加強人事檔案管理優(yōu)化促進企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展

趙　娜

（新疆華泰重化工有限責任公司新疆烏魯木齊830000）

加強人事檔案管理優(yōu)化促進企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展

趙娜

（新疆華泰重化工有限責任公司新疆烏魯木齊830000）

人事檔案承擔著選拔和管理各類人才的重任，隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展，對人事檔案管理中出現(xiàn)的問題加以分析，從而提出切實可行的優(yōu)化策略，有助于有效提高人事檔案管理的效率，使其管理具備優(yōu)化性，最終有助于人才的合理流動達到合理管理和利用人力資源的目的。

人事檔案管理現(xiàn)狀優(yōu)化措施

改革放開以來，在我國的經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，各企業(yè)單位也處于不斷的改革和創(chuàng)新當中，尤其是其人力資源部門的管理工作受到更多的關注，人們更期待其人力資源的部門能充分發(fā)揮其職能作用。作為人力資源部門重要工作之一的人事檔案管理工作近些年來備受關注。充分認識人事檔案管理工作的不足，對于提高管理效率和使人事檔案管理工作具備優(yōu)化性有重要意義。

一、當前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足

隨著科技的不斷發(fā)展和管理理念的不斷更新，目前很多企業(yè)單位的人事檔案管理意識、管理方式、服務意識等方面存在不足。

1.人事檔案管理工作方面的意識淡薄。很多企業(yè)單位對人事檔案管理工作意識淡薄，在人事檔案信息的管理、開發(fā)和利用等方面的重視度不夠，認為人事檔案管理工作不必復雜和耗費財力物力。因此，對于人事檔案管理抱以應付的管理觀念。這直接影響了人事檔案管理工作的開展和優(yōu)化。導致不能及時對人員信息進行歸檔、存檔，部分人事檔案長期得不到更新，導致人事檔案信息的全面性得不到保障。

2.采用的人事檔案管理方式比較落后。人事檔案管理是一項專業(yè)性很強，同時具備政治性，注意其檔案的保密性的工作。隨著我國IT技術的發(fā)展，計算機軟件行業(yè)的崛起和在各個方面的充分運用，人事檔案的管理工作已經(jīng)向電子化、數(shù)字化的方向邁進。通過與IT技術的結合，使得人事檔案管理效率和水平得到大大提高。然而部分企業(yè)單位在人事檔案管理設備方面的投資不足，導致人事檔案管理在電子化和數(shù)字化方面的進度緩慢，甚至滯后的現(xiàn)象發(fā)生。許多企業(yè)單位仍以紙質(zhì)文檔作為人事檔案信息的存儲介質(zhì)，實施一人一卷的存放方式，對于檔案的整理、檢索等管理工作仍然以手工操作的方式來完成，這導致人事檔案管理工作更為繁重，影響檔案的檢索速度和利用程度的提高。這樣傳統(tǒng)的人事檔案管理方式既不利于人簡化人事檔案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得檔案存在的價值得不到及時充分地利用。

3.從事人事檔案管理相關工作者缺乏主動服務的意識。很多企業(yè)單位對人事檔案的管理存在重檔案管理，輕檔案利用的工作理念，因此對于人事檔案的收集和利用缺乏主動性和積極性，做不到及時采集加工信息。在進行人事檔案管理工作時處于被動的狀態(tài)，因此捕捉不到人事檔案其動態(tài)規(guī)律性，忽視對員工真是技術水平和綜合素質(zhì)等方面的展現(xiàn)，也就缺少主動開發(fā)利用人事檔案信息的意識，導致人事檔案的管理工作難以被統(tǒng)一和規(guī)范化。

二、人事檔案管理的優(yōu)化措施

雖然各企業(yè)單位的人事檔案管理工作有著諸多的不足之處，但是，通過充分分析和認識這些不足，抓住問題的本質(zhì)，從而提出一些優(yōu)化的措施，對提高人事檔案管理的優(yōu)化性具有重要意義。

1.提高人事檔案管理的重要性認識。當今激烈的市場競爭的資源是人才，人才是我國經(jīng)濟和社會發(fā)展的動力。各企業(yè)單位應提高對人事檔案管理重要性的認識，明確人事檔案是該單位人才資源的一個專業(yè)的信息庫，是該單位開發(fā)使用人才的重要依據(jù)。因此，各企業(yè)單位應注意轉變管理觀念，及時對人事檔案管理工作予以重視。

2.規(guī)范人事檔案管理工作。各單位應嚴格按照標準對人事檔案進行鑒別，嚴格按照相關的人事檔案管理制度，對人事檔案進行收集和分類歸檔，定期和不定期地進行集中收集工作和檔案更新工作。做到及時補充缺少人事檔案，和人事檔案的更新和合理快速傳遞。

3.豐富人事檔案所包含的內(nèi)容，充分利用檔案價值。人事檔案不能僅僅包括員工的基本信息，應該真實的記錄和反映員工的道德素質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績等全面的信息。豐富人事檔案的內(nèi)容是企業(yè)單位充分利用檔案價值的基礎。以充分做好企業(yè)單位專業(yè)技術類的人員管理，技術職稱的考評，單位干部選拔等方面的工作，以充分利用檔案的價值。

4.實施信息化管理。實施人事檔案管理的信息化管理，須加大管理的投入，增加和更新相應的設備和軟件，建立起計算機互聯(lián)管理網(wǎng)絡，提高檢索速度和工作的效率，及時收錄和傳遞人事檔案信息，發(fā)揮其人事檔案信息的功能。

5.提高相關工作人員的業(yè)務素質(zhì)。企業(yè)單位可以通過開設培訓班、參觀學習以及進行實踐等方式，從多個層面和多種形式來開展業(yè)務素質(zhì)提升工作。這些方式能有效使工作人員熟悉單位人事檔案管理工作，拓寬相關工作人員的知識面以及轉變其陳舊管理理念，進而優(yōu)化人事檔案管理工作。

三、結束語

對于企業(yè)單位的人力資源管理部門來說，優(yōu)化人事檔案管理工作是一項關鍵的任務，其管理工作質(zhì)量的好壞，水平的高低會直接影響到人才的選拔、任用、培養(yǎng)等工作的質(zhì)量和水平。因此做好人事檔案管理工作對如何加強人員配置，為各企業(yè)單位得到更好的發(fā)展有重要意義。

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［2］珺扈妍.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策［J］.工會論壇（山東省工會管理干部學院學報），2011（02）.

［3］劉芳萱.人事檔案的管理現(xiàn)狀、對策及發(fā)展趨勢［J］.民營科技，2011（03）.