對高校后勤檔案管理工作的幾點思考

【摘 要】高校后勤檔案是記錄學校后勤管理、服務、項目建設、后勤經營等活動最直接的信息資料來源，高校后勤檔案的保存應注重其原始性。本文通過闡述高校后勤檔案工作的重要性，指出高校后勤中檔案工作存在的一些問題，并結合本校的情況提出解決辦法。

【關鍵詞】高校 后勤 檔案

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）10-0050-01

檔案是各種機關組織和個人在特定的社會活動中形成的、不同于一般文字材料的文獻資料，它是特定的直接使用的原始文件的轉化物，不是事后編寫或另外搜集的材料，它具有很強的原始性。后勤檔案的保存應更加注重其原始性，因為它是記錄學校后勤管理、服務、項目建設、后勤經營等活動的最直接的信息資料來源。

一 高校后勤檔案的重要性

1.檔案是高校后勤建設發展的重要依據

高校后勤檔案是后勤管理、服務、基礎設施建設及后勤活動的直接記錄和信息資料來源。如水電工程的線路鋪設布置，如果沒有保存原始的檔案材料，一旦出現故障就難以維修與維護，會耗費大量的時間精力，同時影響教學科研及師生的正常學習和生活。

2.檔案是制定后勤工作計劃的重要依據

后勤工作環環相扣，下設各個職能部門，各司其職，每個部門的檔案都對日后的工作有參考與借鑒價值。特別是后勤領導干部的換屆，如果不借助于之前搜集整理歸檔的檔案資料，就無法全面了解歷年來后勤的發展狀況，就無法做出符合客觀實際的正確決策。

二 高校后勤檔案工作存在的問題

高校后勤檔案存在的必要性是不可或缺的，它為高校教學科研順利進行起到輔助作用。

1.領導不夠重視，檔案意識淡薄

高校后勤檔案建設在高校各項檔案建設中最容易被忽視，領導一般著重抓其他教學科研的檔案建設，對后勤檔案疏忽管理。認為學校教學科研占第一位，后勤為后方基地，從而導致檔案保管意識更加淡薄。同時，基層領導的檔案管理意識不強，注重后勤的經濟效益，認為檔案可有可無，殊不知，常常逢領導換屆之時檔案的重要性便凸顯出來。

2.兼職檔案員未受過系統化的檔案業務培訓

一般高校后勤檔案自行管理，下屬中心設有兼職檔案管理員，但他們都未經過系統的專業檔案培訓，使檔案工作存在漏洞，部分該存檔的材料流失，未及時歸檔；兼職檔案員往往為臨聘人員，因流動性較大又疏于學習，造成了兼職檔案管理員對檔案這一概念模糊不清，對哪些文件材料應當歸檔較為盲目，無法保證歸檔的規范、整齊和美觀。

3.收集材料歸檔難

一方面，現行的高校后勤模式為甲方乙方，學校立項維修工程等下屬中心上報至甲方，之后立項維修的相關材料直接在甲方歸檔保存，作為乙方的后勤集團無法拿到第一手資料進行留檔，這在一定程度上不利于以后相關資料的查找、追溯。另一方面，檔案管理員未注意對遺漏檔案材料的收集與整理，某些檔案材料的價值因不被認識而遺漏；或未對工程檔案材料進行及時收集，從而導致檔案不完整。

三 如何加強后勤檔案工作

1.建立獎懲機制，強化意識

首先，將檔案歸檔工作列入領導的議事日程或是職責范圍中去；其次，在集團內部通過年終考評或是服務質量考核中增加關于檔案建設歸檔的一項，根據完成質量評比，進行獎懲，由被動執行轉變為主動管理，保證檔案工作的進一步落實。同時還要大力宣傳檔案工作，努力強化各級領導的檔案意識，使其認識到檔案的潛在價值和長遠作用。

2.定期培訓，交叉檢查

第一，組織下屬部門檔案兼管員定期培訓交流，規范整理檔案的方式方法。由于高校后勤流動性大的特殊性，后勤部門應定期對檔案工作人員進行培訓，使新進的檔案兼管員熟悉業務、老檔案兼管員更加精通業務。培訓內容包括檔案整理的基本標準、檔案學的新理論和新方法、收集整理范圍等。

第二，組織檔案兼管員交叉檢查，通過相互學習借鑒，提高檔案兼管員的學習積極性。雖然整理的基本標準是一致的，但在日積月累的收集資料與整理檔案過程中，個別檔案兼管員摸索出一些檔案收集與整理的新方法，如：裝訂夾的節約法、整理大事件檔案的歸總法等。通過交叉檢查，現場查看，學習借鑒別人的好方式方法運用到自己的工作中，提高檔案兼管員對工作的自覺性與積極性。

3.明確歸檔范圍，及時收集整理

檔案是保存被查的歷史文件，是歷史的原始記錄，這是檔案的本質屬性，也是檔案獨有的特性。明確檔案材料的歸檔范圍，規范收集的類目是做好檔案工作的前提和基礎。總結以往的工作經驗，結合當前的工作實際，將需要收集的檔案材料分為兩大類：（1）文書檔案，包括文件、會議紀要、重大活動、計劃總結、規章制度等；（2）工程檔案，如綠化中心的校園綠化維護檔案、水電中心的水網改造維修檔案、學生餐飲中心的食堂改造工程檔案等。根據各下屬中心的性質不同進一步明確歸檔范圍和內容，對檔案殘缺不全、缺頁少項的及時補充完整。對以往遺漏的檔案材料，應采取隨時發現、隨時進行整理歸檔的方法。同時電子存檔必須同步，逐步實現檔案管理微機化，使后勤檔案管理走向規范化、制度化、科學化的發展道路。

〔責任編輯：李錦雯〕