工程項(xiàng)目文件控制管理總體規(guī)劃和部署

摘 要：伴隨著工程項(xiàng)目管理理念和執(zhí)行方式的日益國際化，文件控制管理工作的重要性日趨凸顯出來。各類文件的時效性針對性、直接關(guān)系工程進(jìn)度、質(zhì)量和成本。本文通過對工程項(xiàng)目管理中的文件控制管理指出弊病，提出建設(shè)性的建議，以期對工程項(xiàng)目的有序推進(jìn)起到更大的作用。

中圖分類號：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-04-00-01

引言

一個工程的順利完工離不開對各類文件的高效、有序管理。隨著國內(nèi)一些有實(shí)力的設(shè)計(jì)院和工程公司向國際性工程公司的轉(zhuǎn)型，工程項(xiàng)目的管理理念和執(zhí)行模式日趨國際化，文件控制（以下簡稱文控）工作作為一項(xiàng)重要工作而日益受到重視，經(jīng)過幾年的發(fā)展，文控工作已成為工程公司和工程項(xiàng)目管理的重要職能。所以建立健全文件管理體系并且保證該體系有效運(yùn)行顯得尤為重要。

一、文件管理現(xiàn)狀及存在的不足

（一）工程項(xiàng)目文件管理沒有能涵蓋到所有部門。各部門之間文件的傳遞未能得到規(guī)范、統(tǒng)一的有效控制。部門內(nèi)管理文件沒有統(tǒng)一的編號、格式，存檔分散沒有統(tǒng)一的歸檔部門。

（二）程序文件發(fā)布、審批程序未能實(shí)現(xiàn)流程化，內(nèi)部制度、程序文件缺少版本更新。

（三）工程文檔管理的信息化水平偏低，大部分文檔仍存檔在個人手里，無法實(shí)現(xiàn)資源有效共享，項(xiàng)目結(jié)束后出現(xiàn)由于人員變動造成的資源流失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

二、文件控制管理的目標(biāo)

建立企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)、OA 辦公系統(tǒng)，充分利用 項(xiàng)目文件管理理論，將文件控制管理貫穿項(xiàng)目始終，作到全程參與、全程管理，合理使用管理軟件，追蹤項(xiàng)目各個步驟的進(jìn)度， 及時發(fā)現(xiàn)工程中的問題，為公司信息資源的保護(hù)、 開發(fā)、利用提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。……