(tǒng)下的預算管理的指標體系多是會計核算的一些主要項目。針對性分析而言，這樣的指標體系存在的問題體現(xiàn)在，一方面，會計核算形式的指標體系不利于對特定性質的工作進行考核，造成評價工作的一般性，難以通過針對性的控制從而為管理效率的提升提供建議；另一方面，預算管理指標體系構建的主旨就在于反映各責任中心的責任成本，能夠將管理的觸角蔓延到生產經營、戰(zhàn)略管理的各個環(huán)節(jié)，使得資金管理、目標修正等重要的管理領域能通過指標體系的內容反映，進行相應地改善，但是由于一般信息系統(tǒng)構建的基礎環(huán)境薄弱，削弱了企業(yè)利用預算管理對整體經管狀況進行客觀考核的力度。概括而言，預算管理指標體系需要構建一個完整的體系，不僅僅局限于會計核算項目的范圍，應該結合企業(yè)主營業(yè)務進行相應拓展，在信息系統(tǒng)的支持下，健全豐富。

三、ERP系統(tǒng)與預算管理融合的可行性分析

(一)預算管理構成了ERP系統(tǒng)的關鍵要素

預算管理作為一種十分完善且有效的管理模式和管理平臺，以戰(zhàn)略目標為導向的精準定位，使得其實質上構成了ERP系統(tǒng)十分關鍵的要素之一，也是ERP系統(tǒng)運作的一種手段。從宏觀角度而言，企業(yè)將制定好的認為可實施的戰(zhàn)略目標進行科學的層級分解，從而形成各部門的具體目標，而為了有效地實現(xiàn)目標，需要各部門對此進行詳細的預算編制，以利于實際執(zhí)行過程中的監(jiān)督和修正，而同時ERP系統(tǒng)中的事前計劃和預測也就扮演了這樣的職能角色；預算編制完畢，就進入到執(zhí)行環(huán)節(jié)，而ERP系統(tǒng)則通過實時監(jiān)控將執(zhí)行情況和預測情況進行對比，發(fā)現(xiàn)差異，尋找原因，進而提升；在預算執(zhí)行后的評估階段，ERP系統(tǒng)也具有同樣的業(yè)績分析板塊，對預測的編制、執(zhí)行進行綜合的考量，以通過分析評價不斷提升預算的管理效能。通過上述對應流程的分析，可以發(fā)現(xiàn)，預算管理實質上是ERP系統(tǒng)極為重要的環(huán)節(jié)要素，這表明兩者具有天然的適宜性，具備互相融合的重要契機。

(二)ERP系統(tǒng)能夠提供給預算管理相應的信息系統(tǒng)環(huán)境支撐

ERP系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)存儲、處理功能和豐富的模塊結構，能夠在硬件上和數(shù)據(jù)的獲得、處理上提供給預算管理十分重要的信息技術環(huán)境支撐。從操作流程上來看，預算編制所需數(shù)據(jù)都可以從ERP系統(tǒng)中的專門的歷年數(shù)據(jù)庫獲得，同時也可以根據(jù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新變化進行適時地調整更新，從而進行預算編制的相應調整，而對于預算過程的控制，ERP系統(tǒng)可以通過對于責任系統(tǒng)進行相應地控制，實現(xiàn)對預算項目的過程控制，預算控制機器通過將計劃數(shù)和實際數(shù)進行對比，并以此為依據(jù)提供相應的預算控制報告，從而為預算管理構建了信息化的控制環(huán)境。此外，ERP系統(tǒng)具備的預算分析評價系統(tǒng)能夠對各責任中心的預算執(zhí)行情況進行十分詳細地評價分析，尋找差異產生的原因，并進而提升到企業(yè)整體的生產經營層面的預算執(zhí)行評價，ERP系統(tǒng)強大的職能模塊使得其在履行自身職責的同時，能夠完善預算管理的效能，支撐和匹配預算管理對于硬件和軟件的要求。

(三)ERP系統(tǒng)和預算管理在組織管理和技術應用上具有契合性

隨著預算管理在我國企業(yè)的逐漸深入應用，許多企業(yè)都將預算管理的思想融入企業(yè)的決策制定和企業(yè)文化中去，已經形成了較為穩(wěn)定和全面的管理制度體系和技術方法，而ERP系統(tǒng)雖然以先進的信息技術作為硬件支撐，但是其蘊含的軟件思想表達卻與預算管理殊途同歸，強調以目標為導向、方法的合理運用實施企業(yè)資源效益的最大化。因此，ERP系統(tǒng)和預算管理的相互融合具備核心的基礎性。企業(yè)可以在原有的基礎上，將基礎數(shù)據(jù)和其他信息錄入系統(tǒng)中，實現(xiàn)業(yè)務流程的再創(chuàng)造，以盡快實現(xiàn)二者的有機融合。同時，企業(yè)也應該積極利用當下的信息技術為兩者的融合發(fā)揮效用，各類軟件設備、通信技術都成為了可以運用的著力工具。

四、推動ERP系統(tǒng)和預算管理有效融合的對策建議

(一)利用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢，促進其與預算編制的有效融合

一般信息系統(tǒng)下的預算編制由于缺乏健全豐富技術方法支撐，導致預算的編制過于形式化，未能實現(xiàn)靈活編制的特點。因此，企業(yè)應該充分利用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢，實現(xiàn)其對預算編制的重大促動。具體而言，兩者的融合可以從流程層面進行分析，預算編制需要涉及大量的數(shù)據(jù)查閱，而ERP系統(tǒng)能夠提供預算編制所需的大部分信息，其與信息通過擴展也較為容易獲得，在對總目標進行層層分解落實到各責任部門后，會計人員可以根據(jù)ERP系統(tǒng)本身的特點，相應的設置各種級別的預算單位和項目；同時，預算編制的具體項目，也可以根據(jù)費用要素和產品成本項目進行列示；此外，預算編制可以充分運用ERP系統(tǒng)作業(yè)中心編制預算的形式，擴展預算編制的精細化程度。

(二)推動ERP系統(tǒng)和預算執(zhí)行和控制過程的深化融合

預算執(zhí)行和控制是預算管理十分關鍵的環(huán)節(jié)，其實質性的履行狀況，決定著預算管理在本期運用的成效。一般信息系統(tǒng)環(huán)境下，預算的執(zhí)行力度和控制反饋都較為滯后，信息較差的時效性影響管理層決策的制定和企業(yè)進一步的發(fā)展。而ERP系統(tǒng)環(huán)境下能夠在強化預算執(zhí)行的同時，適時監(jiān)督預算的控制情況，這些職能的實現(xiàn)都依賴于企業(yè)ERP系統(tǒng)事先設定的自動化控制，其不僅能完成目標，還能實現(xiàn)成本效益的追求。因此，企業(yè)在進行預算的執(zhí)行和控制時，需要拓展思維，將ERP系統(tǒng)的相應功能予以充分利用，結合預算管理流程的實施，將ERP系統(tǒng)相應的功能予以結合使用，提升預算執(zhí)行和控制過程的效率和效果。

(三)深化ERP系統(tǒng)和預算分析及評價的融合

一般信息系統(tǒng)的基礎環(huán)境下，進行預算的分析和評價時，進行相應的數(shù)據(jù)搜集需要投入大量的人力物力，經過大量的計算和報表編制才能反映出實際和預算差異分析的結果。ERP系統(tǒng)提供的內部供應鏈管理的基礎環(huán)境，使之將企業(yè)的業(yè)務流程組建成一個完整緊密的供應鏈條，能夠充分利用現(xiàn)代信息技術，形成一個容納企業(yè)豐富信息的集成系統(tǒng)，從而為預算管理的事后分析提供重要的技術支持。企業(yè)可以根據(jù)預算管理分析的需要，建立多層次、多階段的分析評價體系，選擇適合的時間周期和適當?shù)臉I(yè)務單元，進行相應的預算分析和評價。由此可以看出，ERP系統(tǒng)健全的信息體系可以為預算的分析和評價提供數(shù)據(jù)支持和技術手段的支撐。因而，企業(yè)在進行預算分析和評價時，應該積極利用ERP系統(tǒng)的相關功能。

五、結語

預算管理作為一種較為全面的管理體系，需要一系列的環(huán)境支撐和技術手段實現(xiàn)，而應著信息技術東風而生的ERP系統(tǒng)以其強大的功能模塊，形成了對預算管理的重要支撐。兩者在指導思想上具有內在的一致性，因而可互相融通地彼此促進，共同提升企業(yè)的管理效能。

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